--- title: "Ist SharePoint als Data Room 2026 einfach? Einrichtung in 7 Schritten und die Grenzen" lang: de canonical_url: https://www.papermark.com/de/blog/how-to-create-a-data-room-in-sharepoint last_updated: 2026-05-18 published: 2025-03-28 category: [datarooms] author: "Marc Seitz" summary: "So richten Sie 2026 einen Data Room in Microsoft SharePoint für M&A, Fundraising und Due Diligence ein – mit Einschränkungen und einer Papermark-Alternative." --- # Ist SharePoint als Data Room 2026 einfach? Einrichtung in 7 Schritten und die Grenzen Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung aus Microsoft 365, die manchmal als Data Room für interne oder einfache externe Workflows genutzt wird. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie SharePoint für die Nutzung als Data Room konfigurieren, welche Grenzen Sie bei wettbewerbsintensiven M&A-Transaktionen oder institutionellem Fundraising erreichen werden und wann ein speziell entwickelter VDR wie [Papermark](https://www.papermark.com/de/data-room.md) die bessere Wahl ist. ## Kurze Zusammenfassung - **SharePoint** ist eine Microsoft 365-Plattform für Unternehmenszusammenarbeit mit Dokumentbibliotheken und Teamseiten, die manchmal als Data Room konfiguriert wird. - **Am besten geeignet für**: interne Unternehmenszusammenarbeit, Dokumentenverwaltung innerhalb des Microsoft-Ökosystems und einfaches externes Teilen mit Partnern, die bereits Microsoft 365 nutzen. - **Nicht ideal für**: wettbewerbsintensive M&A-Transaktionen, institutionelles Fundraising oder regulierte Due Diligence, die seitenweise Analysen und dynamische Wasserzeichen erfordern. - **Preise**: 5 $/Nutzer/Monat (Plan 1) bis 30 $/Nutzer/Monat (Microsoft 365 Copilot mit erweiterter KI). - **Wichtigste Einschränkungen für VDR-Nutzung**: komplexes Berechtigungsmodell, keine dynamischen Wasserzeichen, keine seitenweisen Analysen, keine NDA-Zugangskontrolle, steile Lernkurve für externe Betrachter. - **Papermark-Alternative**: 99 €/Monat pauschal mit allen VDR-Funktionen, 30-minütige Einrichtung, kein SharePoint-Administrationsaufwand. ## Was ist ein SharePoint Data Room? > Ein SharePoint Data Room ist eine Microsoft 365-Seite oder Dokumentbibliothek, die für strukturiertes Dokumententeilen mit externen Parteien während Transaktionen konfiguriert wurde. Es handelt sich nicht um einen speziell entwickelten Virtual Data Room; es ist eine allgemeine Kollaborationsplattform mit transaktionsnahen Funktionen, die durch individuelle Konfiguration hinzugefügt werden. Die Stärken von SharePoint liegen in der tiefen Microsoft 365-Integration, der unternehmensweiten Infrastruktur und umfangreichen Dokumentenbibliotheksfunktionen. Die Schwächen für die VDR-Nutzung sind gut dokumentiert: Ein M&A-Berater, der SharePoint ersetzte, beschrieb das Problem als "übermäßig komplexes Berechtigungsmanagement" und betonte, dass der Kernbedarf etwas sei, das "für den Endbenutzer leicht zu übernehmen ist und schnell eingerichtet werden kann". Das ist bei SharePoint selten der Fall. ## So erstellen Sie einen Datenraum in SharePoint: Schritt für Schritt Die Einrichtung von SharePoint für die Nutzung als Datenraum dauert ein bis zwei Stunden für jemanden, der mit der SharePoint-Administration vertraut ist – bei Ersteinrichtungen länger. ### 1. Eine neue SharePoint-Website erstellen Erstellen Sie über das SharePoint Admin Center oder das Microsoft 365 Admin Center eine neue Website mit der Vorlage "Teamwebsite" oder "Kommunikationswebsite". Benennen Sie sie eindeutig für die Transaktion (z. B. "Unternehmensname-SeriesB-DueDiligence"). ### 2. Die Ordnerstruktur aufbauen Erstellen Sie in der Standard-Dokumentenbibliothek Ordner der obersten Ebene entsprechend dem Standard-M&A-Index (1.0 Unternehmen, 2.0 Finanzen, 3.0 Recht, 4.0 Personal, 5.0 Geistiges Eigentum usw.). Nutzen Sie die integrierten Dokumentenbibliotheksfunktionen für Versionierung und Metadaten. ### 3. Dokumente hochladen Laden Sie Dateien per Drag-and-Drop aus dem Datei-Explorer oder über die SharePoint-Weboberfläche hoch. SharePoint behält beim Hochladen die Ordnerstruktur bei. Wenden Sie bei Bedarf Dokument-Metadaten (Tags, Dokumenttyp) an. ### 4. Berechtigungen konfigurieren SharePoint verwendet ein Berechtigungsvererbungsmodell basierend auf SharePoint-Gruppen (Besitzer, Mitglieder, Besucher) plus elementspezifische Berechtigungen. Konfigurieren Sie: - **Besitzer**: internes Deal-Team mit vollständiger Kontrolle - **Mitglieder**: Mitwirkende, die hochladen und bearbeiten können - **Besucher**: externe Prüfer mit schreibgeschütztem Zugriff Wenden Sie Berechtigungen auf Ordner- und Elementebene an, wo eingeschränkter Zugriff erforderlich ist. Hier zeigt sich die Komplexität von SharePoint: Die Berechtigungsmatrix für einen M&A-Deal mit mehreren Bietern wird schnell unüberschaubar. ### 5. Sicherheitsfunktionen aktivieren Aktivieren Sie die verfügbaren Sicherheitskontrollen von SharePoint: 2FA für Administratoren, Richtlinien für bedingten Zugriff über Azure AD, Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (DLP), Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung von Überwachungsprotokollen. Keine dieser Funktionen bietet die pro Sitzung dynamische Wasserzeichenmarkierung oder NDA-Durchsetzung, die speziell entwickelte VDRs standardmäßig mitliefern. ### 6. Externe Betrachter einladen Fügen Sie externe Benutzer per E-Mail-Einladung hinzu. Die externe Freigabe erfordert, dass der Gastzugriff in Ihrem Microsoft 365-Mandanten aktiviert ist, und Betrachter müssen möglicherweise Microsoft-Konten erstellen, abhängig von Ihren SharePoint-Einstellungen. ### 7. Aktivitäten überwachen Nutzen Sie das SharePoint-Überwachungsprotokoll (im Microsoft Purview Compliance-Portal), um Zugriffsereignisse zu überprüfen. Der Export von Überwachungsprotokollen erfordert Microsoft 365 E3 oder höher. ## Einschränkungen von SharePoint als Datenraum Acht Lücken treten in echten Datenraum-Workflows immer wieder auf. **Komplexe Berechtigungsverwaltung.** Die Kombination aus Websitegruppen, Bibliotheksberechtigungen, Ordnerberechtigungen und Elementberechtigungen in SharePoint ist leistungsstark, aber verwirrend. Bei M&A-Auktionen mit mehreren Bietern wird die Matrix schnell unüberschaubar. **Keine dynamische Wasserzeichenmarkierung.** SharePoint wendet keine pro Sitzung angepassten Betrachter-Wasserzeichen an (E-Mail, IP, Zeitstempel auf jeder Seite). Vertraulichkeitsbezeichnungen fügen statische Klassifizierungsbanner hinzu, sind aber nicht dasselbe wie dynamische Wasserzeichen. **Keine seitenweise Analyse.** SharePoint-Aktivitätsprotokolle erfassen Dateiöffnungs- und Bearbeitungsereignisse, aber nicht die Verweildauer pro Seite. Gründer können nicht sehen, mit welchen Seiten sich Investoren tatsächlich beschäftigt haben. **Keine NDA-Durchsetzungsschranke.** SharePoint erfordert keine NDA-Annahme vor dem Dokumentzugriff. Externe Betrachter benötigen separate NDA-Workflows. **Kein strukturiertes Q&A-Modul.** SharePoint-Kommentare und Diskussionsforen sind nicht dasselbe wie ein Thread-basierter, auf einzelne Bieter beschränkter Q&A-Workflow. **Erzwungene Erstellung eines Microsoft-Kontos.** Der Gastzugriff erfordert üblicherweise, dass externe Betrachter ein Microsoft-Konto erstellen oder sich damit anmelden. Externe Rechtsberater und LP-Investoren ohne Microsoft-Konten stoßen auf Hindernisse. **Administrativer Aufwand.** SharePoint erfordert einen Microsoft 365-Administrator, um externe Freigaben, DLP-Richtlinien, Audit-Aufbewahrung und bedingten Zugriff zu konfigurieren. Die Einrichtungszeit für einen nicht fachkundigen Benutzer ist lang. **Teuer bei großem Umfang.** Microsoft 365 Business Premium mit 22 €/Benutzer/Monat multipliziert sich schnell über externe Betrachter-Einladungen. ## Wann SharePoint als Datenraum (nicht) geeignet ist SharePoint funktioniert für: interne Unternehmenszusammenarbeit, Dokumentenverwaltung innerhalb von Microsoft 365, strukturierte Workflows, bei denen der vollständige administrative Aufwand gerechtfertigt ist. Es funktioniert nicht für: - **Series-A+-Finanzierung** mit institutionellen Investoren, die seitenweise Analysen erwarten. - **M&A-Due-Diligence** mit mehreren Bietern und bieterspezifischem Zugriff. - **IPO-Vorbereitung**, die dynamische Wasserzeichen und sitzungsspezifische Audit-Protokolle erfordert. - **Schnelle Deal Rooms**, bei denen 30 Minuten Einrichtungszeit wichtiger sind als Unternehmensintegration. ## Warum Papermark eine starke SharePoint-Alternative ist Papermark ist speziell für Deal-Workflows entwickelt worden – zum **Pauschalpreis von 99 €/Monat** mit 30-minütiger Einrichtung: - **Dynamische Wasserzeichen** pro Sitzung mit Betrachter-E-Mail, IP und Zeitstempel. - **Seitenweise Analysen**, die genau zeigen, mit welchen Seiten sich jeder Betrachter beschäftigt hat. - **Verpflichtende NDA-Schranke**, bevor ein Dokument geladen wird. - **Strukturiertes Q&A-Modul** mit bieterspezifischer Abgrenzung. - **Keine erzwungene Kontoerstellung** für externe Betrachter (Link-basierter Zugriff). - **Benutzerdefinierte Domain und White-Label** bei kostenpflichtigen Plänen. - **Selbst gehostete Open-Source-Option** (AGPL). - **30-minütige Einrichtung** im Vergleich zu mehrstündiger Admin-Konfiguration bei SharePoint. ## SharePoint vs. Papermark: Funktionsvergleich | Funktion | SharePoint | Papermark | | ------------------------- | ---------------------------------------------- | ---------------------------------- | | Preismodell | Pro Benutzer (5–30 €/Benutzer/Monat) | Pauschal 99 €/Monat | | Einrichtungszeit | Stunden (Microsoft 365-Administrator) | Unter 1 Stunde | | Externe Betrachter | Erfordern MS-Konten (meiste Wege) | Link-basiert, kein Konto nötig | | Dynamische Wasserzeichen | ❌ (nur statische Vertraulichkeitskennzeichen) | ✔️ (pro Sitzung) | | Seitenweise Analysen | ❌ | ✔️ | | NDA-Durchsetzungsschranke | ❌ | ✔️ | | Q&A-Modul | ❌ (Diskussionsforen) | ✔️ (strukturiert, pro Bieter) | | Benutzerdefinierte Domain | Komplex | ✔️ enthalten | | Berechtigungskomplexität | Hoch | Niedrig (gruppenbasiert) | | Selbst gehostete Option | ❌ (SharePoint On-Prem veraltet) | ✔️ (AGPL Open-Source) | | Am besten geeignet für | Interne MS 365-Zusammenarbeit | Deal-grade M&A, Kapitalbeschaffung | ## FAQ ### Kann ich SharePoint als Datenraum verwenden? Ja, technisch gesehen schon, aber das komplexe Berechtigungsmodell von SharePoint, das Fehlen dynamischer Wasserzeichen, keine NDA-Zugangskontrolle und keine seitenweise Analytics machen es ungeeignet für wettbewerbsintensive M&A-Transaktionen oder institutionelle Finanzierungsrunden. Für professionelle Deal-Workflows ist ein speziell entwickelter VDR wie Papermark die bessere Wahl. ### Wie erstelle ich einen Datenraum in SharePoint? Erstellen Sie eine SharePoint-Site, bauen Sie die Ordnerstruktur entsprechend dem M&A-Index auf, laden Sie Dokumente hoch, konfigurieren Sie SharePoint-Gruppen (Besitzer, Mitglieder, Besucher) mit ordnerspezifischen Berechtigungen, aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen und laden Sie externe Betrachter über Gastzugang ein. Die Ersteinrichtung dauert 2-4 Stunden. ### Ist SharePoint sicher genug für Due Diligence? SharePoint bietet Sicherheit auf Unternehmensniveau, einschließlich Azure AD Conditional Access, DLP-Richtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen und SOC 2 Type II-Compliance. Es fehlen jedoch dynamische sitzungsspezifische Wasserzeichen, obligatorische NDA-Zugangskontrolle und der seitenweise Audit-Trail, den professionelle VDRs bieten. ### Wie viel kostet SharePoint als Datenraum? Die SharePoint-Preise beginnen bei 5 $/Nutzer/Monat (Plan 1) und reichen bis zu 22 $/Nutzer/Monat (Microsoft 365 Business Premium). Die nutzerbasierten Kosten skalieren schlecht, sobald die Anzahl externer Investoren oder Bieter 10-15 Prüfer übersteigt. Papermarks Pauschalpreis von 99 €/Monat ist bei größerem Umfang in der Regel günstiger. ### Was fehlt SharePoint als Datenraum? Dynamische sitzungsspezifische Wasserzeichen, seitenweise Analytics, obligatorische NDA-Zugangskontrolle, strukturiertes Q&A-Modul mit bieterspezifischer Zuordnung, linkbasierter Betrachter-Zugang ohne erzwungene Microsoft-Kontoerstellung und vereinfachte Berechtigungsverwaltung fehlen in SharePoint oder sind zu komplex umzusetzen. ### Wie unterscheidet sich Papermark von SharePoint? Papermark ist speziell für Deal-Workflows entwickelt: dynamische Wasserzeichen, seitenweise Analytics, NDA-Zugangskontrolle, strukturiertes Q&A, Custom Domains, linkbasierter Betrachter-Zugang ohne erzwungene Kontoerstellung, 30-minütige Einrichtung – alles pauschal für 99 €/Monat. SharePoint ist eine Microsoft 365-Kollaborationsplattform, die stundenlange Admin-Konfiguration für jeden Datenraum erfordert. ## Verwandte Ressourcen - [Was ist ein virtueller Datenraum?](/de/blog/what-is-virtual-data-room.md) - [15 wichtige Funktionen eines virtuellen Datenraums](/de/blog/virtual-data-room-features.md) - [Die besten virtuellen Datenräume 2026](/de/blog/best-virtual-data-rooms.md) - [Kostenaufschlüsselung für virtuelle Datenräume](/de/blog/virtual-data-room-cost.md) - [OneDrive Datenraum Übersicht](/de/blog/onedrive-dataroom-overview.md) - [Google Drive Datenraum Übersicht](/de/blog/google-drive-dataroom-overview.md) - [Papermark vs SharePoint](https://www.papermark.com/alternatives/sharepoint) --- _Markdown version of [this article](https://www.papermark.com/de/blog/how-to-create-a-data-room-in-sharepoint) for AI agents and LLMs._ _More Papermark content: [llms.txt](https://www.papermark.com/de/llms.txt) · [full index (English)](https://www.papermark.com/llms-full.txt)._