Wie verwaltet man Dateiberechtigungen in Papermark?

Berechtigungsverwaltung-Oberfläche

Beim Teilen Ihrer Datenrauminhalte müssen Sie nicht jedem Zugriff auf alles gewähren. Mit detaillierten Berechtigungen können Sie die standardmäßige Freigabe deaktivieren und genau auswählen, auf welche Dokumente jeder Empfänger zugreifen kann. Dies gibt Ihnen präzise Kontrolle über Ihre sensiblen Informationen und stellt sicher, dass Betrachter nur das sehen, was für sie relevant ist.

Durch Deaktivieren von "Gesamten Datenraum teilen" beginnen Sie mit einer leeren Basis, bei der keine Dateien automatisch geteilt werden. Sie können dann sorgfältig auswählen, welche Dokumente einbezogen werden sollen, und spezifische Berechtigungen für jeden Eintrag festlegen – sei es Finanzberichte für Investoren oder Produktdokumentation für Partner.

Schritt 1: Zugriff auf Freigabeoptionen

Finden Sie Ihre Datenräume in der linken Seitenleiste
Klicken Sie auf den spezifischen Datenraum, den Sie teilen möchten
Suchen Sie nach der Schaltfläche "Teilen" in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms

Datenraum-Freigabe-Oberfläche

Schritt 2: Grundlegende Link-Einstellungen konfigurieren

Wählen Sie Ihre Freigabe-Domain (Standard: papermark.com)
Wählen Sie eine Link-Vorlage, wenn Sie gespeicherte Konfigurationen haben
Wenden Sie die Vorlage an, um schnell Standardberechtigungen einzurichten

Schritt 3: Standard-Berechtigungsstrategie konfigurieren

Wählen Sie, wie Berechtigungen für neue Dokumente und Ordner behandelt werden, die Ihrem Datenraum hinzugefügt werden:

Vom übergeordneten Ordner erben: Neue Dokumente und Ordner erben automatisch Berechtigungen von ihrem übergeordneten Ordner. Elemente auf Root-Ebene erhalten standardmäßig nur Ansichtsberechtigungen.
Jedes Mal nachfragen: Zeigt für jeden Dokumenten-Upload ein Berechtigungsmodal an, um Berechtigungen manuell zu konfigurieren.
Standardmäßig ausgeblendet: Neue Elemente beginnen ohne zugewiesene Berechtigungen.

Link-Optionen Oberfläche

Schritt 4: Detaillierte Berechtigungen verwalten

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechtigungen verwalten", um auf erweiterte Steuerelemente zuzugreifen
Im Berechtigungsbereich können Sie:
- Ansichts-/Download-Berechtigungen pro Ordner festlegen
- Zugriff für einzelne Dateien konfigurieren
- Zugriff auf Originaldateien für Quelldateien steuern

Granulare Dateiauswahl-Oberfläche

Wenn "Gesamten Datenraum teilen" ausgeschaltet ist, beginnen Sie ohne ausgewählte Dateien. Dies gibt Ihnen präzise Kontrolle darüber, welche Dokumente geteilt werden sollen:

Dateien auswählen: Wählen Sie, welche Dokumente oder Ordner zugänglich gemacht werden sollen
Berechtigungen festlegen: Konfigurieren Sie für jeden ausgewählten Eintrag:
- Ansichtszugriff (erforderlich für jeden Zugriff)
- Download-Berechtigung
- Zugriff auf Originaldateien (für Quelldateien wie .pptx, .xlsx)
Vererbung: Untergeordnete Elemente in Ordnern erben Berechtigungen basierend auf Ihrer Standardstrategie

Erweiterte Tipps

Link-Voreinstellungen: Speichern Sie Ihre häufig verwendeten Berechtigungskonfigurationen als Voreinstellungen
Domain-Beschränkungen: Fügen Sie erlaubte E-Mail-Domains zu Betrachtergruppen für automatischen Zugriff hinzu
Zugriffsverfolgung: Überwachen Sie, wer Ihre Dokumente über Analysen ansieht und herunterlädt
Schneller Widerruf: Deaktivieren Sie bei Bedarf sofort jede Berechtigung
Standardeinstellungen: Konfigurieren Sie, wie Berechtigungen für neu hinzugefügte Dateien gehandhabt werden
Betrachtergruppen: Erstellen Sie Gruppen mit spezifischen Zugriffsebenen für verschiedene Interessengruppen

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn ich eine E-Mail-Verifizierung verlange?

Betrachter müssen ihre E-Mail-Adresse über einen Bestätigungslink verifizieren, bevor sie auf Dokumente zugreifen können.

F: Kann ich Berechtigungen nach dem Teilen eines Links ändern?

Ja. Sie können jede Berechtigungseinstellung jederzeit ändern, und die Änderungen werden sofort wirksam.

F: Wie erfahre ich, wer auf meine Dokumente zugegriffen hat?

Wenn E-Mail-Anforderungen aktiviert sind, erhalten Sie Benachrichtigungen und können detaillierte Zugriffsprotokolle in der Analyse einsehen.

F: Kann ich für verschiedene Links zum selben Datenraum unterschiedliche Berechtigungen festlegen?

Ja. Jeder Link kann eigene, einzigartige Berechtigungseinstellungen haben, sodass Sie den Zugriff für verschiedene Empfänger unterschiedlich steuern können.