Comment gérer les permissions de fichiers dans Papermark ?

Lors du partage du contenu de votre data room, vous n'êtes pas obligé de donner à tout le monde accès à tout. Grâce aux permissions granulaires, vous pouvez désactiver le partage par défaut et sélectionner précisément quels documents chaque destinataire peut consulter. Cela vous donne un contrôle précis sur vos informations sensibles, garantissant que les lecteurs ne voient que ce qui est pertinent pour eux.

En désactivant "Partager toute la data room", vous commencez avec une page blanche où aucun fichier n'est automatiquement partagé. Vous pouvez ensuite sélectionner soigneusement quels documents inclure et définir des permissions spécifiques pour chaque élément — qu'il s'agisse de rapports financiers pour les investisseurs ou de documentation produit pour les partenaires.

Étape 1 : Accéder aux options de partage

1. Trouvez vos data rooms dans la navigation de la barre latérale gauche
2. Cliquez sur la data room spécifique que vous souhaitez partager
3. Cherchez le bouton "Partager" dans le coin supérieur droit de votre écran

Étape 2 : Configurer les paramètres de base du lien

1. Choisissez votre domaine de partage (par défaut : papermark.com)
2. Sélectionnez un préréglage de lien si vous avez des configurations enregistrées
3. Appliquez le préréglage pour configurer rapidement des permissions standard

Étape 3 : Configurer la stratégie de permission par défaut

Choisissez comment les permissions sont gérées pour les nouveaux documents et dossiers ajoutés à votre data room :

1. Hériter du dossier parent : Les nouveaux documents et dossiers héritent automatiquement des permissions de leur dossier parent. Les éléments au niveau racine obtiennent des permissions en lecture seule par défaut.
2. Demander à chaque fois : Affiche une fenêtre modale de permissions pour chaque téléchargement de document afin de configurer manuellement les permissions.
3. Masqué par défaut : Les nouveaux éléments commencent sans aucune permission attribuée.

Étape 4 : Gérer les permissions détaillées

1. Cliquez sur le bouton "Gérer les permissions" pour accéder aux contrôles avancés
2. Dans le panneau des permissions, vous pouvez :
   • Définir les permissions de visualisation/téléchargement par dossier
   • Configurer l'accès pour des fichiers individuels
   • Contrôler l'accès aux fichiers originaux pour les fichiers sources

Lorsque l'option "Partager l'ensemble de la dataroom" est désactivée, vous commencerez sans aucun fichier sélectionné. Cela vous donne un contrôle précis sur les documents à partager :

1. Sélectionner des fichiers : Choisissez quels documents ou dossiers rendre accessibles
2. Définir les permissions : Pour chaque élément sélectionné, configurez :
   • L'accès en visualisation (requis pour tout accès)
   • L'autorisation de téléchargement
   • L'accès au fichier original (pour les fichiers sources comme .pptx, .xlsx)
3. Héritage : Les éléments enfants dans les dossiers héritent des permissions selon votre stratégie par défaut

Astuces avancées

• Préréglages de liens : Enregistrez vos configurations de permissions couramment utilisées comme préréglages
• Restrictions de domaine : Ajoutez des domaines d'e-mail autorisés aux groupes de visualiseurs pour un accès automatique
• Suivi d'accès : Surveillez qui consulte et télécharge vos documents via les analyses
• Révocation rapide : Désactivez instantanément n'importe quelle permission si nécessaire
• Paramètres par défaut : Configurez comment les permissions sont gérées pour les fichiers nouvellement ajoutés
• Groupes de visualiseurs : Créez des groupes avec des niveaux d'accès spécifiques pour différentes parties prenantes

Questions fréquemment posées

Q : Que se passe-t-il lorsque j'exige une vérification par e-mail ?

Les visualiseurs doivent vérifier leur adresse e-mail via un lien de confirmation avant d'accéder aux documents.

Q : Puis-je modifier les permissions après avoir partagé un lien ?

Oui. Vous pouvez modifier n'importe quel paramètre de permission à tout moment, et les changements prennent effet immédiatement.

Q : Comment puis-je savoir qui a accédé à mes documents ?

Lorsque les exigences d'e-mail sont activées, vous recevrez des notifications et pourrez consulter des journaux d'accès détaillés dans Analytique.

Q : Puis-je définir différentes permissions pour différents liens vers la même data room ?

Oui. Chaque lien peut avoir ses propres paramètres de permission uniques, vous permettant de contrôler l'accès différemment pour divers destinataires.

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