Comment exiger la vérification par e-mail avant de consulter un document ?
Exiger une vérification par e-mail avant d'autoriser l'accès à vos documents dans Papermark ajoute une couche supplémentaire de sécurité. Ce guide vous expliquera les étapes pour configurer et gérer la vérification par e-mail pour vos liens de documents.
Qu'est-ce que la vérification par e-mail ?
La vérification par e-mail est une fonctionnalité de sécurité qui oblige les utilisateurs à vérifier leur adresse e-mail avant de pouvoir consulter votre document. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés avec des adresses e-mail vérifiées peuvent accéder à vos informations sensibles.
Étape 1 : Connectez-vous à Papermark
- Visitez Papermark
- Saisissez vos identifiants
- Accédez à votre tableau de bord
Étape 2 : Accédez aux paramètres du document
Trouvez votre document de l'une des deux façons suivantes :
- Créez un nouveau lien pour votre document
- Ou localisez un document existant pour modifier ses paramètres
Étape 3 : Accédez aux paramètres du lien
- Cliquez sur l'icône des paramètres pour votre document
- Recherchez la section des options de sécurité
- Localisez les paramètres de vérification par e-mail
Étape 4 : Activez la vérification par e-mail
- Trouvez l'interrupteur de vérification par e-mail
- Activez la fonctionnalité
- Examinez les paramètres supplémentaires si disponibles
- Enregistrez vos modifications
Étape 5 : Testez vos paramètres
Avant de partager avec d'autres :
- Prévisualisez votre lien de document en cliquant sur "l'icône d'œil"
- Vérifiez que l'invite de vérification par e-mail apparaît
- Complétez le processus de vérification
- Confirmez que l'accès fonctionne comme prévu
Étape 6 : Partagez votre lien protégé
- Copiez votre lien de document sécurisé
- Partagez-le avec vos destinataires prévus
- Informez les destinataires qu'ils devront vérifier leur email
- Fournissez des instructions supplémentaires si nécessaire
Étape 7 : Gérez les contrôles d'accès
Surveillez et gérez les accès via le tableau de bord :
- Accédez aux paramètres du document
- Trouvez la section "Gestion des accès"
- Consultez les adresses email vérifiées
- Gérez les accès avec ces options :
- Révoquez l'accès instantanément
- Ajoutez à la liste d'autorisation
- Supprimez du système de vérification
- Exportez la liste des emails
Fonctionnalités de gestion d'accès en temps réel
- Contrôle instantané : Révoquez ou accordez l'accès immédiatement
- Historique d'accès : Consultez les journaux complets de vérification
Options de sécurité supplémentaires
Combinez la vérification par email avec :
- Protection par mot de passe
- Liste d'autorisation de domaines
- Dates d'expiration personnalisées
- Restrictions de téléchargement
Bonnes pratiques
- Révision régulière : Vérifiez périodiquement les emails vérifiés
- Communication claire : Informez les destinataires du processus de vérification
- Accès de secours : Gardez une trace des adresses email autorisées
- Sécurité combinée : Utilisez avec d'autres fonctionnalités de sécurité pour une protection maximale
Conclusion
La vérification par email offre un moyen robuste de sécuriser vos documents tout en maintenant un accès facile pour les utilisateurs vérifiés. En suivant ces étapes, vous pouvez mettre en œuvre et gérer efficacement la vérification par email pour vos documents sensibles.
Pour plus d'informations sur la sécurité des documents, consultez nos guides sur :
- Analytique des documents
- Retours des visiteurs
- Protection par mot de passe