Comment exiger un accord de confidentialité avant de consulter des documents ?
S'assurer que les lecteurs signent un accord de confidentialité (NDA) avant d'accéder à vos documents est crucial pour maintenir la confidentialité et protéger les informations sensibles. Avec Papermark, vous pouvez facilement configurer cela en connectant votre NDA aux liens de vos documents. Ce guide vous expliquera les étapes pour connecter un accord de confidentialité avant que les lecteurs puissent accéder à vos documents dans Papermark.
Étape 1 : ajouter des documents ou créer une data room
Tout d'abord, vous devez ajouter les documents que vous souhaitez partager ou créer une data room pour organiser plusieurs fichiers et dossiers. Voici comment faire :
- Connectez-vous à votre compte Papermark.
- Accédez à la section "Upload" pour ajouter des documents individuels, ou allez à "Create Data Room" pour organiser vos fichiers dans un dossier structuré.
- Téléchargez vos documents ou configurez votre data room avec les fichiers nécessaires.
Étape 2 : créer un lien partageable
Une fois que vos documents ou votre data room sont prêts, l'étape suivante consiste à créer un lien partageable :
- Allez au tableau de bord du document ou de la data room.
- Trouvez et cliquez sur l'option "Create Link" pour générer un lien unique à partager.
Étape 3 : configurer les paramètres du lien et sélectionner les accords
Pour vous assurer que les lecteurs signent votre NDA avant d'accéder aux documents, vous devez configurer les paramètres du lien :
- Accédez aux paramètres du lien. Cette option est généralement disponible lors de la création ou de la modification de votre lien partageable.
- Sélectionnez l'option "Accords" dans les paramètres du lien.
Étape 4 : Connectez votre accord de confidentialité
Papermark propose plusieurs façons de connecter votre accord NDA :
- Modèle de signature (recommandé) : Importez votre NDA en PDF et placez-y des champs (signature, nom, e-mail, initiales, date, texte, etc.), puis assignez-les au visiteur. Le visiteur signe le document dans Papermark avant d'obtenir l'accès.
- Lien vers un accord en ligne : Fournissez une URL vers votre NDA hébergé en ligne ; le visiteur l'accepte via une case à cocher.
- Importer un PDF ou coller du texte : Ajoutez un PDF ou un accord en texte brut que le visiteur accepte via une case à cocher.
Choisissez la méthode qui correspond à vos besoins et assurez-vous que votre NDA est correctement configuré.
Lorsque vous utilisez un modèle de signature, vous placez et assignez les champs que le visiteur doit remplir, puis cliquez sur Mettre à jour le modèle pour l'enregistrer.
Les accords NDA sont disponibles avec le forfait Data Rooms (et pendant l'essai gratuit).
Étape 5 : Partager le lien
Après avoir configuré l'accord NDA, vous pouvez désormais partager le lien avec les destinataires souhaités. Les visiteurs devront signer le NDA avant d'accéder aux documents. Le visiteur, à l'entrée du document, sera invité à accepter le NDA.
Étape 6 : Suivre l'acceptation de l'accord NDA
La fonctionnalité d'analyse de Papermark vous permet de suivre qui a signé l'accord NDA :
- Accédez à la section analytique de votre tableau de bord Papermark.
- Surveillez l'activité pour voir qui a signé ou accepté la NDA et quand.
Chaque acceptation est enregistrée avec le nom du signataire, son adresse e-mail et un horodatage, et le PDF signé est sauvegardé afin que vous puissiez le télécharger ultérieurement. Cela vous permet de vérifier que tous les visiteurs ont accepté les conditions avant d'accéder à vos documents.
Conclusion
Associer un accord de NDA avant de permettre aux visiteurs d'accéder à vos documents dans Papermark est un processus simple qui renforce la sécurité et la confidentialité. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que tous les visiteurs signent les accords nécessaires, et vous pouvez suivre leur acceptation grâce aux puissantes fonctionnalités d'analyse de Papermark.