Comment exiger un accord de confidentialité avant de consulter des documents ?
S'assurer que les lecteurs signent un accord de confidentialité (NDA) avant d'accéder à vos documents est crucial pour maintenir la confidentialité et protéger les informations sensibles. Avec Papermark, vous pouvez facilement configurer cela en connectant votre NDA aux liens de vos documents. Ce guide vous expliquera les étapes pour connecter un accord de confidentialité avant que les lecteurs puissent accéder à vos documents dans Papermark.
Étape 1 : ajouter des documents ou créer une data room
Tout d'abord, vous devez ajouter les documents que vous souhaitez partager ou créer une data room pour organiser plusieurs fichiers et dossiers. Voici comment faire :
- Connectez-vous à votre compte Papermark.
- Accédez à la section "Upload" pour ajouter des documents individuels, ou allez à "Create Data Room" pour organiser vos fichiers dans un dossier structuré.
- Téléchargez vos documents ou configurez votre data room avec les fichiers nécessaires.
Étape 2 : créer un lien partageable
Une fois que vos documents ou votre data room sont prêts, l'étape suivante consiste à créer un lien partageable :
- Allez au tableau de bord du document ou de la data room.
- Trouvez et cliquez sur l'option "Create Link" pour générer un lien unique à partager.
Étape 3 : configurer les paramètres du lien et sélectionner les accords
Pour vous assurer que les lecteurs signent votre NDA avant d'accéder aux documents, vous devez configurer les paramètres du lien :
- Accédez aux paramètres du lien. Cette option est généralement disponible lors de la création ou de la modification de votre lien partageable.
- Sélectionnez l'option "Accords" dans les paramètres du lien.
Étape 4 : Connectez votre accord de confidentialité
Papermark propose deux façons de connecter votre accord de confidentialité :
- Lien vers un accord en ligne : Fournissez une URL vers votre accord de confidentialité hébergé en ligne.
- Téléchargez un accord PDF : Téléchargez une version PDF de votre accord de confidentialité directement sur Papermark.
Choisissez la méthode qui convient à vos besoins et assurez-vous que votre accord de confidentialité est correctement lié ou téléchargé.
Étape 5 : Partagez le lien
Après avoir configuré l'accord de confidentialité, vous pouvez maintenant partager le lien avec vos destinataires. Les visiteurs devront signer l'accord de confidentialité avant d'accéder aux documents. Le visiteur à l'entrée du document devra accepter l'accord de confidentialité.
Étape 6 : Suivez l'acceptation de l'accord de confidentialité
La fonction d'analyse de Papermark vous permet de suivre qui a signé l'accord de confidentialité :
- Naviguez vers la section d'analyse de votre tableau de bord Papermark.
- Surveillez l'activité pour voir qui a coché la case d'accord et accepté l'accord de confidentialité.
Cela vous permet de vérifier que tous les visiteurs ont accepté les conditions avant d'accéder à vos documents.
Conclusion
Connecter un accord de confidentialité avant de permettre aux visiteurs d'accéder à vos documents dans Papermark est un processus simple qui améliore la sécurité et la confidentialité. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que tous les visiteurs signent les accords nécessaires, et vous pouvez suivre leur acceptation grâce aux fonctionnalités d'analyse robustes de Papermark.