Sicherheitsfunktionen, die Ihre Dokumentenaustauschplattform für DSGVO Artikel 32 benötigt
Bei der Weitergabe von Dokumenten mit personenbezogenen Daten ist die Einhaltung der DSGVO unverhandelbar. Artikel 32 der Verordnung schreibt ausdrücklich die Implementierung "geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen" vor, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Aber was bedeutet das in der Praxis für die Dokumentenaustausch-Tools, die Sie täglich verwenden?
Die Wahl einer Plattform ohne die richtigen Sicherheitsfunktionen kann Ihr Unternehmen erheblichen Risiken aussetzen, einschließlich Datenschutzverletzungen und hohen Bußgeldern. Diese Checkliste umfasst die wesentlichen Sicherheitsfunktionen, inspiriert von Artikel 32, die Ihre Plattform für den Dokumentenaustausch haben muss. (Auffrischung: Was ist die DSGVO?)
Robuste Zugriffskontrolle
Die Kontrolle darüber, wer auf sensible Dokumente zugreifen kann, ist grundlegend für die DSGVO-Konformität. Artikel 32 fordert Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit von Daten. Ihre Plattform muss eine detaillierte Kontrolle über Zugriffsberechtigungen bieten.
- Warum es entscheidend ist: Verhindert unbefugtes Ansehen, Ändern oder Verteilen personenbezogener Daten.
- Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Passwortschutz: Die Möglichkeit, jedem geteilten Dokumentenlink ein eindeutiges Passwort hinzuzufügen.
- Link-Ablauf: Festlegen automatischer Ablaufdaten oder Ansichtslimits für Links, um das Prinzip der Speicherbegrenzung einzuhalten. (Mehr über DSGVO-Prinzipien erfahren)
- E-Mail-Verifizierung: Empfänger müssen ihre E-Mail-Adresse verifizieren, bevor sie Zugriff erhalten, um sicherzustellen, dass der beabsichtigte Empfänger derjenige ist, der das Dokument ansieht.
- Widerruf: Die Möglichkeit, den Zugriff auf einen Link jederzeit manuell zu widerrufen.
- Erlaubnis-/Sperrlisten: Genaue Angabe, welche E-Mail-Domains oder -Adressen auf das Dokument zugreifen können oder nicht.
- Papermark bietet diese wesentlichen Zugriffskontrollen, um Ihre geteilten Dokumente zu sichern.
Starke Verschlüsselungsstandards
Artikel 32 erwähnt ausdrücklich Verschlüsselung als mögliche Sicherheitsmaßnahme. Daten müssen sowohl bei der Speicherung (im Ruhezustand) als auch bei der Übertragung (während des Transports) geschützt werden.
- Warum es entscheidend ist: Macht Daten für unbefugte Parteien unlesbar, selbst wenn es ihnen gelingt, sie abzufangen oder auf den Speicherort zuzugreifen.
- Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Verschlüsselung während der Übertragung: Verwendung von Protokollen wie TLS/SSL, um Daten während der Übertragung zwischen Benutzer, Plattform und Empfänger zu sichern.
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Verschlüsselung der Dokumentendateien bei der Speicherung auf den Servern der Plattform.
- Seriöse Plattformen wie Papermark verwenden branchenübliche Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen.
Optionen zur Verhinderung von Downloads
Obwohl nicht immer zwingend erforderlich, kann das Verhindern des Herunterladens von Dokumenten mit sensiblen personenbezogenen Daten das Risiko erheblich reduzieren und dabei helfen, die Kontrolle zu behalten, was mit den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung übereinstimmt.
- Warum es entscheidend ist: Hält das Dokument innerhalb der sicheren Umgebung der Sharing-Plattform und verhindert, dass unkontrollierte Kopien auf potenziell unsicheren Geräten gespeichert werden.
- Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Download-Funktionalität deaktivieren: Eine klare Option, um den Download-Button für Empfänger auszuschalten.
- Papermark ermöglicht es Ihnen, Downloads für sensible Freigaben einfach zu deaktivieren.
Umfassende Prüfpfade
Verantwortlichkeit ist ein Kernprinzip der DSGVO. Artikel 32 impliziert die Notwendigkeit, Zugriffe zu protokollieren und zu überwachen, um nachzuweisen, dass Sicherheitsmaßnahmen wirksam sind und potenzielle Verstöße zu erkennen.
- Warum es entscheidend ist: Liefert Nachweise darüber, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat – wesentlich für Compliance-Berichte und die Untersuchung von Sicherheitsvorfällen.
- Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Detaillierte Betrachter-Analytik: Protokolle, die zeigen, wer das Dokument angesehen hat, wann, von wo aus (IP-Adresse, falls angemessen und offengelegt) und wie lange.
- Zugriffsprotokolle: Aufzeichnungen von Zugriffsversuchen, Erfolgen und Fehlschlägen.
- Papermark bietet detaillierte Analysen, die als Prüfpfad für Dokumentenansichten dienen.
Sicherheit und Compliance des Anbieters
Ihre Verantwortung unter der DSGVO erstreckt sich auch auf die von Ihnen verwendeten Tools von Drittanbietern (Auftragsverarbeiter). Artikel 32 verlangt, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Anbieter ebenfalls ausreichende Garantien hinsichtlich der Sicherheitsmaßnahmen bieten. (Checkliste für sicheres Dokumenten-Sharing)
- Warum es entscheidend ist: Wenn Ihre Dokumenten-Sharing-Plattform eine schwache Sicherheit aufweist, sind Ihre Daten unabhängig von Ihren eigenen internen Richtlinien gefährdet.
- Was zu bewerten ist:
- DSGVO-Konformität: Erklärt der Anbieter ausdrücklich seine eigene DSGVO-Konformität?
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ist ein umfassender AVV verfügbar, der die Verantwortlichkeiten darlegt?
- Sicherheitszertifizierungen: Halten sie anerkannte Sicherheitsstandards ein (z.B. SOC 2, ISO 27001)? Obwohl von der DSGVO nicht ausdrücklich verlangt, deuten diese auf eine ausgereifte Sicherheitshaltung hin.
- Infrastruktursicherheit: Wo und wie werden Daten gehostet? Werden sichere, seriöse Cloud-Anbieter verwendet?
Fazit: Entscheiden Sie sich für zweckgebundene Sicherheit
Die Erfüllung der Anforderungen von DSGVO Artikel 32 bedeutet nicht nur, Kästchen anzukreuzen; es geht darum, wirklich effektive Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umzusetzen. Allgemeinen Dateifreigabe-Tools fehlen oft die spezifischen Kontrollen, die für die Compliance beim Umgang mit sensiblen Dokumenten erforderlich sind.
Die Bewertung potenzieller Plattformen anhand dieser wichtigen Sicherheitsmerkmale ist entscheidend. Die Wahl einer Lösung, die mit Sicherheit und Compliance im Blick entwickelt wurde, wie Papermark, vereinfacht den Prozess und hilft Ihnen, Vertrauen aufzubauen, indem Sie ein Engagement für den Datenschutz demonstrieren.
Sind Sie bereit sicherzustellen, dass Ihre Dokumentenfreigabe den DSGVO-Standards entspricht?
Bewerten Sie Ihre aktuellen Tools oder erkunden Sie eine zweckgebundene Lösung. Papermark bietet robuste Sicherheitsfunktionen, die für die DSGVO-Konformität konzipiert sind.