Wie man persönliche Informationen per E-Mail versendet (KOMPLETTER LEITFADEN)

In der heutigen digitalen Welt ist der Austausch persönlicher Informationen per E-Mail immer üblicher geworden. Ob Sie finanzielle Details, Ausweisdokumente oder persönliche Gesundheitsinformationen versenden - der Standard-E-Mail-Versand bietet nicht die nötige Sicherheit, um sensible persönliche Daten zu schützen. Da die Fälle von Identitätsdiebstahl im letzten Jahr um 45% zugenommen haben und die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung jetzt bei 4,45 Millionen Dollar liegen, ist es entscheidend, dass Ihre persönlichen Informationen während der Übertragung sicher bleiben.

Dieser umfassende Leitfaden bietet bewährte Methoden, um persönliche Informationen sicher per E-Mail zu versenden und schützt Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff, während die Bequemlichkeit der elektronischen Zustellung erhalten bleibt.

Kurzübersicht der sicheren Methoden

1. Nutzen Sie Papermarks sichere Links: Verwandeln Sie persönliche Dokumente in passwortgeschützte, nachverfolgbare Links
2. Implementieren Sie E-Mail-Verschlüsselung: Nutzen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für E-Mails mit persönlichen Informationen
3. Schützen Sie Dokumente mit Passwörtern: Sichern Sie einzelne Dateien mit persönlichen Daten vor dem Versand
4. Nutzen Sie sichere Dateiübertragungsdienste: Verwenden Sie spezialisierte Plattformen für sensible persönliche Inhalte
5. Richten Sie E-Mail-Sicherheitsfunktionen ein: Konfigurieren Sie verfügbare Sicherheitseinstellungen in Ihrem E-Mail-Client

Warum Standard-E-Mail nicht sicher für persönliche Informationen ist

Die Standard-E-Mail-Übertragung weist mehrere Sicherheitslücken beim Versenden persönlicher Informationen auf:

• E-Mails werden im Klartext übertragen und können abgefangen werden
• Nachrichten können unverschlüsselt auf mehreren Servern gespeichert werden
• Das E-Mail-Konto des Empfängers könnte kompromittiert sein
• E-Mail-Administratoren können auf persönliche Informationen in Nachrichten zugreifen
• Keine Kontrolle über die Weiterleitung oder Dokumentenfreigabe
• Eingeschränkte Möglichkeit, den Dokumentenzugriff zu verfolgen
• Keine Möglichkeit, den Zugriff nach dem Versand zu widerrufen

Diese Schwachstellen machen Standard-E-Mail-Anhänge für sensible persönliche Informationen unzureichend und erfordern verstärkte Sicherheitsmaßnahmen.

Methode 1: Verwendung von Papermark für den sicheren Austausch persönlicher Informationen per E-Mail

Papermark bietet die umfassendste Lösung für den Versand persönlicher Informationen per E-Mail, indem es Sicherheit auf Unternehmensebene mit Benutzerfreundlichkeit kombiniert.

A. Erstellen sicherer, passwortgeschützter Dokumentenlinks

1. Bei Papermark anmelden: Greifen Sie auf Ihr Papermark-Konto zu
2. Ihr Dokument hochladen: Wählen Sie Ihr Dokument mit persönlichen Informationen für sicheres Teilen aus
3. Sicherheitsfunktionen aktivieren: Fügen Sie Passwortschutz und Zugriffskontrollen hinzu

B. Sicherheitseinstellungen konfigurieren

1. Passwortschutz einrichten: Aktivieren Sie Passwortanforderungen für den Dokumentenzugriff
2. Zugriffskontrollen konfigurieren: Legen Sie Anzeigeberechtigungen und Ablaufdaten fest
3. E-Mail-Verifizierung aktivieren: Fordern Sie eine E-Mail-Verifizierung des Empfängers für zusätzliche Sicherheit an

C. Dokumentenzugriff verfolgen

Überwachen Sie, wer auf Ihre persönlichen Informationen über Papermarks Analyse-Dashboard zugreift:

• Zugriffszeitstempel anzeigen
• Engagement der Betrachter und die auf jeder Seite verbrachte Zeit verfolgen
• Download-Aktivitäten überwachen
• Benachrichtigungen bei unbefugtem Zugriff erhalten

D. Per E-Mail teilen

1. Ihren sicheren Link kopieren: Generieren und kopieren Sie den sicheren Dokumentenlink
2. Ihre E-Mail verfassen: Erstellen Sie eine E-Mail an Ihren beabsichtigten Empfänger
3. Den sicheren Link einfügen: Fügen Sie den Papermark-Link in Ihre E-Mail ein
4. Passwort separat senden: Teilen Sie das Dokumentenpasswort über einen anderen Kommunikationskanal mit

Diese Methode bietet maximale Sicherheit bei gleichzeitiger Beibehaltung der Bequemlichkeit des E-Mail-Versands.

Schützen Sie Ihre persönlichen Daten

Methode 2: E-Mail-Verschlüsselung für persönliche Informationen

E-Mail-Verschlüsselung schafft einen sicheren Tunnel für die Übertragung persönlicher Informationen über Standard-E-Mail-Dienste.

Arten der E-Mail-Verschlüsselung

1. S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)

   • Erfordert digitale Zertifikate
   • In viele E-Mail-Clients integriert
   • Bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

2. PGP (Pretty Good Privacy)

   • Verwendet Public-Key-Kryptografie
   • Hochsicher, aber technisch anspruchsvoller
   • Erfordert Einrichtung durch Sender und Empfänger

3. TLS (Transport Layer Security)

   • Sichert die Verbindung zwischen E-Mail-Servern
   • Automatisch in vielen E-Mail-Diensten
   • Schützt nur während der Übertragung

Implementierung der E-Mail-Verschlüsselung

1. Prüfen Sie die Optionen Ihres E-Mail-Anbieters

   • Gmail: Vertraulichen Modus aktivieren
   • Outlook: Microsoft 365 Nachrichtenverschlüsselung verwenden
   • Apple Mail: S/MIME verwenden

2. Für Gmail vertraulicher Modus:

   • Neue E-Mail verfassen
   • Auf das Symbol für den vertraulichen Modus klicken (Vorhängeschloss)
   • Ablaufdatum und optionalen Passcode festlegen
   • E-Mail mit persönlichen Informationen senden

3. Für Outlook-Verschlüsselung:

   • Neue E-Mail verfassen
   • Auf "Optionen" und dann "Verschlüsseln" klicken
   • Verschlüsselungsstufe auswählen
   • Persönliche Informationen einfügen und senden

Während E-Mail-Verschlüsselung verbesserte Sicherheit bietet, fehlen ihr die Tracking-Funktionen und Zugriffskontrollen, die über dedizierte Plattformen wie Papermark verfügbar sind.

Methode 3: Passwortschutz für einzelne Dokumente

Das Hinzufügen von Passwortschutz zu einzelnen Dokumenten mit persönlichen Informationen vor dem Versand per E-Mail fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu:

Für PDF-Dokumente:

1. Öffnen Sie Ihr PDF in Adobe Acrobat oder ähnlicher Software
2. Wählen Sie "Schützen" oder "Verschlüsseln" aus den Sicherheitsoptionen
3. Wählen Sie "Mit Passwort verschlüsseln"
4. Legen Sie ein starkes Passwort fest (Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen)
5. Konfigurieren Sie Berechtigungen (Drucken, Bearbeiten, Kopieren)
6. Speichern Sie das verschlüsselte PDF
7. Senden Sie es per E-Mail und teilen Sie das Passwort separat mit

Für Microsoft Office-Dokumente:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint
2. Klicken Sie auf "Datei" > "Informationen" > "Dokument schützen"
3. Wählen Sie "Mit Kennwort verschlüsseln"
4. Geben Sie ein sicheres Kennwort ein
5. Speichern Sie das Dokument
6. Hängen Sie es an eine E-Mail an und senden Sie das Kennwort über einen anderen Kanal

Der Kennwortschutz bietet grundlegende Sicherheit, verfügt jedoch nicht über die Tracking- und Zugriffswiderrufsfunktionen robusterer Lösungen.

Methode 4: Sichere Dateiübertragungsdienste

Spezialisierte Dateiübertragungsdienste bieten erhöhte Sicherheit beim Versenden persönlicher Informationen:

1. Wählen Sie einen sicheren Dienst: Entscheiden Sie sich für einen Dienst mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
2. Dokumente hochladen: Fügen Sie Ihre Dateien mit persönlichen Informationen zum Dienst hinzu
3. Sicherheitsoptionen konfigurieren: Legen Sie Kennwörter, Ablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen fest
4. Share-Link generieren: Erstellen Sie einen sicheren Link zu Ihren Dokumenten
5. Per E-Mail senden: Fügen Sie den sicheren Link in Ihre E-Mail ein
6. Zugangsinformationen teilen: Stellen Sie Kennwörter oder Zugangscodes separat bereit

Diese Dienste können für gelegentliche Nutzung gut funktionieren, verfügen jedoch typischerweise nicht über das umfassende Tracking und die professionelle Präsentation dedizierter Dokumentensicherheitsplattformen.

Methode 5: Sicherer Cloud-Speicher mit E-Mail-Integration

Cloud-Speicherdienste können einen Mittelweg für die Weitergabe persönlicher Informationen bieten:

1. In sicheren Cloud-Speicher hochladen: Fügen Sie Dokumente zu Google Drive, OneDrive usw. hinzu
2. Freigabeeinstellungen konfigurieren: Setzen Sie Berechtigungen auf "Bestimmte Personen"
3. Verfügbare Sicherheitsfunktionen aktivieren: Fügen Sie Kennwörter hinzu, falls verfügbar
4. Freigabelink erstellen: Erstellen Sie einen sicheren Zugriffslink
5. Per E-Mail senden: Fügen Sie den Link in Ihre E-Mail ein

Diese Methode eignet sich gut für die Zusammenarbeit, bietet jedoch im Vergleich zu dedizierten Lösungen eingeschränkte Sicherheitsfunktionen.

Sicherheitsfunktionen im Vergleich für den Austausch persönlicher Informationen per E-Mail

Sicherheitsfunktion	Standard-E-Mail	Passwortgeschützte Dateien	E-Mail-Verschlüsselung	Cloud-Speicher	Papermark
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	❌	⚠️ Teilweise	✅	⚠️ Unterschiedlich	✅
Passwortschutz	❌	✅	⚠️ Eingeschränkt	⚠️ Eingeschränkt	✅
Zugriffsverfolgung	❌	❌	❌	⚠️ Eingeschränkt	✅
Zugriffswiderruf	❌	❌	⚠️ Eingeschränkt	⚠️ Eingeschränkt	✅
Ablaufdaten	❌	❌	⚠️ Einige Dienste	⚠️ Eingeschränkt	✅
Weiterleitungsschutz	❌	❌	⚠️ Eingeschränkt	❌	✅
E-Mail-Verifizierung	❌	❌	❌	❌	✅
Datenschutzverletzungsalarme	❌	❌	❌	⚠️ Eingeschränkt	✅

Bewährte Methoden zum Versenden persönlicher Informationen per E-Mail

1. Starke Passwörter verwenden: Erstellen Sie komplexe, einzigartige Passwörter für den Dokumentenschutz
2. Passwörter separat teilen: Senden Sie Passwörter niemals in derselben E-Mail wie persönliche Informationen
3. Ablaufdaten implementieren: Setzen Sie Zeitlimits für den Dokumentenzugriff
4. Empfängeradressen überprüfen: Kontrollieren Sie E-Mail-Adressen vor dem Versenden persönlicher Informationen
5. Professionelle E-Mail-Konten nutzen: Vermeiden Sie kostenlose, verbraucherorientierte E-Mail-Dienste für hochsensible persönliche Daten
6. Zugriffsprotokolle überwachen: Verfolgen Sie, wer Ihre Dokumente eingesehen hat, wenn möglich
7. Sensible Inhalte begrenzen: Fügen Sie nur notwendige persönliche Informationen ein
8. Ihre Geräte sichern: Verwenden Sie Antivirenprogramme und halten Sie Systeme aktuell
9. Datenschutzbestimmungen beachten: Befolgen Sie Datenschutzvorschriften (DSGVO, CCPA usw.)
10. Einen Reaktionsplan haben: Wissen Sie, was zu tun ist, wenn persönliche Informationen kompromittiert werden

Methode für mehrere Dokumente: Papermarks sichere Datenräume für persönliche Informationen

Für Personen, die regelmäßig mehrere persönliche Dokumente teilen, bieten Papermarks Datenräume eine umfassende Lösung, die Datenschutz mit organisiertem Dokumentenmanagement kombiniert.

Zu den Funktionen gehören:

• Sofortiger Zugriffswiderruf
• Aktivitätsprotokolle
• Datenschutz-Compliance
• Professionelle Präsentation
• Versionskontrolle

Papermarks Datenräume stellen sicher, dass Ihre persönlichen Informationen geschützt bleiben und bieten gleichzeitig eine organisierte, professionelle Sharing-Erfahrung.

Mehr über Papermarks Datenraum erfahren

Fazit

Das Versenden persönlicher Informationen per E-Mail erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung von Sicherheitsmaßnahmen. Während traditionelle Methoden wie Passwortschutz und E-Mail-Verschlüsselung grundlegende Sicherheit bieten, fehlen ihnen der umfassende Schutz, die Tracking-Funktionen und die Zugriffskontrollen, die von spezialisierten Plattformen wie Papermark angeboten werden.

Durch die Implementierung der in diesem Leitfaden beschriebenen Methoden und die Befolgung bewährter Praktiken für die Sicherheit persönlicher Daten können Sie sicherstellen, dass Ihre sensiblen Informationen während des gesamten Freigabeprozesses geschützt bleiben, während die Bequemlichkeit des E-Mail-Versands erhalten bleibt.

Für Personen, die regelmäßig mit sensiblen persönlichen Informationen umgehen, bietet die Investition in eine sichere Dokumentenfreigabeplattform die ideale Balance zwischen Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kontrolle.

Häufig gestellte Fragen zum Versenden persönlicher Informationen per E-Mail