Wie man persönliche Informationen per E-Mail versendet (KOMPLETTER LEITFADEN)

In der heutigen digitalen Welt ist der Austausch persönlicher Informationen per E-Mail immer üblicher geworden. Ob Sie finanzielle Details, Ausweisdokumente oder persönliche Gesundheitsinformationen versenden - der Standard-E-Mail-Versand bietet nicht die nötige Sicherheit, um sensible persönliche Daten zu schützen. Da die Fälle von Identitätsdiebstahl im letzten Jahr um 45% zugenommen haben und die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung jetzt bei 4,45 Millionen Dollar liegen, ist es entscheidend, dass Ihre persönlichen Informationen während der Übertragung sicher bleiben.

Dieser umfassende Leitfaden bietet bewährte Methoden, um persönliche Informationen sicher per E-Mail zu versenden und schützt Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff, während die Bequemlichkeit der elektronischen Zustellung erhalten bleibt.

Kurzübersicht der sicheren Methoden

1. Nutzen Sie Papermarks sichere Links: Verwandeln Sie persönliche Dokumente in passwortgeschützte, nachverfolgbare Links
2. Implementieren Sie E-Mail-Verschlüsselung: Nutzen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für E-Mails mit persönlichen Informationen
3. Schützen Sie Dokumente mit Passwörtern: Sichern Sie einzelne Dateien mit persönlichen Daten vor dem Versand
4. Nutzen Sie sichere Dateiübertragungsdienste: Verwenden Sie spezialisierte Plattformen für sensible persönliche Inhalte
5. Richten Sie E-Mail-Sicherheitsfunktionen ein: Konfigurieren Sie verfügbare Sicherheitseinstellungen in Ihrem E-Mail-Client

Warum Standard-E-Mail nicht sicher für persönliche Informationen ist

Die Standardübertragung von E-Mails weist mehrere Sicherheitslücken beim Versenden persönlicher Informationen auf:

• E-Mails werden im Klartext übertragen und können abgefangen werden
• Nachrichten können unverschlüsselt auf mehreren Servern gespeichert werden
• Das E-Mail-Konto des Empfängers könnte kompromittiert werden
• E-Mail-Administratoren können auf persönliche Informationen in Nachrichten zugreifen
• Keine Kontrolle über die Weiterleitung oder Dokumentenfreigabe
• Eingeschränkte Möglichkeit, den Dokumentenzugriff zu verfolgen
• Keine Möglichkeit, den Zugriff nach dem Versenden zu widerrufen

Diese Schwachstellen machen Standard-E-Mail-Anhänge für sensible persönliche Informationen unzureichend und erfordern verstärkte Sicherheitsmaßnahmen.

Methode 1: Verwendung von Papermark für den sicheren Austausch persönlicher Informationen per E-Mail

Papermark bietet die umfassendste Lösung für den Versand persönlicher Informationen per E-Mail, indem es Sicherheit auf Unternehmensebene mit Benutzerfreundlichkeit kombiniert.

A. Erstellen Sie sichere, passwortgeschützte Dokumentenlinks

1. Bei Papermark anmelden: Greifen Sie auf Ihr Papermark-Konto zu
2. Ihr Dokument hochladen: Wählen Sie Ihr Dokument mit persönlichen Informationen für die sichere Freigabe aus
3. Sicherheitsfunktionen aktivieren: Fügen Sie Passwortschutz und Zugriffskontrollen hinzu

B. Sicherheitseinstellungen konfigurieren

1. Passwortschutz einrichten: Aktivieren Sie Passwortanforderungen für den Dokumentenzugriff
2. Zugriffskontrollen konfigurieren: Legen Sie Anzeigeberechtigungen und Ablaufdaten fest
3. E-Mail-Verifizierung aktivieren: Fordern Sie eine E-Mail-Verifizierung des Empfängers für zusätzliche Sicherheit an

C. Dokumentenzugriff verfolgen

Überwachen Sie, wer auf Ihre persönlichen Informationen zugreift, über das Papermark-Analysedashboard:

• Zugriffszeitstempel anzeigen
• Engagement der Betrachter und die auf jeder Seite verbrachte Zeit verfolgen
• Download-Aktivitäten überwachen
• Benachrichtigungen bei unbefugtem Zugriff erhalten

D. Per E-Mail teilen

1. Kopieren Sie Ihren sicheren Link: Generieren und kopieren Sie den sicheren Dokumentenlink
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail: Erstellen Sie eine E-Mail an Ihren gewünschten Empfänger
3. Fügen Sie den sicheren Link ein: Fügen Sie den Papermark-Link in Ihre E-Mail ein
4. Senden Sie das Passwort separat: Teilen Sie das Dokumentenpasswort über einen anderen Kommunikationskanal mit

Diese Methode bietet maximale Sicherheit bei gleichzeitiger Beibehaltung der Bequemlichkeit des E-Mail-Versands.

Schützen Sie Ihre persönlichen Daten

Methode 2: E-Mail-Verschlüsselung für persönliche Daten

E-Mail-Verschlüsselung schafft einen sicheren Kanal für die Übertragung persönlicher Daten über Standard-E-Mail-Dienste.

Arten der E-Mail-Verschlüsselung

1. S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)

   • Erfordert digitale Zertifikate
   • In viele E-Mail-Clients integriert
   • Bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

2. PGP (Pretty Good Privacy)

   • Verwendet Public-Key-Kryptographie
   • Hochsicher, aber technisch anspruchsvoller
   • Erfordert Einrichtung durch Sender und Empfänger

3. TLS (Transport Layer Security)

   • Sichert die Verbindung zwischen E-Mail-Servern
   • Automatisch in vielen E-Mail-Diensten
   • Schützt nur während der Übertragung

Implementierung der E-Mail-Verschlüsselung

1. Prüfen Sie die Optionen Ihres E-Mail-Anbieters

   • Gmail: Aktivieren Sie den vertraulichen Modus
   • Outlook: Verwenden Sie Microsoft 365 Message Encryption
   • Apple Mail: Verwenden Sie S/MIME

2. Für Gmail vertraulichen Modus:

   • Verfassen Sie eine neue E-Mail
   • Klicken Sie auf das Symbol für den vertraulichen Modus (Vorhängeschloss)
   • Legen Sie ein Ablaufdatum und optional einen Passcode fest
   • Senden Sie Ihre E-Mail mit persönlichen Informationen

3. Für Outlook-Verschlüsselung:

   • Verfassen Sie eine neue E-Mail
   • Klicken Sie auf "Optionen" und dann auf "Verschlüsseln"
   • Wählen Sie die Verschlüsselungsstufe
   • Fügen Sie persönliche Informationen ein und senden Sie

Obwohl E-Mail-Verschlüsselung verbesserte Sicherheit bietet, fehlen ihr die Tracking-Funktionen und Zugriffskontrollmöglichkeiten, die über dedizierte Plattformen wie Papermark verfügbar sind.

Methode 3: Einzelne Dokumente mit Passwortschutz versehen

Das Hinzufügen eines Passwortschutzes zu einzelnen Dokumenten mit persönlichen Informationen vor dem Versand per E-Mail fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu:

Für PDF-Dokumente:

1. Öffnen Sie Ihr PDF in Adobe Acrobat oder ähnlicher Software
2. Wählen Sie "Schützen" oder "Verschlüsseln" aus den Sicherheitsoptionen
3. Wählen Sie "Mit Passwort verschlüsseln"
4. Setzen Sie ein starkes Passwort (Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen)
5. Konfigurieren Sie Berechtigungen (Drucken, Bearbeiten, Kopieren)
6. Speichern Sie das verschlüsselte PDF
7. Senden Sie es per E-Mail und teilen Sie das Passwort separat mit

Für Microsoft Office-Dokumente:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint
2. Klicken Sie auf "Datei" > "Informationen" > "Dokument schützen"
3. Wählen Sie "Mit Passwort verschlüsseln"
4. Geben Sie ein starkes Passwort ein
5. Speichern Sie das Dokument
6. Hängen Sie es an eine E-Mail an und senden Sie das Passwort über einen anderen Kanal

Der Passwortschutz bietet grundlegende Sicherheit, verfügt jedoch nicht über die Tracking- und Zugriffswiederrufungsfunktionen robusterer Lösungen.

Methode 4: Sichere Dateiübertragungsdienste

Spezialisierte Dateiübertragungsdienste bieten verbesserte Sicherheit für den Versand persönlicher Informationen:

1. Wählen Sie einen sicheren Dienst: Entscheiden Sie sich für einen Dienst mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
2. Dokumente hochladen: Fügen Sie Ihre Dateien mit persönlichen Informationen zum Dienst hinzu
3. Sicherheitsoptionen konfigurieren: Legen Sie Passwörter, Ablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen fest
4. Share-Link generieren: Erstellen Sie einen sicheren Link zu Ihren Dokumenten
5. Per E-Mail senden: Fügen Sie den sicheren Link in Ihre E-Mail ein
6. Zugangsinformationen teilen: Stellen Sie Passwörter oder Zugangscodes separat bereit

Diese Dienste können für gelegentliche Nutzung gut funktionieren, verfügen jedoch typischerweise nicht über das umfassende Tracking und die professionelle Präsentation dedizierter Dokumentensicherheitsplattformen.

Methode 5: Sichere Cloud-Speicherung mit E-Mail-Integration

Cloud-Speicherdienste können einen Mittelweg für die Weitergabe persönlicher Informationen bieten:

1. In sicheren Cloud-Speicher hochladen: Dokumente zu Google Drive, OneDrive usw. hinzufügen
2. Freigabeeinstellungen konfigurieren: Berechtigungen auf "Bestimmte Personen" setzen
3. Verfügbare Sicherheitsfunktionen aktivieren: Passwörter hinzufügen, falls verfügbar
4. Freigabelink generieren: Einen sicheren Zugriffslink erstellen
5. Per E-Mail senden: Den Link in Ihre E-Mail einfügen

Diese Methode funktioniert gut für die Zusammenarbeit, bietet jedoch im Vergleich zu speziellen Lösungen eingeschränkte Sicherheitsfunktionen.

Vergleich der Sicherheitsfunktionen für den E-Mail-Austausch persönlicher Informationen

Sicherheitsfunktion	Standard-E-Mail	Passwortgeschützte Dateien	E-Mail-Verschlüsselung	Cloud-Speicher	Papermark
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	❌	⚠️ Teilweise	✅	⚠️ Unterschiedlich	✅
Passwortschutz	❌	✅	⚠️ Begrenzt	⚠️ Begrenzt	✅
Zugriffsverfolgung	❌	❌	❌	⚠️ Begrenzt	✅
Zugriffswiderruf	❌	❌	⚠️ Begrenzt	⚠️ Begrenzt	✅
Ablaufdaten	❌	❌	⚠️ Einige Dienste	⚠️ Begrenzt	✅
Weiterleitungsverhinderung	❌	❌	⚠️ Begrenzt	❌	✅
E-Mail-Verifizierung	❌	❌	❌	❌	✅
Datenschutzverletzungsalarme	❌	❌	❌	⚠️ Begrenzt	✅

Best Practices für den Versand persönlicher Informationen per E-Mail

1. Verwenden Sie starke Passwörter: Erstellen Sie komplexe, einzigartige Passwörter zum Schutz von Dokumenten
2. Teilen Sie Passwörter separat: Senden Sie Passwörter niemals in derselben E-Mail wie persönliche Informationen
3. Implementieren Sie Ablaufdaten: Setzen Sie zeitliche Begrenzungen für den Dokumentenzugriff
4. Überprüfen Sie Empfängeradressen: Kontrollieren Sie E-Mail-Adressen doppelt, bevor Sie persönliche Informationen versenden
5. Nutzen Sie professionelle E-Mail-Konten: Vermeiden Sie kostenlose, verbraucherorientierte E-Mail-Dienste für hochsensible persönliche Daten
6. Überwachen Sie Zugriffsprotokolle: Verfolgen Sie, wer Ihre Dokumente eingesehen hat, wenn möglich
7. Begrenzen Sie sensible Inhalte: Fügen Sie nur notwendige persönliche Informationen hinzu
8. Sichern Sie Ihre Geräte: Verwenden Sie Antivirenprogramme und halten Sie Systeme aktuell
9. Beachten Sie Vorschriften: Befolgen Sie Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA usw.)
10. Haben Sie einen Reaktionsplan: Wissen Sie, was zu tun ist, wenn persönliche Informationen kompromittiert werden

Methode für mehrere Dokumente: Papermarks sichere Datenräume für persönliche Informationen

Für Personen, die regelmäßig mehrere persönliche Dokumente teilen, bieten Papermarks Datenräume eine umfassende Lösung, die Datenschutz mit organisiertem Dokumentenmanagement kombiniert.

Zu den Funktionen gehören:

• Sofortiger Widerruf des Zugriffs
• Aktivitätsprotokolle
• Datenschutz-Compliance
• Professionelle Präsentation
• Versionskontrolle

Die Datenräume von Papermark stellen sicher, dass Ihre persönlichen Informationen geschützt bleiben und bieten gleichzeitig eine organisierte, professionelle Möglichkeit zum Teilen.

Mehr über Papermarks Datenraum erfahren

Fazit

Das Versenden persönlicher Informationen per E-Mail erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung von Sicherheitsmaßnahmen. Während traditionelle Methoden wie Passwortschutz und E-Mail-Verschlüsselung grundlegende Sicherheit bieten, fehlt ihnen der umfassende Schutz, die Nachverfolgungsmöglichkeiten und die Zugriffskontrolle, die von speziellen Plattformen wie Papermark angeboten werden.

Durch die Implementierung der in diesem Leitfaden beschriebenen Methoden und die Befolgung bewährter Praktiken für die Sicherheit persönlicher Daten können Sie sicherstellen, dass Ihre sensiblen Informationen während des gesamten Freigabeprozesses geschützt bleiben, während die Bequemlichkeit der E-Mail-Zustellung erhalten bleibt.

Für Personen, die regelmäßig mit sensiblen persönlichen Informationen umgehen, bietet die Investition in eine sichere Plattform zum Teilen von Dokumenten die ideale Balance zwischen Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kontrolle.

Häufig gestellte Fragen zum Versenden persönlicher Informationen per E-Mail