Wie man dokumente sicher online teilt: eine DSGVO-compliance-checkliste
Das Teilen von Dokumenten online ist Routine, aber wenn diese Dokumente personenbezogene Daten enthalten, erfordert die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine sorgfältige Handhabung. Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen führen und das Vertrauen der Kunden schädigen.
Diese Checkliste bietet praktische Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Dokumentenfreigabepraktiken DSGVO-konform sind und sowohl Ihr Unternehmen als auch die Personen, deren Daten Sie verarbeiten, schützen. (Grundlagen der DSGVO verstehen)
Vor dem Teilen: Vorbereitung ist entscheidend
Maßnahmen zu ergreifen, bevor Sie auf "Senden" klicken, ist entscheidend, um Risiken zu minimieren.
☐ Datenminimierung überprüfen:
- Maßnahme: Nur persönliche Daten einbeziehen, die für den Zweck des Dokuments unbedingt erforderlich sind. Entfernen oder anonymisieren Sie alle überflüssigen Informationen.
- Warum: Der Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO erfordert, dass nur wesentliche Daten erfasst und verarbeitet werden.
☐ Rechtsgrundlage identifizieren:
- Maßnahme: Bestimmen Sie Ihren rechtlichen Grund für die Verarbeitung und Weitergabe der Daten (z.B. Vertragsnecessität, berechtigtes Interesse, Einwilligung). Seien Sie bereit, dies zu begründen.
- Warum: Die Weitergabe personenbezogener Daten erfordert gemäß DSGVO eine gültige Rechtsgrundlage.
☐ Sichere Plattform wählen:
- Maßnahme: Wählen Sie eine Sharing-Plattform, die mit Sicherheit und Compliance im Blick entwickelt wurde. Achten Sie auf:
- Starke Verschlüsselung (während der Übertragung und im Ruhezustand).
- Robuste Zugriffskontrollen.
- Klare Richtlinien zur Datenverarbeitung und DSGVO-Konformität.
- Eine leicht verfügbare Vereinbarung zur Datenverarbeitung (DPA).
- Warum: Die DSGVO schreibt angemessene technische Maßnahmen (Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit) zum Schutz von Daten vor. Die von Ihnen verwendete Plattform ist ein wesentlicher Teil davon. (Vermeidung häufiger DSGVO-Fehler beim Teilen)
☐ Zusätzliche Schutzmaßnahmen in Betracht ziehen (falls erforderlich):
- Maßnahme: Bewerten Sie bei hochsensiblen Daten, ob Maßnahmen wie das Erfordernis einer NDA vor der Einsichtnahme notwendig sind.
- Warum: Passen Sie Sicherheitsmaßnahmen an die Sensibilität der betroffenen Daten an.
Während des Teilens: Kontrollen anwenden
Implementieren Sie beim aktiven Teilen des Dokuments spezifische Kontrollen.
☐ Sichere Sharing-Mechanismen verwenden:
- Maßnahme: Vermeiden Sie es, sensible Dokumente direkt als E-Mail-Anhänge zu versenden. Nutzen Sie die Sharing-Links Ihrer gewählten sicheren Plattform.
- Warum: Direkte Anhänge bieten nach dem Versand keine Kontrolle und Nachverfolgung. Sichere Links bieten besseren Schutz.
☐ Starke Zugriffskontrollen implementieren:
- Aktion: Link-Einstellungen sorgfältig konfigurieren:
- Passwortschutz für sensible Dateien verwenden.
- Spezifische Berechtigungen festlegen (z.B. nur Ansicht, Download verhindern).
- Zugriff nur für vorgesehene Empfänger gewähren.
- Warum: Beschränkt den Zugriff auf autorisierte Personen und wahrt die Vertraulichkeit.
☐ Zugriffsbefristung festlegen:
- Aktion: Plattformfunktionen nutzen, um ein automatisches Ablaufdatum für den geteilten Link festzulegen oder eine Überprüfung zu planen.
- Warum: Setzt das DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung durch – gewähre keinen Zugriff länger als notwendig.
☐ Den Empfänger informieren:
- Aktion: Den Zweck des Dokuments klar kommunizieren und kurz erwähnen, wie ihre Daten sicher behandelt werden (z.B. "Über unser sicheres Portal geteilt").
- Warum: Die DSGVO betont Transparenz bei der Datenverarbeitung.
Nach dem Teilen: laufende Verwaltung
Die Compliance endet nicht, sobald das Dokument geteilt wurde.
☐ Zugriff überwachen:
- Aktion: Wenn deine Plattform Analysen oder Protokolle bereitstellt, überprüfe, wer wann auf das Dokument zugegriffen hat.
- Warum: Unterstützt die Verantwortlichkeit und hilft, potenziell unbefugten Zugriff zu erkennen.
☐ Zugriffs-Lebenszyklus verwalten:
- Aktion: Aktive Sharing-Links regelmäßig überprüfen. Zugriff umgehend widerrufen, wenn er nicht mehr benötigt wird (z.B. Projektabschluss, Vertragsbeendigung). Plattformfunktionen zum Widerrufen des Zugriffs nutzen oder sich auf voreingestellte Ablaufdaten verlassen.
- Warum: Entscheidend für Speicherbegrenzung und Minimierung langfristiger Risikoexposition.
☐ Anfragen betroffener Personen bearbeiten:
- Aktion: Sei vorbereitet, wenn Empfänger ihre DSGVO-Rechte ausüben (z.B. Anfrage auf Zugriff oder Löschung ihrer in geteilten Dokumenten enthaltenen Daten). Wisse, wo geteilte Dokumente gespeichert sind.
- Warum: Erleichtert die Einhaltung individueller Rechte gemäß DSGVO.
☐ Sichere Löschung/Anonymisierung:
- Maßnahme: Sobald das Dokument (und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten) für seinen Zweck nicht mehr erforderlich ist und alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, stellen Sie sicher, dass es sicher von Ihren Systemen und der Sharing-Plattform gelöscht oder anonymisiert wird.
- Warum: Erfüllt den Grundsatz der Speicherbegrenzung.
Fazit: Compliance in Vertrauen umwandeln
Die Befolgung dieser Checkliste hilft dabei, DSGVO-Grundsätze in Ihre alltäglichen Dokumentenfreigabe-Workflows zu integrieren. Es geht nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden, sondern auch darum, Respekt für personenbezogene Daten zu demonstrieren und Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufzubauen.
Die Verwendung der richtigen Tools vereinfacht diesen Prozess erheblich. Funktionen wie granulare Zugriffskontrollen, Link-Ablauf, Passwortschutz und Prüfprotokolle sind wesentliche Bestandteile einer DSGVO-konformen Sharing-Strategie. Für ein tieferes Verständnis darüber, welche Informationen in Ihren Dokumenten von der DSGVO abgedeckt werden, lesen Sie unseren Leitfaden zur Identifizierung personenbezogener Daten in Geschäftsdokumenten.
Bereit, die sichere, DSGVO-konforme Dokumentenfreigabe zu optimieren?
Papermark bietet die Funktionen, die Sie benötigen, um viele Punkte auf dieser Liste abzuhaken und Ihnen zu helfen, Dokumente selbstbewusst zu teilen und dabei die Datenprivatsphäre zu respektieren.