Las salas de datos virtuales (VDR) se han vuelto esenciales para empresas que manejan información sensible durante fusiones, adquisiciones, recaudación de fondos y otras transacciones críticas.
En esta guía, te explicaremos cómo configurar una sala de datos usando SharePoint, y luego te mostraremos por qué la solución VDR dedicada de Papermark podría ser una mejor alternativa para tus necesidades.
Comparación de soluciones de salas de datos
Característica
SharePoint
Papermark
Tiempo de configuración
1–2 días (configuración de TI)
<30 minutos (sin código)
Nivel de seguridad
Línea base de Microsoft 365 (TLS, MFA)
Encriptación de nivel empresarial, SOC2 en proceso y compatible con GDPR
Autoalojamiento
No
Autoalojamiento y alojamiento en tu propia región
Gestión de usuarios
Requiere grupos de Azure AD
Basado en roles simple + sincronización SSO/SCIM
Seguimiento de actividad
Solo a nivel de archivo
Análisis a nivel de página + alertas en tiempo real
Preguntas y respuestas integradas para compradores/inversores
Búsqueda con IA
Búsqueda por palabras clave
Salas de datos potenciadas por IA y chats con tus documentos
Registro de auditoría
Registros básicos
Exportable, por usuario y por página
Costo
$25/mes (Microsoft 365 Business Standard)
€99/mes (salas y visualizadores ilimitados)
Cómo crear una sala de datos en SharePoint
Paso 1: Configurar el sitio de SharePoint
Acceder al centro de administración de SharePoint
Crear una nueva colección de sitios
Elegir la plantilla "Sitio de equipo"
Configurar los permisos del sitio
Configurar las bibliotecas de documentos
Paso 2: Configurar ajustes de uso compartido externo
Habilitar el uso compartido externo a nivel de organización
Configurar ajustes de uso compartido a nivel de sitio
Configurar la integración de Microsoft Entra B2B
Configurar ajustes de acceso para invitados
Establecer restricciones de uso compartido
Paso 3: Organizar la estructura de documentos
Crear carpetas principales para diferentes tipos de documentos
Configurar columnas de metadatos
Configurar vistas y filtros
Configurar plantillas de documentos
Crear flujos de trabajo personalizados
Paso 4: Gestionar el acceso de usuarios
Crear grupos de seguridad
Asignar permisos
Configurar uso compartido externo
Configurar acceso de invitados
Establecer caducidad de acceso
Nota: El uso compartido externo está activado por defecto en SharePoint. Para información sensible, se recomienda almacenarla en un sitio con el uso compartido externo desactivado. Puedes crear sitios adicionales específicamente para uso compartido externo para gestionar mejor los riesgos de seguridad.
Por qué Papermark es una mejor solución de data room
Aunque SharePoint puede configurarse como una data room básica, Papermark ofrece una solución especializada diseñada específicamente para el uso compartido seguro de documentos y procesos de due diligence. Nuestra plataforma combina seguridad de nivel empresarial con una interfaz intuitiva, convirtiéndola en la opción ideal para empresas que manejan información sensible.
Papermark destaca con su conjunto completo de funciones que atiende las necesidades específicas de las data rooms virtuales:
Marcas de agua dinámicas con información del visualizador, controles de acceso granulares y monitoreo de actividad en tiempo real
Interfaz intuitiva con acceso compatible con dispositivos móviles y gestión simplificada de usuarios
Análisis avanzados que incluyen seguimiento detallado de actividad, análisis de visualizadores e informes exportables
Precios rentables sin necesidad de licencia empresarial y despliegue rápido
Funciones especializadas como secciones de preguntas y respuestas para due diligence, configuración de caducidad de documentos y opciones de personalización de marca
Aunque SharePoint puede configurarse como una sala de datos básica, Papermark ofrece una solución especializada que proporciona mayor seguridad, facilidad de uso y características específicamente diseñadas para salas de datos virtuales. Para empresas que manejan información sensible durante transacciones críticas, la solución VDR dedicada de Papermark proporciona la seguridad, el control y la eficiencia necesarios para procesos de diligencia debida exitosos.