Cómo hacer la transición de SharePoint a Papermark

Cambiar de SharePoint a Papermark puede mejorar significativamente tu experiencia de compartir documentos mientras mantienes la seguridad de nivel profesional. Esta guía te llevará a través del proceso de migración de tu contenido de manera eficiente.

Lo que necesitas saber sobre la migración desde SharePoint

• SharePoint tiene limitaciones y requisitos específicos de descarga
• Diferentes navegadores admiten diferentes funciones
• Se aplican límites de tamaño de archivos y carpetas para las descargas
• La migración puede realizarse por lotes si es necesario
• Papermark ofrece alternativas modernas a las funciones de SharePoint

Paso 1: Exporta tu contenido de SharePoint

1. Para archivos individuales:

   • Selecciona los archivos haciendo clic en la casilla de verificación circular junto a cada elemento
   • Haz clic en "Descargar" en la navegación superior
   • O haz clic derecho y selecciona "Descargar"

2. Para múltiples archivos:

   • Selecciona varios archivos usando las casillas de verificación
   • Mantén presionada la tecla Shift para seleccionar un rango de archivos
   • Usa CTRL + A para seleccionar todos los archivos en una carpeta
   • Haz clic en "Descargar" para obtener un archivo ZIP

Limitaciones importantes a tener en cuenta:

• Límite de tamaño de archivo: 250GB por archivo
• Límite total de archivos: 10,000 archivos
• Límite de tamaño de carpeta: 10,000 archivos
• Archivos comprimidos: 10GB por ZIP, 20GB en total
• Los archivos con etiquetas de sensibilidad o IRM > 4MB necesitan descargas separadas

Paso 2: Prepara tus archivos para Papermark

Antes de subir a Papermark, organiza tus archivos. Papermark admite:

• Documentos PDF (.pdf)
• Archivos de Microsoft Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx)
• Hojas de cálculo (.csv, .ods)
• Imágenes (.png, .jpg, .jpeg)
• Videos (.mp4, .mov, .avi, .webm)
• Archivos CAD (.dwg, .dxf)
• Archivos comprimidos (.zip)
• Y más

Comienza tu migración a Papermark

Paso 3: Sube a Papermark

1. Inicia sesión en tu cuenta de Papermark
2. Navega a "Documentos" en la barra lateral
3. Haz clic en "Añadir documento" en la esquina superior derecha

4. Luego puedes:
   • Subir archivos individuales haciendo clic o arrastrando
   • Crear carpetas para organizar tus documentos
   • Subir múltiples archivos simultáneamente
   • Mantener la estructura de carpetas al arrastrar carpetas

Paso 4: Configura tus salas de datos

1. Crea una nueva sala de datos:
   • Haz clic en "Nueva sala de datos"
   • Nombra tu sala de datos
   • Añade una descripción (opcional)

2. Organiza tus documentos:
   • Crea carpetas que coincidan con tu estructura de SharePoint
   • Sube documentos a carpetas específicas
   • Establece permisos de visualización

Comparación entre SharePoint y Papermark

Ver comparación completa de alternativas a SharePoint

Casos de uso para la migración

• Compartir documentos: Comparte archivos externamente sin permisos complejos
• Equipos de ventas: Realiza seguimiento del engagement en materiales de ventas
• Equipos de marketing: Distribuye y monitorea contenido de marketing
• Portales de clientes: Crea experiencias de compartición de documentos con tu marca
• Colaboración en proyectos: Comparte y realiza seguimiento de documentación de proyectos

Prueba las funciones avanzadas de Papermark

Preguntas frecuentes

Conclusión

La transición de SharePoint a Papermark ofrece una oportunidad para modernizar tu flujo de trabajo de compartición de documentos mientras mantienes la seguridad y el control profesional. Con la interfaz intuitiva y las potentes funciones de Papermark, puedes gestionar tus documentos de manera más eficiente sin la complejidad de SharePoint.