¿Cómo gestionar los permisos de archivos en Papermark?

Interfaz de gestión de permisos

Al compartir el contenido de tu sala de datos, no tienes que dar acceso a todo a todos. Con permisos granulares, puedes desactivar el compartir por defecto y elegir exactamente qué documentos puede acceder cada destinatario. Esto te da un control preciso sobre tu información sensible, asegurando que los visualizadores solo vean lo que es relevante para ellos.

Al desactivar "Compartir toda la sala de datos", comienzas con una pizarra limpia donde ningún archivo se comparte automáticamente. Luego puedes seleccionar cuidadosamente qué documentos incluir y establecer permisos específicos para cada elemento, ya sean informes financieros para inversores o documentación de productos para socios.

Paso 1: Accede a las opciones de compartir

Encuentra tus salas de datos en la navegación de la barra lateral izquierda
Haz clic en la sala de datos específica que quieres compartir
Busca el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de tu pantalla

Interfaz para compartir sala de datos

Paso 2: Configura los ajustes básicos del enlace

Elige tu dominio para compartir (predeterminado: papermark.com)
Selecciona una configuración predefinida de enlace si tienes configuraciones guardadas
Aplica la configuración predefinida para establecer rápidamente permisos estándar

Paso 3: Configura la estrategia de permisos predeterminada

Elige cómo se manejan los permisos para nuevos documentos y carpetas añadidos a tu sala de datos:

Heredar de la carpeta principal: Los nuevos documentos y carpetas heredan automáticamente los permisos de su carpeta principal. Los elementos de nivel raíz obtienen permisos de solo visualización por defecto.
Preguntar cada vez: Muestra un modal de permisos para cada carga de documento para configurar manualmente los permisos.
Oculto por defecto: Los nuevos elementos comienzan sin permisos asignados.

Interfaz de opciones de enlace

Paso 4: Gestionar permisos detallados

Haz clic en el botón "Gestionar permisos" para acceder a los controles avanzados
En el panel de permisos, puedes:
- Establecer permisos de visualización/descarga por carpeta
- Configurar el acceso para archivos individuales
- Controlar el acceso a archivos originales para archivos fuente

Interfaz de selección granular de archivos

Cuando "Compartir sala de datos completa" está desactivado, comenzarás sin archivos seleccionados. Esto te da un control preciso sobre qué documentos compartir:

Seleccionar archivos: Elige qué documentos o carpetas hacer accesibles
Establecer permisos: Para cada elemento seleccionado, configura:
- Acceso de visualización (requerido para cualquier acceso)
- Permiso de descarga
- Acceso al archivo original (para archivos fuente como .pptx, .xlsx)
Herencia: Los elementos secundarios en carpetas heredan permisos según tu estrategia predeterminada

Consejos avanzados

Ajustes preestablecidos de enlaces: Guarda tus configuraciones de permisos más utilizadas como preajustes
Restricciones de dominio: Añade dominios de correo electrónico permitidos a grupos de visualizadores para acceso automático
Seguimiento de acceso: Supervisa quién visualiza y descarga tus documentos a través de análisis
Revocación rápida: Desactiva cualquier permiso instantáneamente si es necesario
Configuración predeterminada: Configura cómo se manejan los permisos para archivos recién añadidos
Grupos de visualizadores: Crea grupos con niveles de acceso específicos para diferentes partes interesadas

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué sucede cuando requiero verificación de correo electrónico?

Los visualizadores deben verificar su dirección de correo electrónico a través de un enlace de confirmación antes de acceder a los documentos.

P: ¿Puedo cambiar los permisos después de compartir un enlace?

Sí. Puedes modificar cualquier configuración de permisos en cualquier momento, y los cambios surten efecto inmediatamente.

P: ¿Cómo sé quién accedió a mis documentos?

Cuando los requisitos de correo electrónico están habilitados, recibirás notificaciones y podrás ver registros detallados de acceso en Analíticas.

P: ¿Puedo establecer diferentes permisos para diferentes enlaces al mismo data room?

Sí. Cada enlace puede tener su propia configuración única de permisos, lo que te permite controlar el acceso de manera diferente para varios destinatarios.