Grupos y permisos granulares en salas de datos

Los grupos en Papermark proporcionan una forma potente de gestionar el acceso a los documentos de tu sala de datos. Al crear grupos y establecer permisos granulares, puedes controlar exactamente quién ve qué y qué acciones pueden realizar. Esta guía te mostrará cómo gestionar grupos y configurar sus permisos.

Entendiendo los grupos y permisos

Los grupos son la base del control de acceso en las salas de datos de Papermark. Cada grupo puede tener:

• Múltiples miembros con derechos de acceso compartidos
• Permisos específicos para diferentes documentos y carpetas
• Niveles de acceso personalizados para visualizar y descargar contenido
• Restricciones basadas en dominio para mayor seguridad

Creación y gestión de grupos

1. Navega a tu sala de datos

2. Haz clic en el menú "Permisos" junto al nombre de la sala de datos

3. En la interfaz de pestañas, cambia a "Grupos" (desde "Enlaces")

4. Para crear un nuevo grupo:
   • Haz clic en el botón "Crear grupo" a la derecha
   • Introduce un nombre para tu grupo (mínimo 3 caracteres)
   • Haz clic en "Añadir nuevo grupo"

5. Para gestionar un grupo existente, haz clic en él desde la lista de grupos

Configuración de permisos de grupo

1. Selecciona un grupo de tu lista de grupos
2. Navega a la pestaña "Permisos"

3. Verás una vista jerárquica de las carpetas y archivos de tu sala de datos
4. Para cada carpeta o archivo, puedes establecer:
   • Permiso de visualización: Controla quién puede ver el contenido
   • Permiso de descarga: Controla quién puede descargar el contenido

Opción de compartir rápido

Al configurar los permisos, tienes dos opciones:

1. Compartir sala de datos completa: Usa este interruptor para conceder rápidamente acceso a todo el contenido
2. Permisos personalizados: Configura derechos de acceso específicos para carpetas y archivos individuales

Jerarquía de permisos

Los permisos en Papermark siguen una estructura jerárquica:

Permisos a nivel de carpeta

• Se aplican a todo el contenido dentro de la carpeta
• Se transmiten automáticamente a subcarpetas y archivos
• Proporcionan una gestión eficiente de múltiples documentos
• Pueden ser anulados a nivel de archivo

Permisos a nivel de archivo

• Establecen permisos específicos para archivos individuales
• Anulan los permisos a nivel de carpeta cuando es necesario
• Controlan los derechos de visualización y descarga por separado

Compartir acceso

Para compartir acceso con miembros del grupo:

1. Crea un enlace para compartir:
   • Haz clic en el botón "Compartir" en tu sala de datos
   • Selecciona "Crear enlace de grupo"
   • Elige el grupo con el que quieres compartir
2. Configura los ajustes del enlace:
   • Establece fecha de caducidad (opcional)
   • Añade cualquier restricción de acceso
3. Comparte el enlace generado con los miembros del grupo

Los destinatarios que accedan a la sala de datos a través de un enlace de grupo heredarán automáticamente los permisos de ese grupo.

Mejores prácticas para la gestión de grupos

1. Agrupación lógica: Crea grupos basados en roles o necesidades de acceso
2. Permisos mínimos: Concede solo los niveles de acceso necesarios
3. Revisión regular: Audita periódicamente las membresías y permisos de los grupos
4. Usa carpetas: Estructura tu sala de datos con carpetas para simplificar la gestión de permisos
5. Prueba el acceso: Verifica que los permisos funcionan como se espera antes de compartir con usuarios

Funciones avanzadas

• Permisos masivos: Actualiza múltiples elementos simultáneamente usando permisos de carpeta
• Registros de acceso: Realiza seguimiento de la actividad del grupo y el acceso a documentos
• Herencia de permisos: Comprende cómo fluyen los permisos desde carpetas a archivos

Conclusión

Los grupos y los permisos granulares en Papermark proporcionan una forma flexible y segura de gestionar el acceso a documentos. Al estructurar cuidadosamente tus grupos y permisos, puedes asegurar que la información sensible solo sea accesible para las personas adecuadas mientras mantienes una colaboración eficiente.