Fonctionnalités de sécurité dont votre plateforme de partage de documents a besoin pour l'article 32 du RGPD
Lorsque vous partagez des documents contenant des données personnelles, la conformité au RGPD est non négociable. L'article 32 du règlement exige spécifiquement la mise en œuvre de "mesures techniques et organisationnelles appropriées" pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Mais qu'est-ce que cela signifie concrètement pour les outils de partage de documents que vous utilisez quotidiennement ?
Choisir une plateforme sans les fonctionnalités de sécurité adéquates peut exposer votre entreprise à des risques importants, notamment des violations de données et de lourdes amendes. Cette liste de contrôle couvre les capacités de sécurité essentielles, inspirées par l'article 32, que votre plateforme de partage de documents doit posséder. (Rappel : Qu'est-ce que le RGPD ?)
Contrôle d'accès robuste
Contrôler qui peut accéder aux documents sensibles est fondamental pour la conformité au RGPD. L'article 32 exige des mesures pour garantir la confidentialité des données. Votre plateforme doit offrir un contrôle granulaire des autorisations d'accès.
- Pourquoi c'est crucial : Empêche la consultation, la modification ou la distribution non autorisées de données personnelles.
- Fonctionnalités clés à rechercher :
- Protection par mot de passe : La possibilité d'ajouter un mot de passe unique à chaque lien de document partagé.
- Expiration des liens : Définir des dates d'expiration automatiques ou des limites de consultation pour les liens, respectant ainsi le principe de limitation de la conservation. (En savoir plus sur les principes du RGPD)
- Vérification par e-mail : Exiger que les destinataires vérifient leur adresse e-mail avant d'obtenir l'accès, garantissant que le destinataire prévu est celui qui consulte.
- Révocation : La capacité de révoquer manuellement l'accès à un lien à tout moment.
- Listes d'autorisation/blocage : Spécifier précisément quels domaines ou adresses e-mail peuvent ou ne peuvent pas accéder au document.
- Papermark fournit ces contrôles d'accès essentiels pour sécuriser vos documents partagés.
Normes de chiffrement robustes
L'article 32 mentionne explicitement le chiffrement comme mesure de sécurité potentielle. Les données doivent être protégées à la fois lorsqu'elles sont stockées (au repos) et lorsqu'elles sont transférées (en transit).
- Pourquoi c'est crucial : Rend les données illisibles pour les parties non autorisées, même si elles parviennent à les intercepter ou à accéder à l'emplacement de stockage.
- Fonctionnalités clés à rechercher :
- Chiffrement en transit : Utilisation de protocoles comme TLS/SSL pour sécuriser les données lors de leur transfert entre l'utilisateur, la plateforme et le destinataire.
- Chiffrement au repos : Chiffrement des fichiers de documents lorsqu'ils sont stockés sur les serveurs de la plateforme.
- Des plateformes réputées comme Papermark utilisent un chiffrement aux normes de l'industrie pour protéger vos données.
Options de prévention de téléchargement
Bien que ce ne soit pas toujours obligatoire, empêcher les destinataires de télécharger des documents contenant des données personnelles sensibles peut réduire considérablement les risques et aider à maintenir le contrôle, conformément au principe de minimisation des données et de limitation des finalités.
- Pourquoi c'est crucial : Maintient le document dans l'environnement sécurisé de la plateforme de partage, empêchant que des copies incontrôlées soient sauvegardées sur des appareils potentiellement non sécurisés.
- Fonctionnalités clés à rechercher :
- Désactivation de la fonctionnalité de téléchargement : Une option claire pour désactiver le bouton de téléchargement pour les destinataires.
- Papermark vous permet de désactiver facilement les téléchargements pour les partages sensibles.
Pistes d'audit complètes
La responsabilité est un principe fondamental du RGPD. L'article 32 implique la nécessité d'enregistrer et de surveiller les accès pour démontrer que les mesures de sécurité sont efficaces et pour détecter les violations potentielles.
- Pourquoi c'est crucial : Fournit des preuves de qui a accédé à quelles données et quand, essentiel pour les rapports de conformité et l'investigation des incidents de sécurité.
- Fonctionnalités clés à rechercher :
- Analyses détaillées des consultations : Journaux montrant qui a consulté le document, quand, d'où (adresse IP, si approprié et divulgué), et pendant combien de temps.
- Journaux d'accès : Enregistrements des tentatives d'accès, réussites et échecs.
- Papermark offre des analyses détaillées qui servent de piste d'audit pour les consultations de documents.
Sécurité et conformité des fournisseurs
Votre responsabilité dans le cadre du RGPD s'étend aux outils tiers que vous utilisez (sous-traitants). L'article 32 exige de s'assurer que vos fournisseurs offrent également des garanties suffisantes concernant les mesures de sécurité. (Liste de contrôle pour le partage sécurisé de documents)
- Pourquoi c'est crucial : Si votre plateforme de partage de documents présente une sécurité faible, vos données sont à risque, indépendamment de vos propres politiques internes.
- Ce qu'il faut évaluer :
- Conformité au RGPD : Le fournisseur déclare-t-il explicitement sa propre conformité au RGPD ?
- Accord de traitement des données (DPA) : Un DPA complet détaillant les responsabilités est-il disponible ?
- Certifications de sécurité : Respectent-ils des normes de sécurité reconnues (ex. SOC 2, ISO 27001) ? Bien que non strictement requises par le RGPD, elles indiquent une posture de sécurité mature.
- Sécurité de l'infrastructure : Où et comment les données sont-elles hébergées ? Des fournisseurs cloud sécurisés et réputés sont-ils utilisés ?
Conclusion : Choisissez une sécurité adaptée à vos besoins
Répondre aux exigences de l'article 32 du RGPD ne consiste pas simplement à cocher des cases ; il s'agit de mettre en œuvre des mesures de sécurité véritablement efficaces pour protéger les données personnelles. Les outils génériques de partage de fichiers manquent souvent des contrôles spécifiques nécessaires à la conformité lors du traitement de documents sensibles.
Il est crucial d'évaluer les plateformes potentielles en fonction de ces fonctionnalités de sécurité clés. Choisir une solution conçue avec la sécurité et la conformité à l'esprit, comme Papermark, simplifie le processus et vous aide à instaurer la confiance en démontrant un engagement envers la protection des données.
Prêt à vous assurer que votre partage de documents répond aux normes du RGPD ?
Évaluez vos outils actuels ou explorez une solution spécialement conçue. Papermark offre des fonctionnalités de sécurité robustes conçues pour la conformité au RGPD.