5 erreurs courantes liées au RGPD que les entreprises commettent lors du partage de documents (et comment les corriger)
Le partage de documents professionnels est une nécessité quotidienne, mais le faites-vous d'une manière qui respecte la vie privée et se conforme au RGPD ? Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose des règles strictes concernant le traitement des données personnelles, et les méthodes de partage courantes sont souvent insuffisantes, exposant les entreprises à de lourdes amendes et à des dommages de réputation.
De nombreux documents essentiels – contrats, propositions, factures – contiennent des données personnelles comme des noms, des e-mails, des adresses et des détails financiers. Une mauvaise gestion de ces données peut entraîner de graves conséquences. (Comprendre les fondamentaux du RGPD)
Examinons cinq erreurs courantes liées au RGPD que les entreprises commettent lors du partage de documents et comment les corriger en utilisant des pratiques sécurisées et les bons outils.
Erreur 1 : Envoyer des documents sensibles en pièces jointes par e-mail
Joindre des contrats, des propositions ou des formulaires RH directement aux e-mails est pratique mais extrêmement risqué du point de vue du RGPD. Une fois envoyés, vous en perdez le contrôle. Les e-mails peuvent être facilement transférés, interceptés sur des réseaux non sécurisés ou stockés indéfiniment dans les boîtes de réception des destinataires, violant ainsi les principes du RGPD comme la limitation des finalités et la limitation de la conservation.
- Le risque : Perte de contrôle, accès non autorisé potentiel, violations de données.
- La solution : Arrêtez de joindre directement des documents sensibles. Utilisez plutôt des liens de partage sécurisés provenant de plateformes spécialisées. Ces liens donnent accès au document hébergé en toute sécurité en ligne, plutôt que d'envoyer le fichier lui-même. Recherchez des solutions qui offrent des options de chiffrement de bout en bout et de protection par mot de passe pour ces liens. (10 principes du RGPD pour la gestion des documents)
Erreur 2 : Utiliser des liens de stockage cloud non sécurisés ou basiques
Partager un lien depuis un stockage cloud standard (comme un lien public Google Drive ou Dropbox) peut sembler meilleur que les pièces jointes par e-mail, mais manque souvent des contrôles nécessaires du RGPD. Les liens basiques peuvent ne pas offrir de protection par mot de passe, de dates d'expiration ou de prévention de téléchargement, ne respectant pas le principe d'"Intégrité et confidentialité (Sécurité)".
- Le risque : Accès non contrôlé, impossibilité d'appliquer des limites de stockage, risque de fuites de données.
- La solution : Utilisez des plateformes de partage de documents sécurisées qui fournissent des paramètres de lien robustes. Les fonctionnalités essentielles comprennent :
- Protection par mot de passe : Ajoutez une couche de mot de passe.
- Liens à expiration : Révoquez automatiquement l'accès après une période définie, respectant la limitation de stockage.
- Contrôle de téléchargement : Empêchez les destinataires de télécharger le fichier, le gardant centralisé et contrôlé.
- Ces fonctionnalités vous donnent un contrôle granulaire sur qui accède au document et pendant combien de temps.
Erreur 3 : Absence de contrôle d'accès et de surveillance
Partager un lien de document sans savoir ou contrôler qui peut l'ouvrir constitue une lacune importante en matière de RGPD. De même, ne pas savoir si ou quand quelqu'un a accédé à un document contenant des données personnelles ne respecte pas le principe de responsabilité.
- Le risque : Accès non autorisé, incapacité à démontrer la conformité, manque de responsabilité.
- La solution : Mettre en place des contrôles d'accès et utiliser des analyses de consultation. Choisissez des plateformes qui vous permettent de :
- Exiger une vérification par e-mail : Assurez-vous que seules des personnes spécifiques peuvent accéder au lien après avoir vérifié leur e-mail.
- Utiliser des listes d'autorisation/blocage : Spécifiez exactement quelles adresses e-mail peuvent ou ne peuvent pas consulter le document.
- Surveiller l'activité des lecteurs : Utilisez des analyses intégrées pour suivre qui a consulté le document, quand et pendant combien de temps. Cela fournit une piste d'audit essentielle pour la conformité.
Erreur 4 : Conserver les documents accessibles indéfiniment
Le principe de "limitation de la conservation" du RGPD signifie que vous ne devriez pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Laisser les liens de documents actifs indéfiniment, en particulier pour les contrats terminés ou les anciennes propositions, crée un risque inutile.
- Le risque : Violation du principe de limitation de la conservation, augmentation de l'exposition aux risques au fil du temps.
- La solution : Gérer de manière proactive la durée de vie des liens. Utilisez des outils qui vous permettent de :
- Définir des dates d'expiration automatiques : Configurez les liens pour qu'ils se désactivent automatiquement après une date spécifique (par exemple, fin de projet, résiliation de contrat plus période de conservation légale).
- Révoquer manuellement l'accès : Désactivez facilement les liens lorsque l'accès n'est plus nécessaire.
- Examinez régulièrement les liens actifs et révoquez l'accès aux documents liés à des affaires conclues. (Liste de contrôle pour le partage sécurisé de documents)
Erreur 5 : Manque de transparence concernant le suivi (le cas échéant)
Bien que le suivi de l'engagement des lecteurs soit utile, le faire sans transparence peut entrer en conflit avec le principe de "Licéité, Loyauté et Transparence" du RGPD, surtout si le suivi est très détaillé ou utilisé pour le profilage sans divulgation claire ou consentement.
- Le risque : Traitement de données non transparent, violation potentielle des attentes de confidentialité des utilisateurs.
- La solution : Être transparent et utiliser le suivi de manière responsable.
- Informer les destinataires : Si vous utilisez des analyses détaillées, envisagez d'informer les destinataires (par exemple, dans votre politique de confidentialité ou vos conditions) que l'accès aux documents est suivi à des fins d'engagement ou de sécurité.
- Utiliser des plateformes conformes : Choisissez des plateformes conçues en tenant compte de la confidentialité. Les fournisseurs réputés seront eux-mêmes conformes au RGPD et fourniront des informations claires sur le fonctionnement de leurs analyses.
- Concentrez le suivi sur des intérêts légitimes comme la confirmation de réception ou la garantie de sécurité, plutôt que sur une surveillance intrusive.
Conclusion : Le partage sécurisé instaure la confiance
Éviter ces erreurs courantes liées au RGPD n'est pas seulement une question de conformité ; c'est aussi une façon de démontrer le respect de la vie privée et de bâtir la confiance avec les clients, les partenaires et les employés. En abandonnant les méthodes non sécurisées comme les pièces jointes aux e-mails et en adoptant des plateformes de partage sécurisées avec des contrôles robustes, vous protégez les données sensibles et renforcez la réputation de votre entreprise.
Prêt à arrêter de commettre ces erreurs liées au RGPD ?
Papermark est conçu pour aider les entreprises à partager des documents de manière sécurisée et conforme. Avec des fonctionnalités comme les liens protégés par mot de passe, les dates d'expiration, le contrôle des téléchargements, la vérification par e-mail et les journaux d'audit détaillés, vous pouvez éviter les pièges courants et gérer les données personnelles de manière responsable.