10 principes du RGPD que toute entreprise manipulant des documents devrait connaître
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) établit une norme élevée pour la confidentialité des données, particulièrement cruciale lors de la manipulation de documents d'entreprise souvent chargés d'informations personnelles. Comprendre ses principes fondamentaux ne concerne pas uniquement la conformité ; il s'agit de bâtir la confiance et de démontrer le respect de la vie privée des individus. (En savoir plus sur le RGPD)
Examinons les principes clés du RGPD et voyons comment ils s'appliquent directement à vos flux de travail documentaires.
Principe 1 : Licéité, loyauté et transparence
Ce que cela signifie : Vous devez traiter les données personnelles de manière légale, loyale et transparente. Les individus doivent comprendre comment leurs données sont utilisées.
En pratique avec les documents :
- Lors de l'envoi d'un contrat ou d'une proposition contenant des détails personnels (noms, adresses, coordonnées), indiquez clairement comment ces informations seront utilisées et stockées.
- Assurez-vous d'avoir une base juridique valide pour traiter les données contenues dans le document (par exemple, consentement, nécessité contractuelle).
- Évitez les clauses cachées ou le jargon concernant l'utilisation des données dans les accords.
Principe 2 : Limitation des finalités
Ce que cela signifie : Collectez les données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes communiquées à la personne concernée. Ne les utilisez pas ultérieurement à des fins sans rapport sans consentement supplémentaire.
En pratique avec les documents :
- Si vous collectez les coordonnées d'un client via un formulaire d'intégration pour la prestation de services, vous ne pouvez pas automatiquement les ajouter à votre liste de diffusion marketing en utilisant ces mêmes données sans consentement explicite.
- Les données d'un contrat de travail ne doivent être utilisées que pour des finalités liées aux RH et à l'emploi, et non vendues ou partagées à l'externe sans raison claire et légale.
Principe 3 : Minimisation des données
Ce que cela signifie : Collecter et traiter uniquement les données personnelles strictement nécessaires à la finalité spécifiée.
En pratique avec les documents :
- Révisez vos modèles de documents. Votre formulaire d'accueil client a-t-il vraiment besoin de connaître leur situation matrimoniale ou leur date de naissance si cela n'est pas pertinent pour le service fourni ?
- Évitez de collecter des détails personnels excessifs dans les formulaires de feedback ou les enquêtes intégrés ou liés à partir des documents.
Principe 4 : Exactitude
Ce que cela signifie : Les données personnelles doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Prenez des mesures raisonnables pour garantir que les données inexactes sont corrigées ou supprimées.
En pratique avec les documents :
- Mettez en place un processus permettant aux clients ou aux employés de mettre à jour leurs coordonnées contenues dans les contrats en cours ou les dossiers du personnel.
- Si un document s'appuie sur des détails personnels spécifiques (comme une adresse de livraison dans un contrat de vente), vérifiez son exactitude au moment de la création ou de la confirmation.
Principe 5 : Limitation de la conservation
Ce que cela signifie : Conserver les données personnelles sous une forme permettant l'identification uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été traitées.
En pratique avec les documents :
- Définissez des politiques de conservation claires pour différents types de documents (par exemple, contrats, factures, propositions).
- Une fois qu'un contrat est résilié et que toute période de conservation légale est écoulée, supprimez ou anonymisez de manière sécurisée le document contenant des données personnelles.
- L'utilisation de solutions de partage sécurisées avec des liens à expiration peut aider à appliquer la limitation de stockage pour les copies partagées.
Principe 6 : Intégrité et confidentialité (sécurité)
Ce que cela signifie : Traiter les données personnelles d'une manière qui garantit une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels.
En pratique avec les documents :
- Évitez absolument d'envoyer des documents sensibles contenant des données personnelles en pièces jointes non sécurisées. Les emails manquent de sécurité et de contrôle robustes. (Découvrez comment envoyer des documents par email en toute sécurité)
- Utilisez des plateformes sécurisées de gestion et de partage de documents offrant un chiffrement de bout en bout, une protection par mot de passe et des contrôles d'accès.
- Limitez l'accès interne aux documents contenant des données personnelles sensibles (comme les dossiers RH ou les détails financiers des clients) selon le principe du besoin d'en connaître. (Explorez les fonctionnalités de sécurité de Papermark)
Principe 7 : Responsabilité
Ce que cela signifie : Le responsable du traitement (votre entreprise) est tenu de démontrer sa conformité avec tous les principes du RGPD.
En pratique avec les documents :
- Conservez des registres de vos activités de traitement des données liées aux documents (par ex., calendriers de conservation des données, registres de consentement).
- Utilisez des outils qui fournissent des pistes d'audit ou des analyses de consultation pour suivre qui a accédé aux documents sensibles et quand. Cela aide à démontrer une gestion responsable.
- Assurez-vous d'avoir des accords de traitement des données (DPA) en place avec tous les fournisseurs tiers (comme le stockage cloud ou les plateformes de partage de documents) qui traitent des données personnelles en votre nom. Les fournisseurs réputés fourniront volontiers leur DPA. (Consultez la Politique de confidentialité et la Page de sécurité de Papermark)
Mise en œuvre des principes du RGPD pour les documents
L'adhésion à ces principes nécessite un effort conscient et les bons outils. Se concentrer sur la manipulation sécurisée (Principe 6) est primordial.
- Partage sécurisé : Utilisez des plateformes conçues pour le transfert sécurisé de documents plutôt que l'email standard.
- Contrôle d'accès : Gérez soigneusement les permissions. Qui peut consulter, télécharger ou modifier les documents contenant des données personnelles ? Révisez régulièrement ces permissions. Des fonctionnalités comme la révocation d'accès sont essentielles.
- Formation : Assurez-vous que le personnel comprend ces principes et comment ils s'appliquent aux tâches quotidiennes de gestion des documents.
Conclusion : Bâtir la confiance grâce à une gestion documentaire basée sur des principes
Les principes du RGPD fournissent un cadre solide pour gérer de manière responsable les données personnelles dans vos documents d'entreprise. En intégrant ces principes dans vos processus – particulièrement en ce qui concerne la sécurité, la minimisation et la limitation des finalités – vous ne répondez pas seulement aux exigences réglementaires, mais vous construisez également une confiance essentielle avec vos clients, partenaires et employés.
Prêt à aligner vos flux de documents avec les principes du RGPD ?
Papermark propose des fonctionnalités de partage et d'analyse de documents sécurisées, conçues pour vous aider à gérer les documents de manière responsable, en soutenant des principes tels que l'intégrité et la confidentialité, la limitation de conservation et la responsabilité.