Comment envoyer des informations personnelles par e-mail (GUIDE COMPLET)

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, le partage d'informations personnelles par e-mail est devenu de plus en plus courant. Que vous envoyiez des détails financiers, des documents d'identification ou des informations personnelles de santé, la transmission standard par e-mail ne dispose pas de la sécurité nécessaire pour protéger les données personnelles sensibles. Avec une augmentation de 45 % des cas de vol d'identité au cours de l'année écoulée et un coût moyen de violation de données atteignant désormais 4,45 millions de dollars, il est essentiel de garantir que vos informations personnelles restent sécurisées pendant la transmission.

Ce guide complet fournit des méthodes éprouvées pour envoyer des informations personnelles par e-mail en toute sécurité, protégeant vos données sensibles contre les accès non autorisés tout en maintenant la commodité de la livraison électronique.

Aperçu rapide des méthodes sécurisées

1. Utilisez les liens sécurisés de Papermark : Transformez les documents personnels en liens traçables protégés par mot de passe
2. Mettez en œuvre le chiffrement des e-mails : Utilisez le chiffrement de bout en bout pour les e-mails contenant des informations personnelles
3. Protégez les documents par mot de passe : Sécurisez les fichiers individuels contenant des données personnelles avant de les envoyer
4. Employez des services de transfert de fichiers sécurisés : Utilisez des plateformes spécialisées pour le contenu personnel sensible
5. Configurez les fonctionnalités de sécurité des e-mails : Configurez les paramètres de sécurité disponibles dans votre client de messagerie

Pourquoi l'e-mail standard n'est pas sécurisé pour les informations personnelles

La transmission standard par e-mail présente plusieurs vulnérabilités de sécurité lors de l'envoi d'informations personnelles :

• Les e-mails circulent en texte clair et peuvent être interceptés
• Les messages peuvent être stockés sans chiffrement sur plusieurs serveurs
• Le compte e-mail du destinataire pourrait être compromis
• Les administrateurs de messagerie peuvent accéder aux informations personnelles dans les messages
• Aucun contrôle sur le transfert ou le partage de documents
• Capacité limitée à suivre l'accès aux documents
• Aucun moyen de révoquer l'accès après l'envoi

Ces vulnérabilités rendent les pièces jointes standard inadaptées pour les informations personnelles sensibles, nécessitant des mesures de sécurité renforcées.

Méthode 1 : Utiliser Papermark pour partager des informations personnelles en toute sécurité par e-mail

Papermark offre la solution la plus complète pour envoyer des informations personnelles par e-mail en combinant une sécurité de niveau entreprise avec une facilité d'utilisation.

A. Créer des liens de documents sécurisés et protégés par mot de passe

1. Connectez-vous à Papermark : Accédez à votre compte Papermark
2. Téléchargez votre document : Sélectionnez votre document contenant des informations personnelles pour un partage sécurisé
3. Activez les fonctionnalités de sécurité : Ajoutez une protection par mot de passe et des contrôles d'accès

B. Configurer les paramètres de sécurité

1. Définir la protection par mot de passe : Activez les exigences de mot de passe pour l'accès aux documents
2. Configurer les contrôles d'accès : Définissez les autorisations de visualisation et les dates d'expiration
3. Activer la vérification par e-mail : Exigez une vérification de l'e-mail du destinataire pour une sécurité supplémentaire

C. Suivre l'accès aux documents

Surveillez qui accède à vos informations personnelles grâce au tableau de bord d'analyse de Papermark :

• Consultez les horodatages d'accès
• Suivez l'engagement des lecteurs et le temps passé sur chaque page
• Surveillez l'activité de téléchargement
• Recevez des alertes d'accès non autorisé

D. Partager par e-mail

1. Copiez votre lien sécurisé : Générez et copiez le lien sécurisé du document
2. Rédigez votre e-mail : Créez un e-mail pour votre destinataire
3. Insérez le lien sécurisé : Collez le lien Papermark dans votre e-mail
4. Envoyez le mot de passe séparément : Partagez le mot de passe du document via un autre canal de communication

Cette méthode offre une sécurité maximale tout en maintenant la commodité de la livraison par e-mail.

Sécurisez vos informations personnelles

Méthode 2 : Chiffrement des e-mails pour les informations personnelles

Le chiffrement des e-mails crée un tunnel sécurisé pour la transmission d'informations personnelles via les services de messagerie standard.

Types de chiffrement d'e-mail

1. S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions)

   • Nécessite des certificats numériques
   • Intégré dans de nombreux clients de messagerie
   • Fournit un chiffrement de bout en bout

2. PGP (Pretty Good Privacy)

   • Utilise la cryptographie à clé publique
   • Très sécurisé mais plus technique
   • Nécessite une configuration par l'expéditeur et le destinataire

3. TLS (Transport Layer Security)

   • Sécurise la connexion entre les serveurs de messagerie
   • Automatique dans de nombreux services de messagerie
   • Protège uniquement pendant la transmission

Mise en œuvre du chiffrement d'e-mail

1. Vérifiez les options de votre fournisseur de messagerie

   • Gmail : Activez le mode confidentiel
   • Outlook : Utilisez le chiffrement de messages Microsoft 365
   • Apple Mail : Utilisez S/MIME

2. Pour le mode confidentiel de Gmail :

   • Composez un nouvel e-mail
   • Cliquez sur l'icône du mode confidentiel (cadenas)
   • Définissez une date d'expiration et un code d'accès facultatif
   • Envoyez votre e-mail avec des informations personnelles

3. Pour le chiffrement Outlook :

   • Composez un nouvel e-mail
   • Cliquez sur "Options" puis "Chiffrer"
   • Choisissez le niveau de chiffrement
   • Incluez les informations personnelles et envoyez

Bien que le chiffrement des e-mails offre une sécurité améliorée, il ne dispose pas des capacités de suivi et des contrôles d'accès disponibles via des plateformes dédiées comme Papermark.

Méthode 3 : Protection par mot de passe des documents individuels

L'ajout d'une protection par mot de passe aux documents individuels contenant des informations personnelles avant de les envoyer par e-mail ajoute une couche de sécurité :

Pour les documents PDF :

1. Ouvrez votre PDF dans Adobe Acrobat ou un logiciel similaire
2. Sélectionnez "Protéger" ou "Chiffrer" dans les options de sécurité
3. Choisissez "Chiffrer avec mot de passe"
4. Définissez un mot de passe fort (mélange de lettres, chiffres et caractères spéciaux)
5. Configurez les autorisations (impression, édition, copie)
6. Enregistrez le PDF chiffré
7. Envoyez par e-mail et partagez le mot de passe séparément

Pour les documents Microsoft Office :

1. Ouvrez votre document dans Microsoft Word, Excel ou PowerPoint
2. Cliquez sur "Fichier" > "Informations" > "Protéger le document"
3. Sélectionnez "Chiffrer avec un mot de passe"
4. Entrez un mot de passe fort
5. Enregistrez le document
6. Joignez-le à un e-mail et envoyez le mot de passe par un autre canal

La protection par mot de passe offre une sécurité de base mais ne dispose pas des capacités de suivi et de révocation d'accès des solutions plus robustes.

Méthode 4 : Services de transfert de fichiers sécurisés

Les services spécialisés de transfert de fichiers offrent une sécurité renforcée pour l'envoi d'informations personnelles :

1. Sélectionnez un service sécurisé : Choisissez un service avec chiffrement de bout en bout
2. Téléchargez les documents : Ajoutez vos fichiers contenant des informations personnelles au service
3. Configurez les options de sécurité : Définissez des mots de passe, des dates d'expiration et des limites d'accès
4. Générez un lien de partage : Créez un lien sécurisé vers vos documents
5. Envoyez par e-mail : Incluez le lien sécurisé dans votre e-mail
6. Partagez les informations d'accès : Fournissez les mots de passe ou codes d'accès séparément

Ces services peuvent bien fonctionner pour une utilisation occasionnelle mais manquent généralement de suivi complet et de présentation professionnelle qu'offrent les plateformes dédiées à la sécurité des documents.

Méthode 5 : Stockage cloud sécurisé avec intégration e-mail

Les services de stockage cloud peuvent offrir un compromis pour le partage d'informations personnelles :

1. Téléchargez vers un stockage cloud sécurisé : Ajoutez des documents à Google Drive, OneDrive, etc.
2. Configurez les paramètres de partage : Définissez les autorisations sur "Personnes spécifiques"
3. Activez les fonctionnalités de sécurité disponibles : Ajoutez des mots de passe si disponible
4. Générez un lien de partage : Créez un lien d'accès sécurisé
5. Envoyez par e-mail : Incluez le lien dans votre e-mail

Cette méthode fonctionne bien pour la collaboration mais offre des fonctionnalités de sécurité limitées par rapport aux solutions dédiées.

Comparaison des fonctionnalités de sécurité pour le partage d'informations personnelles par e-mail

Fonctionnalité de sécurité	E-mail standard	Fichiers protégés par mot de passe	Chiffrement d'e-mail	Stockage cloud	Papermark
Chiffrement de bout en bout	❌	⚠️ Partiel	✅	⚠️ Variable	✅
Protection par mot de passe	❌	✅	⚠️ Limité	⚠️ Limité	✅
Suivi des accès	❌	❌	❌	⚠️ Limité	✅
Révocation d'accès	❌	❌	⚠️ Limité	⚠️ Limité	✅
Dates d'expiration	❌	❌	⚠️ Certains services	⚠️ Limité	✅
Prévention du transfert	❌	❌	⚠️ Limité	❌	✅
Vérification d'e-mail	❌	❌	❌	❌	✅
Alertes de violation de données	❌	❌	❌	⚠️ Limité	✅

Meilleures pratiques pour l'envoi d'informations personnelles par e-mail

1. Utilisez des mots de passe forts : créez des mots de passe complexes et uniques pour la protection des documents
2. Partagez les mots de passe séparément : n'envoyez jamais les mots de passe dans le même e-mail que les informations personnelles
3. Implémentez des dates d'expiration : définissez des limites de temps pour l'accès aux documents
4. Vérifiez les adresses des destinataires : vérifiez deux fois les adresses e-mail avant d'envoyer des informations personnelles
5. Utilisez des comptes e-mail professionnels : évitez les services de messagerie gratuits pour les données personnelles très sensibles
6. Surveillez les journaux d'accès : suivez qui a consulté vos documents lorsque c'est possible
7. Limitez le contenu sensible : n'incluez que les informations personnelles nécessaires
8. Sécurisez vos appareils : utilisez un antivirus et maintenez vos systèmes à jour
9. Soyez conscient des réglementations : respectez les réglementations sur la confidentialité (RGPD, CCPA, etc.)
10. Ayez un plan de réponse : sachez quoi faire si des informations personnelles sont compromises

Méthode pour plusieurs documents : les salles de données sécurisées de Papermark pour les informations personnelles

Pour les personnes qui partagent régulièrement plusieurs documents personnels, les salles de données de Papermark offrent une solution complète qui combine protection de la vie privée et gestion organisée des documents.

Les fonctionnalités incluent :

• Révocation instantanée de l'accès
• Journaux d'activité
• Conformité en matière de confidentialité
• Présentation professionnelle
• Contrôle des versions

Les salles de données de Papermark garantissent que vos informations personnelles restent protégées tout en offrant une expérience de partage organisée et professionnelle.

En savoir plus sur la salle de données de Papermark

Conclusion

L'envoi d'informations personnelles par e-mail nécessite une attention particulière aux mesures de sécurité. Bien que les méthodes traditionnelles comme la protection par mot de passe et le chiffrement des e-mails offrent une sécurité de base, elles ne disposent pas de la protection complète, des capacités de suivi et des contrôles d'accès proposés par des plateformes dédiées comme Papermark.

En mettant en œuvre les méthodes décrites dans ce guide et en suivant les meilleures pratiques pour la sécurité des données personnelles, vous pouvez garantir que vos informations sensibles restent protégées tout au long du processus de partage tout en conservant la commodité de la livraison par e-mail.

Pour les personnes qui manipulent régulièrement des informations personnelles sensibles, investir dans une plateforme de partage de documents sécurisée offre l'équilibre idéal entre sécurité, facilité d'utilisation et contrôle.

Questions fréquemment posées sur l'envoi d'informations personnelles par e-mail