Qu'est-ce que le RGPD et pourquoi est-ce important pour vos documents d'entreprise ?
Qu'est-ce que le RGPD ?
Vous avez probablement entendu parler de l'acronyme RGPD, mais que signifie-t-il réellement ? RGPD signifie Règlement général sur la protection des données. C'est une loi complète sur la confidentialité des données promulguée par l'Union européenne (UE) qui est entrée en vigueur en mai 2018.
Même si votre entreprise n'est pas basée dans l'UE, le RGPD vous concerne probablement si vous traitez les données personnelles de personnes résidant dans l'UE ou dans l'Espace économique européen (EEE). Cela inclut les clients, les prospects, les partenaires ou même les visiteurs du site web.
L'objectif principal du RGPD est de donner aux individus plus de contrôle sur leurs données personnelles et d'unifier les réglementations sur la protection des données dans toute l'UE. Considérez-le comme un ensemble de règles conçues pour protéger la vie privée des personnes dans notre monde de plus en plus numérique.
Pourquoi le RGPD est-il important pour vos documents d'entreprise ?
De nombreux documents d'entreprise courants contiennent des données personnelles. Il peut s'agir de noms, d'adresses e-mail, de numéros de téléphone, de détails financiers ou d'autres informations permettant d'identifier une personne. Considérez ces exemples :
- Propositions et devis : Incluent souvent les coordonnées des clients potentiels.
- Contrats et accords : Contiennent des noms, adresses, signatures et parfois des informations personnelles ou financières sensibles des parties concernées.
- Fiches d'information client : Collectent directement des données personnelles pour l'intégration ou la prestation de services.
- Factures : Incluent les noms des clients, les adresses et les détails des transactions.
- Documents RH : Les dossiers des employés regorgent de données personnelles sensibles.
Gérer ces documents sans tenir compte du RGPD peut entraîner des amendes importantes et nuire à votre réputation. Comprendre le RGPD ne consiste pas seulement à éviter les sanctions ; il s'agit de bâtir la confiance avec vos clients et partenaires en démontrant des pratiques responsables de gestion des données.
Principes clés du RGPD et documents d'entreprise
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux. Examinons ceux qui sont particulièrement pertinents pour la gestion des documents d'entreprise :
- Licéité, loyauté et transparence : Vous devez traiter les données personnelles de manière licite et transparente. Lorsque vous partagez un contrat contenant des informations personnelles, assurez-vous que toutes les parties sont conscientes de la façon dont leurs données sont traitées.
- Limitation des finalités : Collectez des données uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Ne réutilisez pas les informations clients d'un contrat pour des actions marketing sans rapport sans consentement.
- Minimisation des données : Ne collectez que les données nécessaires à la finalité spécifiée. Votre fiche d'information client a-t-elle vraiment besoin de leur date de naissance si ce n'est pas pertinent pour le service ?
- Exactitude : Les données personnelles doivent être exactes et tenues à jour.
- Limitation de conservation : Ne conservez pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Une fois qu'un contrat est exécuté et que les périodes légales de conservation expirent, éliminez ou anonymisez les données de manière sécurisée.
- Intégrité et confidentialité (sécurité) : C'est crucial pour les documents. Vous devez mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, la destruction ou les dommages. (Découvrez les fonctionnalités de sécurité de Papermark)
- Responsabilité : Vous devez être en mesure de démontrer la conformité aux principes du RGPD.
Conformité au RGPD en pratique : gérer vos documents en toute sécurité
Se concentrer sur le principe d'"intégrité et confidentialité" est essentiel lors du partage et du stockage des documents d'entreprise.
- Évitez le partage non sécurisé : Envoyer des documents sensibles comme des contrats ou des propositions contenant des données personnelles en pièces jointes directes est risqué. Les emails peuvent être interceptés ou transférés sans contrôle. (Découvrez comment envoyer des documents par email en toute sécurité)
- Adoptez des solutions sécurisées : Recherchez des solutions de partage de documents sécurisées qui offrent des fonctionnalités conçues pour protéger les données. Les capacités clés comprennent :
- Chiffrement de bout en bout : Protège les données en transit et au repos.
- Protection par mot de passe : Ajoute une couche supplémentaire de sécurité aux fichiers sensibles.
- Liens à expiration : Révoque automatiquement l'accès après une période définie, conformément au principe de limitation de stockage.
- Contrôle des téléchargements : Désactiver les téléchargements empêche la propagation de copies non contrôlées de documents.
- Gérez efficacement les accès : Examinez régulièrement qui a accès aux documents partagés. L'utilisation de plateformes qui vous permettent de révoquer facilement l'accès ou de définir des dates d'expiration automatiques aide à respecter les principes de limitation de stockage et réduit les risques.
- Maintenez des pistes d'audit : Savoir qui a accédé à un document, quand et pendant combien de temps est important pour la responsabilisation. Certaines plateformes de partage de documents offrent des analyses de consultation ou des journaux d'audit qui peuvent aider à démontrer une manipulation responsable si nécessaire.
L'importance des accords de traitement des données (DPA)
Lorsque vous utilisez des outils tiers (comme le stockage cloud, CRM ou des plateformes de partage de documents) pour traiter des données personnelles contenues dans vos documents, le RGPD exige que vous ayez un accord de traitement des données (DPA) en place avec ce fournisseur.
Un DPA est un contrat juridiquement contraignant qui décrit les responsabilités du fournisseur concernant les données que vous lui confiez. Assurez-vous que tout fournisseur que vous utilisez est également conforme au RGPD et peut fournir un DPA solide. Les fournisseurs réputés l'auront facilement disponible, souvent dans un centre de confiance dédié ou une section de sécurité sur leur site web. (Voir la Politique de confidentialité de Papermark)
Conclusion : le RGPD comme fondement de la confiance
Le RGPD n'est pas simplement un obstacle réglementaire ; c'est un cadre pour construire des relations plus solides et plus fiables avec vos clients et partenaires. En comprenant ses principes et en les appliquant à la gestion de vos documents professionnels – notamment par des pratiques de partage et de stockage sécurisés – vous protégez vos clients, votre réputation et vos résultats.
Prêt à améliorer la sécurité et la conformité de vos documents ?
La gestion de la conformité au RGPD lors du partage de documents nécessite les bons processus et outils. Papermark vous aide à mettre en œuvre les meilleures pratiques avec des fonctionnalités comme les liens de partage sécurisés, les contrôles d'accès granulaires et les analyses détaillées des consultations.