Comment activer les demandes de fichiers dans votre data room ?

Besoin de collecter des documents de manière sécurisée auprès de parties externes ? Les data rooms de Papermark vous permettent de créer des liens qui autorisent d'autres personnes à téléverser des fichiers directement dans votre data room de façon sécurisée et organisée.

Tous les envois de fichiers sont suivis dans vos analyses, vous donnant un registre clair de qui a soumis quoi et quand.

Les demandes de fichiers peuvent être activées via les paramètres de partage de votre data room. Voici comment trouver et activer cette fonctionnalité.

Configuration étape par étape

1. Accédez à votre data room – Depuis votre tableau de bord :
   • Cliquez sur "Datarooms" dans la barre latérale
   • Sélectionnez la data room que vous souhaitez configurer

2. Accédez aux paramètres de partage – Dans votre data room :

   • Cliquez sur le bouton "Partager"
   • Cela ouvrira le panneau de création de lien

3. Trouvez les paramètres de demande de fichiers – Dans les paramètres de lien :

   • Faites défiler pour trouver "Contrôles avancés"
   • Cliquez pour développer la section

4. Activez les demandes de fichiers – Dans les Contrôles avancés :

   • Trouvez "Activer les demandes de fichiers"
   • Basculez l'interrupteur pour permettre aux visiteurs de téléverser des fichiers
   • Vous verrez le message "Les visiteurs peuvent téléverser des fichiers dans la dataroom"

5. Configurez le dossier de téléversement (Optionnel) :
   • Cherchez "Téléverser dans un dossier spécifique"
   • Soit :
     • Laissez vide pour permettre aux visiteurs de choisir le dossier
     • Sélectionnez un dossier spécifique pour tous les téléversements
   • Utilisez le menu déroulant pour choisir le dossier de destination

6. Définir la sécurité supplémentaire – Envisagez d'activer :

   • Protection par mot de passe
   • Date d'expiration
   • Protection contre les captures d'écran
   • Filigrane
   • Exigence d'un accord de confidentialité

7. Personnaliser l'expérience – Paramètres optionnels :

   • Activer les conversations Q&R pour :
     • Permettre aux visiteurs de poser des questions sur les téléchargements
     • Discuter des exigences directement dans la data room
     • Garder toutes les communications au même endroit
   • Ajouter des champs personnalisés pour recueillir :
     • Informations sur l'entreprise
     • Détails du projet
     • Descriptions des documents
     • Contexte supplémentaire sur les téléchargements
   • Activer la génération de fichier d'index
   • Ajouter des tags pour l'organisation

Gestion des demandes de fichiers

Après avoir activé les demandes de fichiers, vous pouvez :

• Surveiller les téléchargements en temps réel
• Examiner les fichiers avant de les accepter
• Organiser les soumissions dans des dossiers
• Suivre les analyses pour tous les téléchargements

Conseils pour réussir

• Activez la protection par mot de passe pour les téléchargements sensibles
• Définissez une date d'expiration pour les demandes urgentes
• Utilisez des champs personnalisés pour recueillir du contexte supplémentaire
• Activez les Q&R si vous devez communiquer avec les utilisateurs qui téléchargent
• Révisez régulièrement les paramètres de sécurité
• Envisagez d'exiger des accords de confidentialité pour les documents confidentiels

Questions fréquentes

Q : Où apparaissent les fichiers téléchargés ?
Les fichiers apparaissent dans le dossier spécifié ou à la racine de votre data room si aucun dossier n'est sélectionné.

Q : Puis-je contrôler qui peut télécharger des fichiers ?
Oui, en utilisant la protection par mot de passe, la vérification par e-mail et les exigences d'accord de confidentialité.

Q : Puis-je désactiver les demandes de fichiers après les avoir activées ?
Oui, vous pouvez désactiver les demandes de fichiers à tout moment dans les paramètres du lien.

Q : Ai-je besoin de liens séparés pour la visualisation et le téléchargement ?
Non, le même lien peut être utilisé pour la visualisation et le téléchargement si vous activez les demandes de fichiers.

Q : Puis-je communiquer avec les personnes qui téléversent des documents à propos de leurs soumissions ?
Oui, activez les conversations Q&R pour discuter des exigences et fournir des commentaires directement dans la salle de données.

Q : Comment puis-je recueillir des informations supplémentaires avec les téléversements ?
Utilisez les champs personnalisés pour recueillir des informations structurées comme les détails de l'entreprise, les descriptions de documents ou toute autre donnée pertinente avec les téléversements.

Guides associés

• Comment créer une salle de données
• Configuration des permissions de lien
• Gestion de la sécurité de la salle de données

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