Comment activer la génération d'index pour les utilisateurs de votre data room ?

Vous souhaitez aider vos utilisateurs à mieux naviguer dans le contenu de votre data room ? Papermark peut générer automatiquement un fichier d'index qui offre une vue d'ensemble claire de la structure et du contenu de votre data room.

Le fichier d'index aide les utilisateurs à comprendre l'organisation de vos documents et à trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

Vous pouvez activer la génération d'index lors de la création d'un nouveau lien ou de la modification d'un lien existant dans la section Contrôles avancés de votre data room.

Configuration étape par étape

1. Accédez à votre data room – Depuis votre tableau de bord :

   • Cliquez sur "Datarooms" dans la barre latérale
   • Sélectionnez la data room que vous souhaitez configurer

2. Accédez aux paramètres de partage – Dans votre data room :

   • Cliquez sur le bouton "Partager"
   • Cela ouvrira le panneau de création de lien

3. Trouvez les paramètres de génération d'index – Dans les paramètres du lien :

   • Faites défiler pour trouver "Contrôles avancés"
   • Cliquez pour développer la section

4. Activez la génération d'index – Dans Contrôles avancés :

   • Trouvez "Activer la génération de fichier d'index"
   • Activez l'interrupteur
   • L'index sera automatiquement généré pour les utilisateurs

5. Configurez les paramètres d'index (Facultatif) :

   • Choisissez le format du fichier d'index (PDF/Excel)
   • Sélectionnez les informations à inclure :
     • Noms des fichiers
     • Structure des dossiers
     • Dates de dernière modification
     • Tailles des fichiers
     • Descriptions des documents

6. Partagez la data room – Après la configuration :

   • Enregistrez vos paramètres
   • Copiez et partagez le lien de votre data room
   • Les destinataires verront l'option d'index lorsqu'ils accéderont à la room

Numérotation hiérarchique automatique de l'index

En plus du fichier d'index téléchargeable, chaque document et dossier de votre data room se voit automatiquement attribuer un numéro d'index hiérarchique en fonction de sa position. Cela correspond aux conventions utilisées dans les data rooms virtuelles traditionnelles et facilite la référence à des éléments spécifiques.

Fonctionnement de la numérotation :

• Les dossiers de premier niveau sont numérotés 1, 2, 3, et ainsi de suite
• Les documents à l'intérieur d'un dossier utilisent le numéro du dossier suivi d'un numéro d'élément : 1.1, 1.2, 1.3
• Les sous-dossiers imbriqués vont plus loin : 1.1.1, 1.1.2
• Les numéros se mettent à jour automatiquement lorsque vous réorganisez les éléments dans la data room
• Les numéros d'index apparaissent dans le panneau latéral de la visionneuse, la liste des fichiers et le fichier d'index téléchargeable

Cela vous permet de dire simplement « ouvrez le 3.2.1 » dans un e-mail ou lors d'un appel, et votre interlocuteur sait exactement quel document vous visez. C'est la même convention de nommage qu'utilisent les auditeurs, les juristes et les banquiers dans les data rooms physiques.

Pour en savoir plus sur l'organisation et la mise en ordre, consultez comment organiser les documents en dossiers.

Avantages de la génération d'index

• Navigation simplifiée : Les utilisateurs peuvent trouver rapidement des documents spécifiques
• Structure claire : Affiche la hiérarchie complète des dossiers
• Gain de temps : Plus besoin de créer manuellement des listes de documents
• Présentation professionnelle : Vue organisée de votre contenu
• Mises à jour faciles : L'index se met automatiquement à jour lorsque vous ajoutez ou supprimez des fichiers
• Numérotation standard : Les numéros hiérarchiques (1.1, 1.2, 2.1) respectent les conventions VDR traditionnelles

Conseils pour réussir

• Utilisez des noms de dossiers clairs pour une meilleure organisation de l'index
• Ajoutez des descriptions aux documents pour plus de contexte
• Consultez régulièrement l'index généré
• Tenez compte des besoins de vos interlocuteurs lors du choix des informations à inclure
• Adoptez des conventions de nommage cohérentes pour vos fichiers

Questions fréquentes

Guides associés

• Comment créer une data room
• Exemples de structure de data room
• Configurer les permissions des liens

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