Comment organiser les documents dans des dossiers ?

Ajouter un dossier

Gardez vos documents organisés avec le système de dossiers Papermark qui vous permet de catégoriser vos documents, facilitant ainsi leur recherche et leur partage.

Voici comment vous pouvez utiliser les dossiers dans Papermark pour garder vos documents parfaitement organisés.

Création et utilisation des dossiers

Ajouter aux dossiers : Les documents existants peuvent être ajoutés à des dossiers. Cela vous aide à catégoriser les documents par projet, client ou tout autre système qui convient à votre flux de travail.
Nouveaux documents dans les dossiers : Lorsque vous téléchargez de nouveaux documents, vous pouvez les ajouter directement dans les dossiers appropriés, gardant tout organisé dès le départ.

Gestion des documents dans les dossiers

Déplacement des documents : Vous avez la flexibilité de déplacer des documents entre les dossiers. Si la pertinence d'un document change, ou s'il fait partie d'un projet terminé, déplacez-le simplement dans le dossier approprié.
Navigation dans les dossiers : Naviguez à travers vos dossiers pour trouver rapidement des documents spécifiques. C'est particulièrement utile lorsque vous gérez un grand nombre de documents.

Déplacer des dossiers par glisser-déposer

Vous pouvez réorganiser la structure de votre data room sans recréer de dossiers ni perdre les permissions. Faites glisser n'importe quel dossier vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie et déposez-le. Les sous-dossiers se déplacent avec le dossier parent, et tous les documents ainsi que les permissions du dossier déplacé sont conservés.

Comment procéder :

Ouvrez votre data room.
Cliquez et maintenez n'importe quel dossier dans la liste de fichiers ou la barre latérale.
Faites-le glisser vers un nouveau dossier parent ou vers le niveau racine.
Déposez-le. Papermark met à jour la structure instantanément.

Ce qui est conservé lors du déplacement d'un dossier :

Chaque document à l'intérieur, y compris les sous-dossiers imbriqués
Les règles de permissions de fichiers et d'accès aux groupes
Les liens de partage existants pointant vers les documents dans le dossier
La numérotation de l'index se met à jour automatiquement en fonction de la nouvelle position

Avantages de l'utilisation des dossiers

Accessibilité améliorée : Les dossiers permettent à vous et à votre équipe d'accéder rapidement aux bons documents.
Meilleur partage : Partagez une data room entière — c'est le moyen de partager plusieurs fichiers avec Papermark.
Révisions organisées : Suivez les versions des documents en les organisant dans des dossiers, en conservant un historique clair de leur évolution.

Étapes pour organiser les documents dans des dossiers

Choisir un document : Sélectionnez le document que vous souhaitez organiser depuis votre tableau de bord.
Sélectionner l'option Dossier : Recherchez une option pour déplacer ou ajouter le document dans un dossier.
Choisir ou créer un dossier : Sélectionnez un dossier existant ou créez-en un nouveau pour y placer votre document.
Confirmer l'organisation : Confirmez votre choix de déplacer ou d'ajouter le document dans le dossier.
Répéter : Répétez le processus pour les autres documents selon vos besoins.

Vous pouvez également transformer des dossiers en data rooms et créer une structure de dossiers pour data room à l'intérieur.

Suivre les analyses

Il est possible de suivre les analyses pour chaque document ou pour une data room partagée

Analyses et dossiers

Conclusion

Les dossiers dans Papermark sont un moyen efficace de garder vos documents organisés et accessibles. Que vous triiez des documents existants ou en téléchargiez de nouveaux, les dossiers vous aident à catégoriser votre contenu de manière logique, rendant la gestion et le partage simples et efficaces.