Conversations Q&R dans Papermark

Les conversations Q&R dans Papermark vous permettent de faciliter les discussions et les questions sur vos documents partagés avec les lecteurs. Cette fonctionnalité permet une communication en temps réel entre les propriétaires de documents et les lecteurs, facilitant ainsi la réponse aux questions, la clarification des informations et la collecte de retours. Ce guide vous expliquera comment utiliser efficacement les conversations Q&R dans Papermark.

Que sont les conversations Q&R ?

Les conversations Q&R sont une fonctionnalité de Papermark qui permet aux lecteurs de poser des questions sur des documents spécifiques ou sur la dataroom en général. Cela crée un environnement collaboratif où les propriétaires de documents peuvent apporter des clarifications, répondre aux questions et interagir directement avec leur audience au sein de la plateforme Papermark.

Activation des conversations Q&R

Pour les Data Rooms

1. Connectez-vous à votre compte Papermark
2. Accédez à la Data Room pour laquelle vous souhaitez activer les conversations.
3. Cliquez sur l'onglet "Conversations Q&R" pour cette Data Room spécifique.
4. Activez-le et activez-le également sur un lien particulier pour le partage

Pour les documents individuels (à venir)

1. Connectez-vous à votre compte Papermark et allez dans l'onglet document
2. Accédez au document pour lequel vous souhaitez activer les conversations.
3. Cliquez sur "Paramètres du lien" pour le document spécifique.
4. Trouvez la section "Conversations" et activez l'interrupteur pour activer les conversations.

Activer les conversations Q&R

Configuration des conversations sur un lien

Après avoir activé les conversations pour une salle de données ou un document, vous devez les activer pour un lien.

Utilisation des conversations Q&R

Conversation pour les lecteurs de documents

1. Lors de la consultation d'un document ou d'une salle de données avec les conversations activées, les lecteurs peuvent cliquer sur le bouton "Conversations" dans la barre latérale.
2. Cliquez sur "Nouvelle conversation" pour démarrer une nouvelle discussion.
3. Saisissez votre message dans le champ de texte et cliquez sur "Démarrer la conversation" pour commencer.

Réponse instantanée aux conversations (vue administrateur)

1. En tant que propriétaire du document, vous recevrez des notifications lorsque de nouvelles conversations sont lancées ou lorsque les lecteurs répondent aux conversations existantes.
2. Accédez à la section "Conversations" dans le tableau de bord de votre document ou de votre salle de données.
3. Cliquez sur une conversation pour afficher le fil de discussion complet.
4. Tapez votre réponse dans le champ de saisie du message et cliquez sur "Envoyer" pour répondre.

Gestion des conversations

1. Vous pouvez consulter toutes les conversations liées à un document ou à une salle de données spécifique dans le tableau de bord des conversations.
2. Utilisez la fonction de recherche pour trouver des conversations spécifiques par mot-clé.
3. Les conversations sont organisées chronologiquement, les plus récentes apparaissant en haut.
4. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications pour des conversations spécifiques en cliquant sur l'icône de cloche.

Fonctionnalités de conversation

Notifications

Papermark vous permet de gérer les notifications pour les conversations :

1. Basculez l'icône de cloche dans une conversation pour activer ou désactiver les notifications.
2. Lorsqu'elles sont activées, vous recevrez des alertes pour les nouveaux messages dans la conversation.
3. Lorsqu'elles sont désactivées, vous ne recevrez pas de notifications mais pourrez toujours accéder aux messages et y répondre.

Visibilité des conversations

Les conversations peuvent avoir différents modes de visibilité :

1. Privé : Seul un lecteur particulier peut voir la conversation
2. Lien public : Toute personne disposant du lien peut voir la conversation.
3. Document public : Toute personne ayant accès au document peut voir la conversation.
4. Data room publique : Toute personne ayant accès à la data room peut voir la conversation.

Conversations spécifiques aux documents

Vous pouvez démarrer des conversations concernant des pages ou sections spécifiques d'un document :

1. Lors de la consultation d'un document, naviguez vers la page spécifique dont vous souhaitez discuter.
2. Ouvrez la barre latérale des conversations.
3. Commencez une nouvelle conversation, qui sera automatiquement étiquetée avec le numéro de page actuel.
4. Cela permet de maintenir le contexte et facilite la référence à des parties spécifiques du document.

Bonnes pratiques pour l'utilisation des conversations Q&R

• Soyez réactif : Essayez de répondre rapidement aux questions des lecteurs pour maintenir leur engagement.
• Gardez les discussions ciblées : Encouragez les lecteurs à poser des questions spécifiques sur le contenu du document.
• Utilisez des références au document : Lorsque vous répondez aux questions, référencez des pages ou sections spécifiques du document pour plus de clarté.
• Surveillez les conversations : Vérifiez régulièrement les nouvelles conversations pour vous assurer qu'aucune question ne reste sans réponse.
• Définissez les attentes : Informez les lecteurs du délai dans lequel ils peuvent s'attendre à recevoir des réponses à leurs questions.

Conclusion

Les conversations Q&R dans Papermark offrent un moyen puissant d'interagir avec les lecteurs de vos documents, de répondre aux questions et de recueillir des commentaires. En activant et en gérant efficacement les conversations, vous pouvez créer une expérience plus interactive et collaborative pour votre audience.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de partage et de collaboration de documents, consultez nos articles sur l'analytique des documents et les contrôles d'accès. Si vous avez des questions ou besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

En savoir plus sur les conversations Q&R de Papermark