Conversations Q&R dans Papermark

Les conversations Q&R dans Papermark vous permettent de faciliter les discussions et les questions sur vos documents partagés avec les lecteurs. Cette fonctionnalité permet une communication en temps réel entre les propriétaires de documents et les lecteurs, facilitant ainsi la réponse aux questions, la clarification des informations et la collecte de retours. Ce guide vous expliquera comment utiliser efficacement les conversations Q&R dans Papermark.

Que sont les conversations Q&R ?

Les conversations Q&R sont une fonctionnalité de Papermark qui permet aux lecteurs de poser des questions sur des documents spécifiques ou sur la dataroom en général. Cela crée un environnement collaboratif où les propriétaires de documents peuvent apporter des clarifications, répondre aux questions et interagir directement avec leur audience au sein de la plateforme Papermark.

Activation des conversations Q&R

Pour les Data Rooms

1. Connectez-vous à votre compte Papermark
2. Accédez à la Data Room pour laquelle vous souhaitez activer les conversations.
3. Cliquez sur l'onglet "Conversations Q&R" pour cette Data Room spécifique.
4. Activez-le et activez-le également sur un lien particulier pour le partage

Pour les documents individuels (à venir)

1. Connectez-vous à votre compte Papermark et allez dans l'onglet document
2. Accédez au document pour lequel vous souhaitez activer les conversations.
3. Cliquez sur "Paramètres du lien" pour le document spécifique.
4. Trouvez la section "Conversations" et activez l'interrupteur pour activer les conversations.

Activer les conversations Q&R

Configuration des conversations sur un lien

Après avoir activé les conversations pour une salle de données ou un document, vous devez les activer pour un lien.

Utilisation des conversations Q&R

Conversation pour les lecteurs de documents

1. Lors de la consultation d'un document ou d'une salle de données avec les conversations activées, les lecteurs peuvent cliquer sur le bouton "Conversations" dans la barre latérale.
2. Cliquez sur "Nouvelle conversation" pour démarrer une nouvelle discussion.
3. Saisissez votre message dans le champ de texte et cliquez sur "Démarrer la conversation" pour commencer.

Réponse instantanée aux conversations (vue administrateur)

1. En tant que propriétaire du document, vous recevrez des notifications lorsque de nouvelles conversations sont lancées ou lorsque les lecteurs répondent aux conversations existantes.
2. Accédez à la section "Conversations" dans le tableau de bord de votre document ou de votre salle de données.
3. Cliquez sur une conversation pour afficher le fil de discussion complet.
4. Tapez votre réponse dans le champ de saisie du message et cliquez sur "Envoyer" pour répondre.

Gestion des conversations

1. Vous pouvez consulter toutes les conversations liées à un document ou à une salle de données spécifique dans le tableau de bord des conversations.
2. Utilisez la fonction de recherche pour trouver des conversations spécifiques par mot-clé.
3. Les conversations sont organisées chronologiquement, les plus récentes apparaissant en haut.
4. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications pour des conversations spécifiques en cliquant sur l'icône de cloche.

Publier des fils Q&R en tant que FAQ

Pour les présentations aux investisseurs et les data rooms, les mêmes questions ont tendance à revenir sans cesse. Les Q&R publiables transforment vos meilleures réponses en une ressource accessible à tous les visiteurs, vous évitant ainsi de vous répéter.

Lorsque vous répondez à une question, vous pouvez choisir de publier le fil. Une fois publié :

• La question et votre réponse deviennent visibles par chaque visiteur ayant accès au document ou à la data room
• Les nouveaux visiteurs voient les Q&R publiées sous forme de FAQ intégrée dans la barre latérale
• Les questions répétitives diminuent car les visiteurs trouvent la réponse avant de poser la question
• Vous pouvez dépublier un fil à tout moment s'il devient obsolète

Comment publier un fil Q&R

1. Ouvrez la conversation Q&R en tant qu'administrateur de la data room.
2. Vérifiez votre réponse.
3. Cliquez sur Publier dans l'en-tête de la conversation.
4. Le fil est désormais visible par tous les visiteurs du document ou de la data room.

Comment dépublier

Si un fil publié devient obsolète ou sensible :

1. Ouvrez la conversation publiée.
2. Cliquez sur Dépublier dans l'en-tête.
3. Le fil est retiré de la FAQ publique, mais reste accessible aux participants d'origine.

Quand publier ou garder privé

Publier quand	Garder privé quand
La question est générique et susceptible d'être posée à nouveau	La question contient des détails sensibles propres à l'opération
La réponse est définitive et vous êtes sûr de son exactitude	Vous êtes encore en train de négocier la réponse
La publication vous fait gagner du temps sur les réponses répétitives	La question provient d'un seul visiteur spécifique

Cas d'utilisation idéaux : présentations aux investisseurs (« Quel est votre taux de résiliation ? »), FAQ de data room (« Où se trouvent les tableaux de capitalisation ? »), et documentation produit (« Comment fonctionne le SLA ? »).

Fonctionnalités de conversation

Notifications

Papermark vous permet de gérer les notifications pour les conversations :

1. Cliquez sur l'icône de cloche dans une conversation pour activer ou désactiver les notifications.
2. Lorsqu'elles sont activées, vous recevrez des alertes pour les nouveaux messages dans la conversation.
3. Lorsqu'elles sont désactivées, vous ne recevrez pas de notifications, mais vous pourrez toujours accéder aux messages et y répondre.

Visibilité des conversations

Les conversations peuvent avoir différents modes de visibilité :

1. Privée : Seul le destinataire concerné peut voir la conversation
2. Lien public : Toute personne disposant du lien peut voir la conversation.
3. Document public : Toute personne ayant accès au document peut voir la conversation.
4. Data room publique : Toute personne ayant accès à la data room peut voir la conversation.

Conversations spécifiques à un document

Vous pouvez démarrer des conversations sur des pages ou sections spécifiques d'un document :

1. Lors de la consultation d'un document, accédez à la page spécifique que vous souhaitez discuter.
2. Ouvrez le panneau latéral des conversations.
3. Démarrez une nouvelle conversation, qui sera automatiquement associée au numéro de page en cours.
4. Cela permet de maintenir le contexte et facilite la référence à des parties spécifiques du document.

Bonnes pratiques pour utiliser les conversations Q&R

• Soyez réactif : Essayez de répondre rapidement aux questions des destinataires pour maintenir leur engagement.
• Gardez les discussions ciblées : Encouragez les destinataires à poser des questions précises sur le contenu du document.
• Utilisez des références au document : Lorsque vous répondez aux questions, faites référence à des pages ou sections spécifiques du document pour plus de clarté.
• Surveillez les conversations : Vérifiez régulièrement les nouvelles conversations pour vous assurer qu'aucune question ne reste sans réponse.
• Définissez les attentes : Indiquez aux destinataires le délai auquel ils peuvent s'attendre pour recevoir une réponse à leurs questions.

Conclusion

Les conversations Q&R dans Papermark offrent un moyen efficace d'interagir avec les lecteurs de vos documents, de répondre à leurs questions et de recueillir des retours. En activant et en gérant efficacement les conversations, vous pouvez créer une expérience plus interactive et collaborative pour votre audience.

Pour plus d'informations sur le partage de documents et les fonctionnalités de collaboration, consultez nos articles sur l'analyse de documents et les contrôles d'accès. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, veuillez contacter notre équipe d'assistance.

En savoir plus sur les conversations Q&R de Papermark