Wie aktiviert man die Indexgenerierung für Datenraum-Betrachter?

Möchten Sie Ihren Betrachtern helfen, sich besser im Inhalt Ihres Datenraums zurechtzufinden? Papermark kann automatisch eine Indexdatei generieren, die einen klaren Überblick über die Struktur und Inhalte Ihres Datenraums bietet.

Die Indexdatei hilft Betrachtern, Ihre Dokumentenorganisation zu verstehen und schnell zu finden, was sie benötigen.

Sie können die Indexgenerierung beim Erstellen eines neuen Links oder beim Bearbeiten eines bestehenden Links im Bereich "Erweiterte Einstellungen" Ihres Datenraums aktivieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zu Ihrem Datenraum – Von Ihrem Dashboard aus:

   • Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Datarooms"
   • Wählen Sie den Datenraum aus, den Sie konfigurieren möchten

2. Zugriff auf Freigabeeinstellungen – In Ihrem Datenraum:

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen"
   • Dies öffnet das Panel zur Linkerstellung

3. Indexgenerierungseinstellungen finden – In den Link-Einstellungen:

   • Scrollen Sie nach unten, um "Erweiterte Einstellungen" zu finden
   • Klicken Sie, um den Bereich zu erweitern

4. Indexgenerierung aktivieren – In den erweiterten Einstellungen:

   • Suchen Sie "Indexdateigenerierung aktivieren"
   • Schalten Sie den Schalter um, um die Funktion zu aktivieren
   • Der Index wird automatisch für Betrachter generiert

5. Indexeinstellungen konfigurieren (Optional):

   • Wählen Sie das Indexdateiformat (PDF/Excel)
   • Wählen Sie aus, welche Informationen enthalten sein sollen:
     • Dateinamen
     • Ordnerstruktur
     • Datum der letzten Änderung
     • Dateigrößen
     • Dokumentbeschreibungen

6. Datenraum teilen – Nach der Konfiguration:

   • Speichern Sie Ihre Einstellungen
   • Kopieren und teilen Sie Ihren Datenraum-Link
   • Empfänger sehen die Indexoption, wenn sie auf den Raum zugreifen

Vorteile der Indexgenerierung

• Bessere Navigation: Betrachter können schnell bestimmte Dokumente finden
• Klare Struktur: Zeigt die vollständige Ordnerhierarchie
• Zeitersparnis: Keine Notwendigkeit, Dokumentenlisten manuell zu erstellen
• Professionelle Präsentation: Organisierte Ansicht Ihrer Inhalte
• Einfache Aktualisierungen: Index aktualisiert sich automatisch, wenn Sie Dateien hinzufügen oder entfernen

Tipps für den Erfolg

• Verwenden Sie eindeutige Ordnernamen für eine bessere Indexorganisation
• Fügen Sie Dokumentbeschreibungen für mehr Kontext hinzu
• Überprüfen Sie den generierten Index regelmäßig
• Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Betrachter bei der Auswahl der Informationen
• Verwenden Sie einheitliche Dateibenennungskonventionen

Häufige Fragen

F: Wo finden Betrachter die Indexdatei?
Der Index erscheint oben im Datenraum oder kann aus dem Navigationsmenü heruntergeladen werden.

F: Aktualisiert sich der Index automatisch?
Ja, der Index aktualisiert sich in Echtzeit, wenn Sie Änderungen am Datenraum vornehmen.

F: Kann ich das Indexformat anpassen?
Ja, Sie können zwischen PDF- und Excel-Formaten wählen und auswählen, welche Informationen enthalten sein sollen.

F: Werden versteckte Dateien im Index angezeigt?
Nein, der Index zeigt nur Dateien an, die für den Betrachter basierend auf seinen Berechtigungen sichtbar sind.

F: Kann ich benutzerdefinierte Informationen zum Index hinzufügen?
Ja, Sie können Dokumentbeschreibungen und benutzerdefinierte Metadaten hinzufügen, die im Index erscheinen werden.

Verwandte Anleitungen

• Wie man einen Datenraum erstellt
• Verwaltung der Datenraumstruktur
• Einrichtung von Link-Berechtigungen

Benötigen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie support@papermark.com oder nutzen Sie den In-App-Chat.