在共享包含个人数据的文档时，遵守 GDPR 是不可妥协的。该法规的第 32 条明确要求实施“适当的技术和组织措施”，以确保与风险相适应的安全级别。但这在您日常使用的文档共享工具中具体意味着什么？
选择一个没有正确安全功能的平台可能会使您的业务面临重大风险，包括数据泄露和高额罚款。本清单涵盖了受第 32 条启发的文档共享平台必须具备的关键安全功能。(回顾：什么是 GDPR？)
强大的访问控制
控制 谁 可以访问敏感文档是 GDPR 合规的基础。第 32 条要求采取措施确保数据的机密性。您的平台必须提供对访问权限的精细控制。
- 为什么这很重要： 防止未经授权查看、修改或分发个人数据。
- 需要关注的关键功能：
- 密码保护： 能够为每个共享文档链接添加唯一密码。
- 链接过期： 设置自动到期日期或查看限制，遵守存储限制原则。(了解更多 GDPR 原则)
- 电子邮件验证： 要求接收者在访问前验证其电子邮件地址，确保查看者是预期的接收者。
- 撤销权限： 随时手动撤销链接的访问权限。
- 允许/阻止列表： 明确指定哪些电子邮件域或地址可以或不可以访问文档。
- Papermark 提供这些关键的访问控制功能，以保护您的共享文档安全。
强大的加密标准
第 32 条明确提到加密是一种潜在的安全措施。数据必须在存储时（静态）和传输时（动态）都受到保护。
- 重要性： 即使未经授权的人员设法拦截或访问存储位置，加密也能使数据无法被读取。
- 关键功能：
- 传输中的加密： 使用 TLS/SSL 等协议保护数据在用户、平台和接收者之间传输时的安全。
- 静态加密： 在平台服务器上存储文档文件时进行加密。
- 像 Papermark 这样的知名平台采用行业标准加密来保护您的数据。
下载防护选项
虽然并非总是强制要求，但防止接收者下载包含敏感个人数据的文档可以显著降低风险，并有助于保持控制，符合数据最小化和目的限制原则。
- 重要性： 将文档保留在共享平台的安全环境中，防止在可能不安全的设备上保存不受控的副本。
- 关键功能：
- 禁用下载功能： 提供一个明确的选项，关闭接收者的下载按钮。
- Papermark 允许您轻松禁用敏感共享的下载功能。
全面的审计追踪
问责制是 GDPR 的核心原则之一。第 32 条暗示需要记录和监控访问，以证明安全措施的有效性并检测潜在的漏洞。
- 重要性： 提供谁在何时访问了哪些数据的证据，这对于合规报告和调查安全事件至关重要。
- 关键功能：
- 详细的查看者分析： 记录谁查看了文档、何时查看、从哪里查看（IP 地址，如果适用且已披露）以及查看时长。
- 访问日志： 记录访问尝试、成功和失败的情况。
- Papermark 提供详细的分析，作为文档查看的审计追踪。
供应商的安全性和合规性
根据 GDPR 的规定，您的责任也延伸到您使用的第三方工具（处理者）。第 32 条要求确保您的供应商也提供足够的安全措施保障。(安全文档共享清单)
- 为什么这很重要： 如果您的文档共享平台安全性较弱，无论您内部的政策多么完善，您的数据都可能面临风险。
- 需要评估的内容：
- GDPR 合规性： 供应商是否明确声明其符合 GDPR？
- 数据处理协议 (DPA)： 是否提供全面的 DPA，明确责任分工？
- 安全认证： 是否遵循公认的安全标准（如 SOC 2、ISO 27001）？虽然 GDPR 并未严格要求这些认证，但它们表明供应商具有成熟的安全体系。
- 基础设施安全性： 数据存储在哪里以及如何存储？是否使用安全、信誉良好的云服务提供商？
结论：选择专为安全设计的解决方案
满足 GDPR 第 32 条的要求不仅仅是完成任务清单，而是要实施真正有效的安全措施来保护个人数据。通用的文件共享工具通常缺乏处理敏感文档时所需的特定控制措施，难以实现合规性。
根据这些关键安全功能评估潜在平台至关重要。选择像 Papermark 这样专为安全性和合规性设计的解决方案，可以简化流程，并通过展示对数据保护的承诺来建立信任。
准备好确保您的文档共享符合 GDPR 标准了吗？
评估您当前的工具或探索专为此设计的解决方案。Papermark 提供了为 GDPR 合规性设计的强大安全功能。