引言：您工具包中的隐藏数据处理者
您在处理包含个人数据的文档（如合同、提案或客户信息表）时，对 GDPR 非常谨慎。但您是否考虑过用于管理和共享这些文档的工具？许多在线平台，尤其是带有查看者分析功能的文档共享工具，可能正在充当您的“数据处理者”，从而触发特定的 GDPR 义务——即需要签订数据处理协议 (DPA)。
本文将解释什么是 DPA、何时需要 DPA，以及为什么它对处理您敏感的业务文档的工具至关重要。
什么是数据处理协议 (DPA)？
数据处理协议 (DPA) 是 GDPR 要求下的一份具有法律约束力的合同，签订方为 数据控制者（通常是您的企业，决定个人数据为何以及如何被处理）和 数据处理者（代表控制者处理个人数据的第三方供应商）。
DPA 规定了双方在处理个人数据方面的具体权利和责任。它确保处理者按照控制者的指示处理数据，并符合 GDPR 对数据保护和安全的严格要求。可以将其视为供应商在处理您控制的数据时必须遵守的规则手册。(GDPR 基础知识详解)
控制者与处理者：角色解析
- 数据控制者： 当您的企业从客户、员工或合作伙伴处收集个人数据并决定如何使用这些数据时（例如，用于履行合同、提供服务或进行营销），通常您就是数据控制者。
- 数据处理者： 当供应商根据您的指示处理这些个人数据时，他们就成为数据处理者。例如：
- 托管您文件的云存储提供商。
- 发送新闻通讯的电子邮件营销服务。
- 管理客户数据的 CRM 平台。
- 存储、传输或分析包含个人数据的文档的文档共享平台。
何时需要为文档共享工具签订数据处理协议（DPA）？
如果您的文档共享供应商执行的操作构成对您上传或共享的文档中包含的个人数据的“处理”，您可能需要签订数据处理协议（DPA）。这尤其适用于以下功能：
- 存储： 平台存储包含姓名、电子邮件、合同详情等信息的文档。
- 传输： 平台促进这些文档的安全发送。
- 分析： 平台跟踪查看者的活动，例如谁打开了文档、何时打开、持续了多长时间或从哪里打开。这涉及可能与可识别个人相关的数据处理。即使是匿名分析，如果基础数据最初是个人数据，也可能涉及处理。
- 其他处理： 例如电子签名、涉及文档数据的自动化工作流程或同步数据的集成都可能符合条件。
如果您的文档共享工具不仅仅是一个简单的中介（例如，仅提供他们无法访问内容的加密传输），而是存储或分析包含个人信息的文档或相关元数据，那么根据 GDPR，他们很可能是数据处理者，并且需要签订数据处理协议（DPA）。
为什么 DPA 至关重要？
- GDPR 合规性： GDPR 第 28 条明确要求控制者和处理者之间必须签订合同（如 DPA）。没有这样的合同直接违反规定。
- 问责制： DPA 表明您已尽职调查，并为供应商如何处理个人数据制定了明确规则，从而履行您的问责义务。(企业 GDPR 关键原则)
- 安全保障： 一份完善的 DPA 详细说明了处理者必须实施的安全措施，让您确信数据得到了充分保护。
- 责任管理： 它明确了在数据泄露或不合规情况下的责任分配，有助于界定您与供应商之间的责任。
- 信任信号： 选择能够提供全面 DPA 的供应商表明他们对数据保护的承诺，并建立信任。信誉良好的供应商了解其义务，并通常通过其隐私政策或安全页面轻松提供 DPA。
DPA 应涵盖哪些内容？
符合 GDPR 的 DPA 通常包括：
- 处理的主题、持续时间、性质和目的。
- 涉及的个人数据类型和数据主体类别。
- 控制者（您的企业）的义务和权利。
- 处理者的义务，包括：
- 仅根据控制者的书面指示处理数据。
- 确保参与的人员受保密义务约束。
- 实施适当的技术和组织安全措施。
- 未经控制者授权不得聘用子处理者（并确保子处理者符合相同标准）。
- 协助控制者处理数据主体权利请求（访问、删除等）。
- 协助控制者进行数据泄露通知和数据保护影响评估。
- 在服务终止时删除或返还所有个人数据。
- 提供信息以证明合规性（审计、检查）。
选择符合合规要求的文档共享工具
在评估文档共享平台时，应优先考虑以下特点：
- 符合 GDPR 合规性： 平台应明确声明其对 GDPR 的承诺。
- 提供 DPA： 平台必须提供一份现成的、全面的 DPA，符合 GDPR 要求。
- 实施强大的安全措施： 例如加密、强大的访问控制、审计日志等。
- 透明性： 平台应在隐私政策中清楚说明其数据处理方式。
结论：对于数据处理者来说，DPA 是不可或缺的
如果您的文档共享工具存储或分析包含个人数据的文档，尤其是通过查看者分析等功能，那么它们在 GDPR 下被视为数据处理者。这意味着从它们那里获取数据处理协议 (DPA) 不是可选的，而是合规的基本要求。
选择像 Papermark 这样的供应商，他们了解这些义务，并提供清晰的 DPA 和强大的安全功能，这对于保护您的数据、履行您的监管职责以及在数字时代建立信任至关重要。（避免常见的 GDPR 文档共享错误）
确保您的文档共享实践完全合规。
验证您的供应商是否提供符合 GDPR 的 DPA。Papermark 满足这些要求，提供安全的文档共享和必要的法律保障。