共享商业文件是日常必需的操作，但您是否以尊重隐私并符合 GDPR 的方式进行操作？《通用数据保护条例》（GDPR）对处理个人数据有严格规定，而常见的共享方法往往不符合要求，这可能使企业面临巨额罚款和声誉损害的风险。
许多重要文件——合同、提案、发票——都包含个人数据，例如姓名、电子邮件、地址和财务信息。不当处理这些数据可能导致严重后果。（了解 GDPR 基础知识）
让我们来看看企业在共享文件时常犯的五个 GDPR 错误，以及如何通过安全实践和正确工具来解决这些问题。
错误 1：通过电子邮件附件发送敏感文件
直接将合同、提案或人力资源表格作为附件发送电子邮件从便利性角度来看很简单，但从 GDPR 的角度来看却极其危险。一旦发送，您就失去了控制权。电子邮件可能会被轻易转发、在不安全的网络中被拦截，或无限期存储在收件人的收件箱中，这违反了 GDPR 的目的限制和存储限制原则。
- 风险： 缺乏控制、潜在的未经授权访问、数据泄露。
- 解决方法： 停止直接附加敏感文件。相反，使用专业平台提供的安全共享链接。这些链接提供对在线安全托管文件的访问，而不是直接发送文件本身。寻找提供端到端加密和密码保护选项的解决方案。（文件处理的 10 条 GDPR 原则）
错误 2：使用不安全或基础的云存储链接
从标准云存储（如公共 Google Drive 或 Dropbox 链接）共享链接可能看起来比电子邮件附件更好，但通常缺乏必要的 GDPR 控制。基础链接可能不提供密码保护、到期日期或下载限制，无法满足“完整性和保密性（安全性）”原则。
- 风险： 无法控制访问、无法强制存储限制、数据泄露的潜在风险。
- 解决方法： 使用提供强大链接设置的安全文档共享平台。关键功能包括：
- 密码保护： 添加密码层保护。
- 到期链接： 在设定的时间后自动撤销访问权限，符合存储限制要求。
- 下载控制： 防止接收者下载文件，保持文件集中和受控。
- 这些功能让您可以精细控制谁可以访问文档以及访问的时长。
错误 3：缺乏访问控制和监控
共享文档链接时，如果无法知道或控制谁可以打开它，这是一个重大的 GDPR 缺口。同样地，不知道是否或何时有人访问了包含个人数据的文档，也违反了问责原则。
- 风险： 未授权访问、无法证明合规性、缺乏问责性。
- 解决方法： 实施访问控制并利用查看者分析。选择允许您执行以下操作的平台：
- 要求电子邮件验证： 确保只有特定个人在验证其电子邮件后才能访问链接。
- 使用允许/阻止列表： 明确指定哪些电子邮件地址可以或不可以查看文档。
- 监控查看者活动： 使用内置分析功能跟踪谁查看了文档、何时查看以及查看时长。这为合规性提供了必要的审计追踪。
错误 4：让文档无限期可访问
GDPR 的“存储限制”原则意味着您不应保留个人数据超过必要的时间。让文档链接永久有效，尤其是对于已完成的合同或旧提案，会带来不必要的风险。
- 风险： 违反存储限制原则，随着时间推移风险暴露增加。
- 解决方法： 主动管理链接的生命周期。使用以下工具：
- 设置自动过期日期： 配置链接在特定日期后自动失效（例如，项目完成、合同终止加上法律保留期）。
- 手动撤销访问权限： 在不再需要访问时轻松禁用链接。
- 定期审查活跃链接，并撤销与已结束业务相关的文档访问权限。(安全文档共享清单)
错误 5：缺乏关于跟踪的透明度（如适用）
虽然跟踪查看者的参与度很有用，但如果没有透明度，这可能会与 GDPR 的“合法性、公平性和透明性”原则相冲突，尤其是在跟踪非常详细或用于未明确披露或未获得同意的分析时。
- 风险： 数据处理不透明，可能违反用户隐私期望。
- 解决方法： 保持透明并负责任地使用跟踪。
- 告知接收者： 如果使用详细的分析，请考虑告知接收者（例如，在您的隐私声明或条款中）文档访问会被跟踪以用于参与度或安全目的。
- 使用合规平台： 选择以隐私为核心设计的平台。信誉良好的提供商将自身符合 GDPR，并提供关于其分析工作原理的清晰信息。
- 将跟踪重点放在合法利益上，例如确认接收或确保安全，而不是侵入性监控。
结论：安全共享建立信任
避免这些常见的 GDPR 错误不仅仅是为了合规，更是为了体现对隐私的尊重，并与客户、合作伙伴和员工建立信任。通过摒弃像电子邮件附件这样不安全的方式，转而采用具有强大控制功能的安全共享平台，您可以保护敏感数据并提升企业声誉。
准备好停止犯这些 GDPR 错误了吗？
Papermark 专为帮助企业安全且合规地共享文档而设计。通过密码保护链接、到期日期、下载控制、电子邮件验证和详细的审计日志等功能，您可以避免常见的陷阱，并负责任地处理个人数据。