虚拟数据室 (VDR) 已成为企业在处理敏感信息时的关键工具，尤其是在并购、融资和其他重要交易中。
在本指南中，我们将向您展示如何使用 SharePoint 设置数据室，并说明为什么 Papermark 的专用 VDR 解决方案可能更适合您的需求。
数据室解决方案对比
| 功能 | SharePoint | Papermark |
|---|---|---|
| 设置时间 | 1–2 天（需要 IT 配置） | <30 分钟（无需代码） |
| 安全级别 | Microsoft 365 基线（TLS，MFA） | 企业级加密，SOC2 认证中 & 符合 GDPR |
| 自托管 | 不支持 | 支持自托管及本地化托管 |
| 用户管理 | 需要 Azure AD 组 | 简单的基于角色 + SSO/SCIM 同步 |
| 活动跟踪 | 仅文件级别 | 页面级分析 + 实时警报 |
| 动态水印 | 非原生（需 PowerShell 解决） | 自动化，基于查看者的特定水印 |
| 自定义品牌 | 仅支持 Logo 和主题颜色 | 完全白标（Logo、颜色、自定义域名） |
| 问答模块 | 不内置 | 集成的买家/投资者问答模块 |
| AI 搜索 | 关键词搜索 | AI 驱动的数据室及文档聊天功能 |
| 审计追踪 | 基础日志 | 可导出，按用户 & 按页面 |
| 成本 | $25/月（Microsoft 365 商业标准版） | €99/月（无限数据室 & 查看者） |
如何在 SharePoint 中创建数据室
第一步：设置 SharePoint 网站
- 访问 SharePoint 管理中心
- 创建一个新的网站集合
- 选择“团队网站”模板
- 配置网站权限
- 设置文档库
第二步：配置外部共享设置
- 在组织级别启用外部共享
- 配置网站级别的共享设置
- 设置 Microsoft Entra B2B 集成
- 配置访客访问设置
- 设置共享限制
第三步：组织文档结构
- 为不同类型的文档创建主文件夹
- 设置元数据列
- 配置视图和筛选器
- 设置文档模板
- 创建自定义工作流
第四步：管理用户访问
- 创建安全组
- 分配权限
- 设置外部共享
- 配置访客访问
- 设置访问过期时间
注意：SharePoint 默认启用外部共享。对于敏感信息，建议将其存储在关闭外部共享的网站中。您可以专门创建额外的网站用于外部共享，以更好地管理安全风险。
为什么 Papermark 是更好的数据室解决方案
虽然 SharePoint 可以配置为基本的数据室，但 Papermark 提供了一种专为安全文档共享和尽职调查流程设计的专业解决方案。我们的平台结合了企业级安全性和直观的界面，是处理敏感信息的企业的理想选择。
Papermark 凭借其全面的功能集脱颖而出，满足虚拟数据室的特定需求：
- 动态水印，包含查看者信息、细粒度访问控制和实时活动监控
- 直观的界面，支持移动设备访问并简化用户管理
- 高级分析功能，包括详细的活动跟踪、查看者分析和可导出的报告
- 具有成本效益的定价，无需企业许可证，快速部署
- 专业功能，如尽职调查的问答部分、文档到期设置和自定义品牌选项
使用 Papermark 设置数据室
第一步：创建您的数据室
- 注册 Papermark
- 创建一个新的数据室
- 选择您的安全设置
- 设置品牌选项
- 配置通知偏好
第二步：上传和组织文档
- 上传您的文档
- 创建文件夹结构
- 设置文档权限
- 添加元数据
- 配置查看设置
第三步：管理访问
- 邀请用户
- 设置基于角色的权限
- 配置访问到期时间
- 启用水印
- 设置审计要求
第四步：监控和控制
- 跟踪用户活动
- 监控文档访问
- 生成报告
- 管理问答部分
- 控制文档版本
结论
虽然 SharePoint 可以配置为一个基础的数据室，但 Papermark 提供了一种专门的解决方案，具有更高的安全性、易用性以及专为虚拟数据室设计的功能。对于在关键交易中处理敏感信息的企业，Papermark 的专用 VDR 解决方案提供了成功尽职调查所需的安全性、控制力和效率。