现代企业严重依赖 Excel 电子表格来存储和管理关键信息——从财务记录和客户数据库到专有公式和机密业务指标。
根据 IBM 的《数据泄露成本报告》，2024 年数据泄露给公司造成的平均损失为 488 万美元，研究表明 65% 的数据泄露涉及未受保护的电子表格文件。面对这些令人担忧的统计数据，保护您的 Excel 文档不仅是一个良好的习惯，更是企业的必要措施。
本综合指南涵盖了保护 Excel 文件所需了解的一切内容，从基本的密码保护到使用 Papermark 安全文档共享平台的高级安全措施。
为什么需要保护 Excel 文件
- 敏感数据保护：保护财务记录、客户信息和业务指标
- 知识产权安全：保护专有公式和业务计算
- 法规合规性：满足 GDPR、HIPAA 和其他数据保护要求
- 访问控制：决定谁可以查看或编辑您的电子表格
- 防止未经授权的更改：通过限制编辑功能维护数据完整性
根据微软的《2024 年数字防御报告》，受保护的 Excel 文件卷入数据泄露的可能性比未受保护的文件低 400%。
4 种 Excel 保护方法对比
| 保护方法 | 安全级别 | 易用性 | 跟踪能力 | 最佳用途 |
|---|---|---|---|---|
| Excel 原生密码 | 基础 | 高 | 无 | 个人使用，低敏感性数据 |
| Papermark 保护 | 企业级 | 高 | 全面 | 业务数据，敏感信息 |
| 压缩文件保护 | 中等 | 中等 | 无 | 电子邮件传输，基础安全 |
| 云存储安全 | 因情况而异 | 中等 | 有限 | 团队协作，中等安全 |
保护 Excel 文件的 4 种有效方法
以下是四种保护 Excel 文件的有效方法，从基本的内置功能到高级企业级保护：
方法 1：Excel 原生密码保护
Microsoft Excel 提供了内置的密码保护功能，为您的电子表格提供基本的安全性：
如何为 Excel 文件设置密码保护：
- 打开您的 Excel 文件
- 点击 文件 > 信息
- 选择 保护工作簿 > 用密码加密
- 输入您的密码（请使用强且唯一的密码）
- 确认您的密码
- 保存文件以应用保护
如何通过工作表级保护保护 Excel 文件：
- 打开您的 Excel 文件
- 选择您要保护的工作表
- 点击 审阅 > 保护工作表
- 选择用户可以编辑的元素
- 输入密码（可选但推荐）
- 点击 确定
其他 Excel 保护功能：
- 仅查看访问：使用 标记为最终版 功能，防止编辑但允许查看（有限保护）
- 水印：通过 页面布局 > 背景 添加可见水印，选择水印图片并调整透明度，以阻止未经授权的共享
虽然 Excel 的原生保护功能方便，但在安全强度和管理能力方面存在局限性。对于敏感的业务数据，请考虑更强大的解决方案。
方法 2：使用 Papermark 保护 Excel 文件（企业级保护）
Papermark 提供企业级安全保护功能，为您的 Excel 文件提供高级保护。按照以下全面的分步流程，为您的敏感 Excel 数据实施最高级别的安全保护：
第 1 步：创建您的安全环境
- 访问 papermark.com 并创建您的免费账户
- 进入您的安全仪表板
- 设置您的安全工作区
- 配置您的安全偏好
第 2 步：上传并保护您的 Excel 文件
- 点击 上传 并选择您的 Excel 文件
- 等待文件处理完成
- 访问文件设置
第 3 步：配置保护设置
- 启用 密码保护
- 设置一个强密码
- 配置其他安全选项：
- 需要电子邮件验证
- 下载限制
- 到期日期
- 水印
- 查看者信息收集
第 4 步：安全共享
- 生成一个安全共享链接
- 设置接收者权限
- 通过您偏好的渠道发送链接
- 接收者需要输入密码才能访问
第 5 步：监控访问
- 跟踪谁查看了您的 Excel 文件
- 查看他们何时以及查看了多长时间
- 监控任何下载尝试
- 接收访问事件的通知
高级安全功能：
- 实时访问控制：即时授予或撤销访问权限
- 到期设置：为您的 Excel 文件设置限时访问（原生 Excel 不支持）
- 活动跟踪：监控谁查看了您的文件以及何时查看
- 电子邮件验证：在访问前要求电子邮件验证
- 自定义访问要求：在授予访问权限前请求查看者信息
- 动态水印：自动将查看者信息添加到文档中，以防止未经授权的共享
- 仅查看模式：将文件设置为仅查看模式，限制下载并跟踪查看会话
Papermark 的安全性不仅仅是简单的密码保护，它提供了全面的文档安全性，确保您的 Excel 数据的完整性和机密性。
方法三：如何为压缩的 Excel 文件设置密码保护
将 Excel 文件压缩成带密码保护的 ZIP 压缩包可以提供额外的安全层：
- 右键单击您的 Excel 文件
- 选择 发送到 > 压缩 (zipped) 文件夹
- 右键单击新的 ZIP 文件
- 选择 属性
- 点击 高级 或查找加密选项
- 为 ZIP 文件设置密码
- 保存更改
此方法在通过电子邮件发送 Excel 文件时特别有用，因为它同时提供了压缩和保护功能。
方法四：通过云存储保护 Excel 文件
云存储服务为您的 Excel 文件提供不同级别的安全性，使其适合团队协作，同时保持安全性：
- 选择一个安全的云存储提供商（如 Microsoft OneDrive、Google Drive、Dropbox Business 等）
- 将您的 Excel 文件上传到云平台
- 配置共享设置：
- 设置特定用户权限（仅查看、编辑、评论）
- 启用密码保护（如果可用）
- 为共享链接设置过期日期
- 启用云账户的双因素身份验证
- 定期审查访问日志，监控谁查看或编辑了您的文件
云存储的优势包括：
- 自动备份和版本历史记录
- 与团队成员的受控共享
- 可通过多设备访问
- 一定程度的文件活动跟踪
然而，与 Papermark 等专业解决方案相比，云存储通常提供有限的跟踪功能，并且不同提供商的安全功能差异显著。
结论
保护您的 Excel 文件是现代数据安全的重要方面。无论您使用的是 Excel 的本地保护功能、密码保护的 ZIP 文件，还是 Papermark 的高级安全平台，实施适当的保护措施都能确保您的重要数据保持机密和安全。
对于处理敏感信息的企业，Papermark 的全面安全功能提供了保护、可用性和控制的理想平衡。通过遵循本指南中概述的方法，您可以显著降低数据泄露和未经授权访问关键 Excel 文件的风险。