在当今的数字时代，保护电子邮件中的敏感信息对于个人和专业通信来说至关重要。无论您是分享机密的商业文件、个人财务信息还是敏感数据，确保您的电子邮件安全比以往任何时候都更重要。Microsoft Outlook 提供了强大的功能来加密和密码保护您的电子邮件及附件，让您可以控制谁可以访问您的敏感信息以及他们如何使用这些信息。
本指南将引导您完成在 Outlook 中发送密码保护电子邮件的整个过程，从基本设置到高级安全功能。无论您是处理机密客户信息的商业专业人士，还是希望保护个人通信的个人，您都将学到有关如何确保电子邮件安全的所有知识。
步骤快速概览
- 检查 Outlook 要求：确保您使用的是正确版本的 Outlook
- 启用加密功能：设置加密功能
- 撰写电子邮件：编写您的消息并添加附件
- 应用保护：启用加密和密码保护
- 安全发送：发送受保护的电子邮件
- 管理设置：监控并调整安全设置
Outlook 中密码保护电子邮件概述
在 Outlook 中，密码保护的电子邮件提供了多种安全优势：
- 消息内容的端到端加密
- 电子邮件附件的保护
- 防止未经授权的转发
- 消息到期选项
- 撤销功能
这些功能可通过 Outlook 的邮件加密 (OME) 和 S/MIME 协议实现，具体取决于您的订阅级别和需求。
如何在 Outlook 中设置电子邮件加密：初始配置
在发送加密电子邮件之前，请确保您的系统满足以下要求：
- Microsoft 365 订阅（商业版或企业版）
- 最新版本的 Outlook
- Exchange Online 帐户
- 正确的加密证书（用于 S/MIME）
要设置加密功能：
- 打开 Outlook 并转到 文件 > 选项
- 选择“信任中心”，然后点击“信任中心设置”
- 点击“电子邮件安全性”
- 根据需要启用加密选项
完整指南：如何在 Outlook 中发送密码保护的电子邮件（附截图）
1. 撰写您的电子邮件
- 打开 Outlook 并点击“新建电子邮件”
- 添加收件人
- 填写主题和正文
- 附加任何必要的文件
2. 启用保护
对于 Office 365 用户：
- 在邮件窗口中点击“选项”
- 选择“加密”按钮
- 选择“仅加密”或“禁止转发”
对于 S/MIME：
- 点击“选项”
- 选择“属性”
- 勾选“加密邮件内容和附件”
3. 添加密码保护
- 点击“更多选项”（⋯）
- 选择“邮件安全性”
- 选择“设置密码”
- 创建一个强密码
- 注意：通过其他通信渠道与收件人共享密码
4. 发送您的受保护电子邮件
- 检查您的安全设置
- 点击“发送”
- 确认任何安全提示
替代方法：通过 Papermark 密码保护文档并通过电子邮件发送
如果您无法使用 Outlook 的加密功能或需要额外的安全选项，Papermark 提供了一个出色的替代方案，可以通过电子邮件发送密码保护的文档：
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将您的文档上传到 Papermark：只需登录您的 Papermark 账户并上传您想要安全分享的文档。
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创建一个安全链接：为您的文档生成一个独特的安全链接，并自定义访问控制。
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启用密码保护：为您的文档链接添加密码保护，增加一层安全性。
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配置访问设置：设置过期日期、电子邮件验证要求和下载权限。
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安全分享：通过电子邮件发送安全链接，并通过单独的安全渠道分享密码。
这种方法具有以下几个优势：
- 文档访问跟踪和分析
- 随时撤销访问权限的能力
- 接收者无需特殊软件
- 兼容任何电子邮件提供商
使用 Papermark，您可以在发送敏感文档后仍然保持对其的控制，能够查看谁在何时查看了文档。阅读更多关于如何通过电子邮件安全发送 PDF 文件的信息。
结论
在 Outlook 中发送密码保护的电子邮件是维护数字安全的重要技能。通过遵循本指南并实施最佳实践，您可以确保您的敏感信息在传输过程中保持保护。请记得定期更新您的安全设置，并随时了解新推出的安全功能。
如果您不是 Office 365 用户，但仍希望使用 Outlook 安全发送电子邮件，您可以使用 Papermark 通过电子邮件安全发送文档。