如何通过电子邮件发送个人信息（完整指南）

在当今的数字化世界中，通过电子邮件共享个人信息变得越来越普遍。无论您是发送财务信息、身份证明文件还是个人健康信息，标准的电子邮件传输都缺乏保护敏感个人数据所需的安全性。随着去年身份盗窃案件增加了 45%，数据泄露的平均成本达到 445 万美元，确保您的个人信息在传输过程中保持安全至关重要。

本全面指南提供了经过验证的方法，帮助您安全地通过电子邮件发送个人信息，在保持电子传输便利性的同时保护您的敏感数据免受未经授权的访问。

安全方法快速概览

1. 使用 Papermark 的安全链接：将个人文件转换为受密码保护、可跟踪的链接
2. 实施电子邮件加密：对包含个人信息的电子邮件使用端到端加密
3. 为文件设置密码保护：在发送前保护包含个人数据的单个文件
4. 使用安全文件传输服务：利用专门的平台传输敏感的个人内容
5. 设置电子邮件安全功能：配置电子邮件客户端中的可用安全设置

为什么标准电子邮件不适合发送个人信息

在发送个人信息时，标准电子邮件传输面临以下安全漏洞：

• 电子邮件以明文形式传输，可能被拦截
• 消息可能以未加密的形式存储在多个服务器上
• 收件人的电子邮件账户可能被入侵
• 电子邮件管理员可以访问消息中的个人信息
• 无法控制转发或文件共享
• 限制跟踪文件访问的能力
• 无法在发送后撤销访问权限

这些漏洞使得标准的电子邮件附件无法满足敏感个人信息的需求，因此需要增强的安全措施。

方法一：使用 Papermark 通过电子邮件安全共享个人信息

Papermark 提供了最全面的解决方案，通过结合企业级安全性和易用性来通过电子邮件发送个人信息。

A. 创建安全的、受密码保护的文档链接

1. 登录 Papermark：访问您的 Papermark 账户
2. 上传您的文档：选择包含个人信息的文档以进行安全共享
3. 启用安全功能：添加密码保护和访问控制

B. 配置安全设置

1. 设置密码保护：启用文档访问的密码要求
2. 配置访问控制：设置查看权限和过期日期
3. 启用电子邮件验证：要求收件人进行电子邮件验证以增加安全性

C. 跟踪文档访问

通过 Papermark 的分析仪表板监控谁访问了您的个人信息：

• 查看访问时间戳
• 跟踪查看者的参与度和每页的停留时间
• 监控下载活动
• 接收未经授权的访问警报

D. 通过电子邮件共享

1. 复制您的安全链接：生成并复制安全的文档链接
2. 撰写您的电子邮件：创建发送给目标收件人的电子邮件
3. 插入安全链接：在电子邮件中粘贴 Papermark 链接
4. 单独发送密码：通过其他通信渠道共享文档密码

此方法在保持电子邮件传递便利性的同时提供了最大的安全性。

保护您的个人信息

方法二：电子邮件加密以保护个人信息

电子邮件加密为通过标准电子邮件服务传输个人信息创建了一个安全的通道。

邮件加密的类型

1. S/MIME（安全/多用途互联网邮件扩展）

   • 需要数字证书
   • 集成在许多邮件客户端中
   • 提供端到端加密

2. PGP（Pretty Good Privacy，良好隐私保护）

   • 使用公钥加密技术
   • 安全性高但技术要求较高
   • 需要发送方和接收方进行设置

3. TLS（传输层安全协议）

   • 保护邮件服务器之间的连接
   • 在许多邮件服务中自动启用
   • 仅在传输过程中提供保护

实施邮件加密

1. 检查您的邮件提供商选项

   • Gmail：启用保密模式
   • Outlook：使用 Microsoft 365 消息加密
   • Apple Mail：使用 S/MIME

2. 对于 Gmail 保密模式：

   • 撰写新邮件
   • 点击保密模式图标（锁形图标）
   • 设置到期日期和可选密码
   • 使用个人信息发送邮件

3. 对于 Outlook 加密：

   • 撰写新邮件
   • 点击“选项”，然后选择“加密”
   • 选择加密级别
   • 包含个人信息并发送

虽然邮件加密可以提高安全性，但它缺乏像 Papermark 这样的专用平台所提供的跟踪功能和访问控制。

方法三：为单个文档设置密码保护

在通过电子邮件发送包含个人信息的文档之前，为其添加密码保护可以增加一层安全性：

针对 PDF 文档：

1. 在 Adobe Acrobat 或类似软件中打开您的 PDF
2. 从安全选项中选择“保护”或“加密”
3. 选择“使用密码加密”
4. 设置一个强密码（混合字母、数字和特殊字符）
5. 配置权限（打印、编辑、复制）
6. 保存加密的 PDF
7. 通过电子邮件发送并单独分享密码

针对 Microsoft Office 文档：

1. 在 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint 中打开您的文档
2. 点击“文件”>“信息”>“保护文档”
3. 选择“用密码加密”
4. 输入一个强密码
5. 保存文档
6. 附加到电子邮件中，并通过其他渠道发送密码

密码保护提供了基本的安全性，但缺乏更强大解决方案的跟踪和访问撤销功能。

方法 4：安全文件传输服务

专业的文件传输服务为发送个人信息提供了增强的安全性：

1. 选择安全服务：选择具有端到端加密的服务
2. 上传文档：将包含个人信息的文件添加到服务中
3. 配置安全选项：设置密码、到期日期和访问限制
4. 生成共享链接：创建一个安全的文档访问链接
5. 通过电子邮件发送：在电子邮件中包含安全链接
6. 分享访问信息：单独提供密码或访问代码

这些服务适合偶尔使用，但通常缺乏专用文档安全平台的全面跟踪和专业展示功能。

方法 5：带有电子邮件集成的安全云存储

云存储服务可以为共享个人信息提供一种折中的方法：

1. 上传到安全云存储：将文档添加到 Google Drive、OneDrive 等
2. 配置共享设置：将权限设置为“特定人员”
3. 启用可用的安全功能：如果可用，添加密码
4. 生成共享链接：创建一个安全的访问链接
5. 通过电子邮件发送：在电子邮件中包含该链接

此方法适合协作，但与专用解决方案相比，安全功能有限。

个人信息邮件共享的安全功能比较

安全功能	标准邮件	密码保护文件	邮件加密	云存储	Papermark
端到端加密	❌	⚠️ 部分支持	✅	⚠️ 视情况而定	✅
密码保护	❌	✅	⚠️ 有限支持	⚠️ 有限支持	✅
访问跟踪	❌	❌	❌	⚠️ 有限支持	✅
访问撤销	❌	❌	⚠️ 有限支持	⚠️ 有限支持	✅
到期日期	❌	❌	⚠️ 部分服务支持	⚠️ 有限支持	✅
转发防护	❌	❌	⚠️ 有限支持	❌	✅
邮件验证	❌	❌	❌	❌	✅
数据泄露警报	❌	❌	❌	⚠️ 有限支持	✅

通过电子邮件发送个人信息的最佳实践

1. 使用强密码：为文档保护创建复杂且唯一的密码
2. 单独共享密码：切勿在与个人信息相同的电子邮件中发送密码
3. 设置到期日期：为文档访问设置时间限制
4. 验证收件人地址：在发送个人信息前仔细检查电子邮件地址
5. 使用专业电子邮件账户：避免使用免费的消费者电子邮件服务处理高度敏感的个人数据
6. 监控访问日志：尽可能跟踪谁查看了您的文档
7. 限制敏感内容：仅包含必要的个人信息
8. 保护您的设备：使用杀毒软件并保持系统更新
9. 了解法规：遵守隐私法规（如 GDPR、CCPA 等）
10. 制定应对计划：了解在个人信息泄露时该如何处理

多文件处理方法：Papermark 的个人信息安全数据室

对于经常需要共享多份个人文件的用户，Papermark 的数据室提供了一种综合解决方案，将隐私保护与有序的文件管理相结合。

功能包括：

• 即时撤销访问权限
• 活动日志
• 隐私合规
• 专业展示
• 版本控制

Papermark 的数据室确保您的个人信息在受到保护的同时，提供有序且专业的共享体验。

了解更多关于 Papermark 数据室的信息

结论

通过电子邮件发送个人信息需要仔细考虑安全措施。虽然传统方法如密码保护和电子邮件加密提供了基本的安全性，但它们缺乏专用平台（如 Papermark）所提供的全面保护、跟踪能力和访问控制。

通过实施本指南中概述的方法并遵循个人数据安全的最佳实践，您可以在确保敏感信息在共享过程中得到保护的同时，保持电子邮件传递的便利性。

对于经常处理敏感个人信息的用户，投资于一个安全的文件共享平台可以在安全性、可用性和控制之间提供理想的平衡。

关于通过电子邮件发送个人信息的常见问题