在线共享文档是日常操作，但当这些文档包含个人数据时，《通用数据保护条例》（GDPR）要求谨慎处理。不合规可能导致巨额罚款并损害客户信任。
本清单提供了可操作的步骤，确保您的在线文档共享实践符合 GDPR 要求，保护您的业务以及您处理的个人数据。(了解 GDPR 基础知识)
在共享之前：准备是关键
在点击“发送”之前采取措施对于降低风险至关重要。
☐ 审查数据最小化：
- 操作： 仅包含文档目的所需的个人数据。删除或匿名化任何多余信息。
- 原因： GDPR 的数据最小化原则要求仅收集和处理必要的数据。
☐ 确定合法依据：
- 操作： 确定您处理和共享数据的法律依据（例如合同必要性、合法利益、同意）。准备好为其提供合理解释。
- 原因： 共享个人数据需要在 GDPR 下具备有效的合法依据。
☐ 选择安全平台：
- 操作： 选择一个以安全性和合规性为设计核心的共享平台。寻找以下特性：
- 强大的加密（传输中和静态存储时）。
- 健全的访问控制选项。
- 明确的数据处理和 GDPR 合规政策。
- 可随时提供的数据处理协议 (DPA)。
- 原因： GDPR 要求采取适当的技术措施（完整性与保密性原则）来保护数据。您使用的平台是其中的关键部分。(避免常见的 GDPR 共享错误)
☐ 考虑额外的安全措施（如有需要）：
- 操作： 对于高度敏感的数据，评估是否需要在查看前要求签署保密协议（NDA）等措施。
- 原因： 根据数据的敏感性定制安全措施。
共享期间：应用控制措施
在主动共享文档时，实施特定的控制措施。
☐ 使用安全的共享机制：
- 操作： 避免直接通过电子邮件附件发送敏感文档。使用您选择的安全平台的共享链接。
- 原因： 直接附件一旦发送，缺乏控制和跟踪。安全链接提供更好的保护。
☐ 实施强有力的访问控制：
- 操作： 仔细配置链接设置：
- 对敏感文件使用密码保护。
- 设置特定权限（例如，仅查看，禁止下载）。
- 仅向预期接收者授予访问权限。
- 原因： 限制访问仅限授权人员，维护机密性。
☐ 设置访问过期时间：
- 操作： 利用平台功能为共享链接设置自动过期日期或安排审查。
- 原因： 强制执行 GDPR 的存储限制原则——不要授予超过必要时间的访问权限。
☐ 通知接收者：
- 操作： 清楚地传达文档的用途，并简要说明其数据是如何被安全处理的（例如，“通过我们的安全门户共享”）。
- 原因： GDPR 强调数据处理的透明性。
共享后：持续管理
合规性并不会在文档共享后结束。
☐ 监控访问：
- 操作： 如果您的平台提供分析或日志，查看谁在何时访问了文档。
- 原因： 有助于问责并帮助检测潜在的未经授权访问。
☐ 管理访问生命周期：
- 操作： 定期审查活跃的共享链接。在不再需要时（例如项目完成、合同终止）立即撤销访问权限。使用平台功能撤销访问或依赖预设的过期日期。
- 原因： 对于存储限制和减少长期风险暴露至关重要。
☐ 处理数据主体请求：
- 操作： 准备好在接收方行使其 GDPR 权利时作出回应（例如，要求访问或删除共享文档中包含的其数据）。了解共享文档的存储位置。
- 原因： 有助于遵守 GDPR 下的个人权利。
☐ 安全删除/匿名化：
- 操作： 一旦文档（及其中的个人数据）不再需要用于其目的，并且任何法律保留期限已过，确保从您的系统和共享平台中安全删除或匿名化。
- 原因： 符合存储限制原则。
结论：将合规转化为信任
遵循此清单有助于将 GDPR 原则融入到日常文档共享工作流程中。这不仅仅是为了避免罚款；更是为了展示对个人数据的尊重，并与客户、合作伙伴和员工建立信任。
使用合适的工具可以显著简化这一过程。诸如细粒度访问控制、链接到期、密码保护和审计追踪等功能是 GDPR 合规共享策略的重要组成部分。要深入了解文档中哪些信息受 GDPR 保护，请查看我们的指南：识别业务文档中的个人数据。
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