如何使用安全文件共享保护敏感文档

在当今的数字化商业环境中，安全地共享敏感文档对于保护机密信息至关重要。无论您是在共享财务报告、法律文件还是知识产权，确保这些文档的安全性都是关键。Papermark 提供全面的安全文件共享功能，让您在共享最敏感的文档时更加安心。

第一步：上传您的文档

在安全共享文档之前，您需要将它们上传到 Papermark：

1. 登录您的 Papermark 账户。
2. 导航到“上传”部分，添加单个文档或创建数据室以组织多个文件。
3. 上传需要安全共享的文档。

上传文档

第二步：配置安全设置

文档上传后，您需要配置安全设置：

1. 访问文档设置。
2. 从可用功能中选择适合您需求的安全选项。

第三步：设置密码保护

密码保护为文档添加了重要的安全层：

1. 在文档共享设置中启用密码保护。
2. 创建一个强大且唯一的密码，接收者需要此密码才能访问文档。
3. 单独分享密码，不要与文档链接一起发送，以增加安全性。

第四步：配置访问控制

精细的访问控制让您可以明确定义接收者如何与您的文档互动：

1. 设置查看权限，以确定接收者是否可以下载、打印或仅查看文档。
2. 设置到期日期，以便管理时间敏感的文档。
3. 限制访问，如有需要，可将访问权限限制为特定的电子邮件域或个人。

第五步：启用动态水印

水印有助于防止未经授权的共享：

1. 在文档设置中启用动态水印。
2. 配置水印设置，如透明度、文本和位置。
3. 启用查看者信息，以在文档上显示查看者的电子邮件地址和时间戳。

第六步：要求签署保密协议（可选）

对于高度敏感的文档，您可以要求查看者在访问前签署保密协议：

1. 在文档共享设置中启用保密协议要求。
2. 上传您的保密协议文档或链接到在线协议。
3. 接收者需要接受条款后才能访问您的文档。

第七步：安全地共享您的文档

现在您的安全设置已配置完成，您可以共享您的文档：

1. 从文档仪表板生成一个安全的共享链接。
2. 通过您首选的通信渠道将链接发送给目标接收者。
3. 如果启用了密码保护，请单独分享密码。

第八步：跟踪文档访问和活动

安全文件共享最强大的功能之一是能够跟踪文档访问情况：

1. 访问共享文档的分析仪表板。
2. 监控谁查看了文档以及查看的时间。
3. 查看哪些页面被查看以及查看时长。
4. 如果启用了通知功能，接收文档访问通知。

安全文件共享的优势

使用 Papermark 实现安全文件共享可以带来诸多好处：

• 通过多层安全保护 防止未经授权的访问
• 通过水印和跟踪 阻止未经授权的共享
• 全面可见性，了解谁在何时访问您的文档
• 支持合规性，适用于对数据保护要求严格的行业
• 控制文档生命周期，包括设置到期日期和撤销访问权限

结论

安全文件共享是任何处理敏感信息的企业必不可少的实践。通过遵循这些步骤并实施 Papermark 的全面安全功能，您可以自信地共享文档，确保它们受到企业级安全保护，同时全面掌控文档的使用情况。

开始保护您的文档