如何为您的数据室查看者启用索引生成？

想帮助您的查看者更好地浏览数据室内容吗？Papermark 可以自动生成一个索引文件，为您的数据室结构和内容提供清晰的概览。

索引文件可以帮助查看者理解您的文档组织，并快速找到他们需要的内容。

您可以在创建新链接或编辑现有链接时，通过数据室的高级控制部分启用索引生成。

分步设置

1. 导航到您的数据室 – 从您的仪表板：

   • 点击侧边栏中的“数据室”
   • 选择您想要配置的数据室

2. 访问共享设置 – 在您的数据室中：

   • 点击“共享”按钮
   • 这将打开链接创建面板

3. 找到索引生成设置 – 在链接设置中：

   • 向下滚动找到“高级控制”
   • 点击展开该部分

4. 启用索引生成 – 在高级控制中：

   • 找到“启用索引文件生成”
   • 切换开关以启用
   • 索引将为查看者自动生成

5. 配置索引设置（可选）：

   • 选择索引文件格式（PDF/Excel）
   • 选择要包含的信息：
     • 文件名
     • 文件夹结构
     • 最后修改日期
     • 文件大小
     • 文档描述

6. 共享数据室 – 配置完成后：

   • 保存您的设置
   • 复制并共享您的数据室链接
   • 接收者在访问数据室时将看到索引选项

索引生成的优势

• 更好的导航：查看者可以快速找到特定的文档
• 清晰的结构：显示完整的文件夹层级
• 节省时间：无需手动创建文档列表
• 专业的展示：内容的有序视图
• 轻松更新：添加或删除文件时索引会自动更新

成功的技巧

• 使用清晰的文件夹名称以便更好地组织索引
• 添加文档描述以提供更多上下文
• 定期检查生成的索引
• 在选择包含哪些信息时考虑查看者的需求
• 使用一致的文件命名规则

常见问题

问：查看者在哪里可以找到索引文件？
索引会显示在数据室顶部，或者可以从导航菜单下载。

问：索引会自动更新吗？
是的，当您对数据室进行更改时，索引会实时更新。

问：我可以自定义索引格式吗？
可以，您可以选择 PDF 和 Excel 格式，并选择包含哪些信息。

问：索引会显示隐藏文件吗？
不会，索引只会显示根据查看者权限可见的文件。

问：我可以向索引添加自定义信息吗？
可以，您可以添加文档描述和自定义元数据，这些信息会显示在索引中。

相关指南

• 如何创建数据室
• 管理数据室结构
• 设置链接权限

需要帮助？请联系 support@papermark.com 或使用应用内聊天功能。