5 häufige DSGVO-Fehler, die Unternehmen beim Teilen von Dokumenten machen (und wie man sie behebt)
Das Teilen von Geschäftsdokumenten ist eine tägliche Notwendigkeit, aber tun Sie es auf eine Weise, die die Privatsphäre respektiert und mit der DSGVO konform ist? Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten, und gängige Methoden zum Teilen erfüllen diese oft nicht, was Unternehmen dem Risiko hoher Geldstrafen und Rufschädigung aussetzt.
Viele wichtige Dokumente – Verträge, Angebote, Rechnungen – enthalten personenbezogene Daten wie Namen, E-Mails, Adressen und Finanzdetails. Unsachgemäßer Umgang damit kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. (Grundlagen der DSGVO verstehen)
Betrachten wir fünf häufige DSGVO-Fehler, die Unternehmen beim Teilen von Dokumenten machen, und wie man sie mit sicheren Praktiken und den richtigen Tools beheben kann.
Fehler 1: Versenden sensibler Dokumente als E-Mail-Anhänge
Das Anhängen von Verträgen, Angeboten oder HR-Formularen direkt an E-Mails ist zwar bequem, aber aus DSGVO-Sicht äußerst riskant. Nach dem Versenden verlieren Sie die Kontrolle. E-Mails können leicht weitergeleitet, in unsicheren Netzwerken abgefangen oder unbegrenzt in Empfänger-Postfächern gespeichert werden, was gegen DSGVO-Grundsätze wie Zweckbindung und Speicherbegrenzung verstößt.
- Das Risiko: Kontrollverlust, potentieller unbefugter Zugriff, Datenschutzverletzungen.
- Die Lösung: Hören Sie auf, sensible Dokumente direkt anzuhängen. Verwenden Sie stattdessen sichere Freigabelinks von spezialisierten Plattformen. Diese Links bieten Zugriff auf das sicher online gespeicherte Dokument, anstatt die Datei selbst zu versenden. Achten Sie auf Lösungen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Optionen für Passwortschutz für diese Links anbieten. (10 DSGVO-Grundsätze für die Dokumentenhandhabung)
Fehler 2: Verwendung ungesicherter oder einfacher Cloud-Speicher-Links
Das Teilen eines Links aus standardmäßigem Cloud-Speicher (wie ein öffentlicher Google Drive oder Dropbox-Link) mag besser erscheinen als E-Mail-Anhänge, fehlt aber oft die notwendigen DSGVO-Kontrollen. Einfache Links bieten möglicherweise keinen Passwortschutz, Ablaufdaten oder Downloadverhinderung und verstoßen damit gegen den Grundsatz der "Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit)".
- Das Risiko: Unkontrollierter Zugriff, Unfähigkeit, Speicherlimits durchzusetzen, potenzielle Datenlecks.
- Die Lösung: Nutzen Sie sichere Dokumentenfreigabe-Plattformen, die robuste Link-Einstellungen bieten. Wesentliche Funktionen umfassen:
- Passwortschutz: Fügen Sie eine Passwortebene hinzu.
- Ablaufende Links: Widerrufen Sie den Zugriff automatisch nach einem festgelegten Zeitraum, gemäß der Speicherbegrenzung.
- Download-Kontrolle: Verhindern Sie, dass Empfänger die Datei herunterladen können, wodurch sie zentralisiert und kontrolliert bleibt.
- Diese Funktionen geben Ihnen detaillierte Kontrolle darüber, wer auf das Dokument zugreift und für wie lange.
Fehler 3: Mangel an Zugriffskontrolle und Überwachung
Das Teilen eines Dokumentenlinks ohne zu wissen oder zu kontrollieren, wer ihn öffnen kann, ist eine erhebliche DSGVO-Lücke. Ebenso verstößt es gegen das Prinzip der Rechenschaftspflicht, wenn nicht bekannt ist, ob oder wann jemand auf ein Dokument mit personenbezogenen Daten zugegriffen hat.
- Das Risiko: Unbefugter Zugriff, Unfähigkeit, die Einhaltung nachzuweisen, mangelnde Rechenschaftspflicht.
- Die Lösung: Implementieren Sie Zugriffskontrollen und nutzen Sie Betrachteranalysen. Wählen Sie Plattformen, die Ihnen Folgendes ermöglichen:
- E-Mail-Verifizierung verlangen: Stellen Sie sicher, dass nur bestimmte Personen nach Überprüfung ihrer E-Mail auf den Link zugreifen können.
- Erlaubnis-/Sperrlisten verwenden: Legen Sie genau fest, welche E-Mail-Adressen das Dokument einsehen dürfen oder nicht.
- Benutzeraktivitäten überwachen: Nutzen Sie integrierte Analysen, um zu verfolgen, wer das Dokument wann und wie lange angesehen hat. Dies bietet einen wesentlichen Prüfpfad für die Compliance.
Fehler 4: Dokumente unbegrenzt zugänglich halten
Das DSGVO-Prinzip der "Speicherbegrenzung" bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahren sollten. Dokumentenlinks dauerhaft aktiv zu lassen, insbesondere für abgeschlossene Verträge oder alte Angebote, schafft unnötige Risiken.
- Das Risiko: Verletzung der Speicherbegrenzung, erhöhtes Risiko im Laufe der Zeit.
- Die Lösung: Verwalten Sie die Lebensdauer von Links proaktiv. Nutzen Sie Tools, die Ihnen Folgendes ermöglichen:
- Automatische Ablaufdaten festlegen: Konfigurieren Sie Links so, dass sie nach einem bestimmten Datum automatisch deaktiviert werden (z.B. Projektabschluss, Vertragsende plus gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
- Zugriff manuell widerrufen: Deaktivieren Sie Links einfach, wenn der Zugriff nicht mehr benötigt wird.
- Überprüfen Sie regelmäßig aktive Links und widerrufen Sie den Zugriff für Dokumente im Zusammenhang mit abgeschlossenen Geschäften. (Checkliste für sicheres Dokumenten-Sharing)
Fehler 5: Mangelnde Transparenz bei der Nachverfolgung (falls zutreffend)
Während das Tracking des Nutzerverhaltens nützlich ist, kann dies ohne Transparenz mit dem DSGVO-Grundsatz der "Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz" in Konflikt geraten, besonders wenn das Tracking sehr detailliert ist oder für Profiling ohne klare Offenlegung oder Einwilligung verwendet wird.
- Das Risiko: Nicht-transparente Datenverarbeitung, potenzielle Verletzung der Datenschutzerwartungen der Nutzer.
- Die Lösung: Seien Sie transparent und nutzen Sie Tracking verantwortungsvoll.
- Informieren Sie Empfänger: Wenn Sie detaillierte Analysen verwenden, erwägen Sie, die Empfänger (z.B. in Ihrer Datenschutzerklärung oder den Nutzungsbedingungen) darüber zu informieren, dass der Dokumentenzugriff für Engagement- oder Sicherheitszwecke verfolgt wird.
- Nutzen Sie konforme Plattformen: Wählen Sie Plattformen, die mit Datenschutz im Sinn entwickelt wurden. Seriöse Anbieter werden selbst DSGVO-konform sein und klare Informationen darüber liefern, wie ihre Analysen funktionieren.
- Konzentrieren Sie das Tracking auf berechtigte Interessen wie die Bestätigung des Empfangs oder die Gewährleistung der Sicherheit, anstatt auf aufdringliche Überwachung.
Fazit: Sicheres Teilen schafft Vertrauen
Die Vermeidung dieser häufigen DSGVO-Fehler ist nicht nur eine Frage der Compliance; es geht darum, Respekt für die Privatsphäre zu demonstrieren und Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufzubauen. Indem Sie von unsicheren Methoden wie E-Mail-Anhängen zu sicheren Sharing-Plattformen mit robusten Kontrollen wechseln, schützen Sie sensible Daten und stärken den Ruf Ihres Unternehmens.
Bereit, diese DSGVO-Fehler zu vermeiden?
Papermark wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, Dokumente sicher und konform zu teilen. Mit Funktionen wie passwortgeschützten Links, Ablaufdaten, Download-Kontrolle, E-Mail-Verifizierung und detaillierten Audit-Logs können Sie häufige Fallstricke vermeiden und personenbezogene Daten verantwortungsvoll behandeln.