5 häufige DSGVO-Fehler, die Unternehmen beim Teilen von Dokumenten machen (und wie man sie behebt)
Das Teilen von Geschäftsdokumenten ist eine tägliche Notwendigkeit, aber tun Sie es auf eine Weise, die die Privatsphäre respektiert und mit der DSGVO konform ist? Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten, und gängige Methoden zum Teilen erfüllen diese oft nicht, was Unternehmen dem Risiko hoher Geldstrafen und Rufschädigung aussetzt.
Viele wichtige Dokumente – Verträge, Angebote, Rechnungen – enthalten personenbezogene Daten wie Namen, E-Mails, Adressen und Finanzdetails. Unsachgemäßer Umgang damit kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. (Grundlagen der DSGVO verstehen)
Betrachten wir fünf häufige DSGVO-Fehler, die Unternehmen beim Teilen von Dokumenten machen, und wie man sie mit sicheren Praktiken und den richtigen Tools beheben kann.
Fehler 1: Versenden sensibler Dokumente als E-Mail-Anhänge
Das direkte Anhängen von Verträgen, Angeboten oder Personalformularen an E-Mails ist zwar bequem, aber aus DSGVO-Sicht äußerst riskant. Nach dem Versand verlieren Sie die Kontrolle. E-Mails können leicht weitergeleitet, in unsicheren Netzwerken abgefangen oder unbegrenzt in Empfänger-Postfächern gespeichert werden, was gegen DSGVO-Grundsätze wie Zweckbindung und Speicherbegrenzung verstößt.
- Das Risiko: Kontrollverlust, potentieller unbefugter Zugriff, Datenschutzverletzungen.
- Die Lösung: Hören Sie auf, sensible Dokumente direkt anzuhängen. Verwenden Sie stattdessen sichere Sharing-Links von spezialisierten Plattformen. Diese Links bieten Zugriff auf das sicher online gehostete Dokument, anstatt die Datei selbst zu senden. Achten Sie auf Lösungen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Passwortschutz-Optionen für diese Links anbieten. (10 DSGVO-Grundsätze für den Umgang mit Dokumenten)
Fehler 2: Verwendung ungesicherter oder einfacher Cloud-Speicher-Links
Das Teilen eines Links aus standardmäßigem Cloud-Speicher (wie ein öffentlicher Google Drive oder Dropbox-Link) mag besser erscheinen als E-Mail-Anhänge, fehlt aber oft die notwendigen DSGVO-Kontrollen. Einfache Links bieten möglicherweise keinen Passwortschutz, Ablaufdaten oder Downloadverhinderung und verstoßen damit gegen den Grundsatz der "Integrität und Vertraulichkeit (Sicherheit)".
- Das Risiko: Unkontrollierter Zugriff, Unfähigkeit, Speicherlimits durchzusetzen, potenzielle Datenlecks.
- Die Lösung: Nutzen Sie sichere Dokumentenaustausch-Plattformen, die robuste Link-Einstellungen bieten. Wesentliche Funktionen umfassen:
- Passwortschutz: Fügen Sie eine Passwortebene hinzu.
- Ablaufende Links: Widerrufen Sie den Zugriff automatisch nach einem festgelegten Zeitraum, gemäß der Speicherbegrenzung.
- Download-Kontrolle: Verhindern Sie, dass Empfänger die Datei herunterladen können, wodurch sie zentralisiert und kontrolliert bleibt.
- Diese Funktionen geben Ihnen granulare Kontrolle darüber, wer auf das Dokument zugreift und für wie lange.
Fehler 3: Mangel an zugangskontrolle und überwachung
Einen Dokumentenlink zu teilen, ohne zu wissen oder zu kontrollieren, wer ihn öffnen kann, ist eine erhebliche DSGVO-Lücke. Ebenso verstößt es gegen das Prinzip der Rechenschaftspflicht, wenn nicht bekannt ist, ob oder wann jemand auf ein Dokument mit personenbezogenen Daten zugegriffen hat.
- Das Risiko: Unbefugter Zugriff, Unfähigkeit, die Einhaltung nachzuweisen, mangelnde Rechenschaftspflicht.
- Die Lösung: Implementieren Sie Zugangskontrollen und nutzen Sie Betrachteranalysen. Wählen Sie Plattformen, die es Ihnen ermöglichen:
- E-Mail-Verifizierung zu verlangen: Stellen Sie sicher, dass nur bestimmte Personen nach Überprüfung ihrer E-Mail auf den Link zugreifen können.
- Erlaubnis-/Sperrlisten zu verwenden: Legen Sie genau fest, welche E-Mail-Adressen das Dokument einsehen dürfen oder nicht.
- Betrachteraktivitäten zu überwachen: Nutzen Sie integrierte Analysen, um zu verfolgen, wer das Dokument wann und wie lange angesehen hat. Dies bietet einen wesentlichen Prüfpfad für die Compliance.
Fehler 4: Dokumente unbegrenzt zugänglich halten
Das DSGVO-Prinzip der "Speicherbegrenzung" bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahren sollten. Dokumentenlinks dauerhaft aktiv zu lassen, insbesondere für abgeschlossene Verträge oder alte Angebote, schafft unnötige Risiken.
- Das Risiko: Verletzung der Speicherbegrenzung, erhöhtes Risiko im Laufe der Zeit.
- Die Lösung: Proaktives Management der Link-Lebensdauer. Verwenden Sie Tools, die es Ihnen ermöglichen:
- Automatische Ablaufdaten festzulegen: Konfigurieren Sie Links so, dass sie nach einem bestimmten Datum automatisch deaktiviert werden (z.B. Projektabschluss, Vertragsende plus gesetzliche Aufbewahrungsfrist).
- Zugang manuell zu widerrufen: Deaktivieren Sie Links einfach, wenn der Zugriff nicht mehr benötigt wird.
- Überprüfen Sie regelmäßig aktive Links und widerrufen Sie den Zugriff für Dokumente im Zusammenhang mit abgeschlossenen Geschäften. (Checkliste für sicheres Dokumenten-Sharing)
Fehler 5: Mangelnde transparenz bei der nachverfolgung (falls zutreffend)
Während das Tracking der Betrachterinteraktion nützlich ist, kann dies ohne Transparenz mit dem DSGVO-Grundsatz der "Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz" in Konflikt geraten, besonders wenn das Tracking sehr detailliert ist oder für Profiling ohne klare Offenlegung oder Einwilligung verwendet wird.
- Das Risiko: Nicht-transparente Datenverarbeitung, potenzielle Verletzung der Datenschutzerwartungen der Nutzer.
- Die Lösung: Seien sie transparent und nutzen sie tracking verantwortungsvoll.
- Empfänger informieren: Wenn sie detaillierte Analysen verwenden, erwägen sie, die Empfänger (z.B. in ihrer Datenschutzerklärung oder den Nutzungsbedingungen) darüber zu informieren, dass der Dokumentenzugriff für Engagement- oder Sicherheitszwecke verfolgt wird.
- Konforme Plattformen nutzen: Wählen sie Plattformen, die mit Datenschutz im Sinn entwickelt wurden. Seriöse Anbieter werden selbst DSGVO-konform sein und klare Informationen darüber liefern, wie ihre Analysen funktionieren.
- Konzentrieren sie das Tracking auf berechtigte Interessen wie die Bestätigung des Empfangs oder die Gewährleistung der Sicherheit, anstatt auf aufdringliche Überwachung.
Fazit: Sicheres Teilen schafft Vertrauen
Die Vermeidung dieser häufigen DSGVO-Fehler ist nicht nur eine Frage der Compliance; es geht darum, Respekt für den Datenschutz zu demonstrieren und Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern aufzubauen. Indem sie von unsicheren Methoden wie E-Mail-Anhängen wegkommen und sichere Sharing-Plattformen mit robusten Kontrollen einführen, schützen sie sensible Daten und stärken den Ruf ihres Unternehmens.
Bereit, diese DSGVO-Fehler zu vermeiden?
Papermark wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, Dokumente sicher und konform zu teilen. Mit Funktionen wie passwortgeschützten Links, Ablaufdaten, Download-Kontrolle, E-Mail-Verifizierung und detaillierten Audit-Logs können sie häufige Fallstricke vermeiden und personenbezogene Daten verantwortungsvoll behandeln.