¿Cómo habilitar la generación de índice para los visualizadores de tu sala de datos?
¿Quieres ayudar a tus visualizadores a navegar mejor por el contenido de tu sala de datos? Papermark puede generar automáticamente un archivo de índice que proporciona una visión clara de la estructura y contenidos de tu sala de datos.
El archivo de índice ayuda a los visualizadores a entender la organización de tus documentos y encontrar rápidamente lo que necesitan.
Puedes habilitar la generación de índice al crear un nuevo enlace o editar uno existente en la sección de Controles Avanzados de tu sala de datos.
Configuración paso a paso
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Navega a tu sala de datos – Desde tu panel de control:
- Haz clic en "Datarooms" en la barra lateral
- Selecciona la sala de datos que quieres configurar
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Accede a la configuración de compartir – En tu sala de datos:
- Haz clic en el botón "Compartir"
- Esto abrirá el panel de creación de enlaces
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Encuentra la configuración de generación de índice – En la configuración del enlace:
- Desplázate hacia abajo para encontrar "Controles Avanzados"
- Haz clic para expandir la sección
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Habilita la generación de índice – En Controles Avanzados:
- Encuentra "Habilitar generación de archivo de índice"
- Activa el interruptor para habilitarlo
- El índice se generará automáticamente para los visualizadores
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Configura los ajustes del índice (Opcional):
- Elige el formato del archivo de índice (PDF/Excel)
- Selecciona qué información incluir:
- Nombres de archivos
- Estructura de carpetas
- Fechas de última modificación
- Tamaños de archivos
- Descripciones de documentos
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Comparte la sala de datos – Después de la configuración:
- Guarda tus ajustes
- Copia y comparte el enlace de tu sala de datos
- Los destinatarios verán la opción de índice cuando accedan a la sala
Numeración jerárquica automática del índice
Además del archivo de índice descargable, a cada documento y carpeta de tu sala de datos se le asigna automáticamente un número de índice jerárquico según su posición. Esto sigue las convenciones utilizadas en las salas de datos virtuales tradicionales y facilita la referencia a elementos específicos.
Cómo funciona la numeración:
- Las carpetas de nivel superior se numeran
1,2,3, etc. - Los documentos dentro de una carpeta utilizan el número de carpeta más un número de elemento:
1.1,1.2,1.3 - Las subcarpetas anidadas van más en profundidad:
1.1.1,1.1.2 - Los números se actualizan automáticamente cuando reordenas los elementos en la sala de datos
- Los números de índice aparecen en la barra lateral del visor, la lista de archivos y el archivo de índice descargable
Esto hace que sea fácil decir "abrir el 3.2.1" en un correo electrónico o en una llamada, y tu visitante sabrá exactamente a qué documento te refieres. Es la misma convención de nomenclatura que utilizan auditores, abogados y banqueros en las salas de datos físicas.
Para más información sobre el orden y la organización, consulta cómo organizar documentos en carpetas.
Ventajas de la generación de índices
- Mejor navegación: Los visitantes pueden encontrar rápidamente documentos específicos
- Estructura clara: Muestra la jerarquía completa de carpetas
- Ahorro de tiempo: No es necesario crear listas de documentos manualmente
- Presentación profesional: Vista organizada de tu contenido
- Actualizaciones sencillas: El índice se actualiza automáticamente cuando añades o eliminas archivos
- Numeración estándar del sector: Los números jerárquicos (1.1, 1.2, 2.1) siguen las convenciones tradicionales de las VDR
Consejos para el éxito
- Utiliza nombres de carpeta claros para una mejor organización del índice
- Añade descripciones a los documentos para mayor contexto
- Revisa periódicamente el índice generado
- Ten en cuenta las necesidades de tus visitantes al elegir qué información incluir
- Utiliza convenciones de nomenclatura de archivos coherentes
Preguntas frecuentes
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