¿Cómo habilitar la generación de índice para los visualizadores de tu sala de datos?

¿Quieres ayudar a tus visualizadores a navegar mejor por el contenido de tu sala de datos? Papermark puede generar automáticamente un archivo de índice que proporciona una visión clara de la estructura y contenidos de tu sala de datos.

El archivo de índice ayuda a los visualizadores a entender la organización de tus documentos y encontrar rápidamente lo que necesitan.

Puedes habilitar la generación de índice al crear un nuevo enlace o editar uno existente en la sección de Controles Avanzados de tu sala de datos.

Configuración paso a paso

1. Navega a tu sala de datos – Desde tu panel de control:

   • Haz clic en "Datarooms" en la barra lateral
   • Selecciona la sala de datos que quieres configurar

2. Accede a la configuración de compartir – En tu sala de datos:

   • Haz clic en el botón "Compartir"
   • Esto abrirá el panel de creación de enlaces

3. Encuentra la configuración de generación de índice – En la configuración del enlace:

   • Desplázate hacia abajo para encontrar "Controles Avanzados"
   • Haz clic para expandir la sección

4. Habilita la generación de índice – En Controles Avanzados:

   • Encuentra "Habilitar generación de archivo de índice"
   • Activa el interruptor para habilitarlo
   • El índice se generará automáticamente para los visualizadores

5. Configura los ajustes del índice (Opcional):

   • Elige el formato del archivo de índice (PDF/Excel)
   • Selecciona qué información incluir:
     • Nombres de archivos
     • Estructura de carpetas
     • Fechas de última modificación
     • Tamaños de archivos
     • Descripciones de documentos

6. Comparte la sala de datos – Después de la configuración:

   • Guarda tus ajustes
   • Copia y comparte el enlace de tu sala de datos
   • Los destinatarios verán la opción de índice cuando accedan a la sala

Beneficios de la generación de índices

• Mejor navegación: Los usuarios pueden encontrar documentos específicos rápidamente
• Estructura clara: Muestra la jerarquía completa de carpetas
• Ahorro de tiempo: No es necesario crear listas de documentos manualmente
• Presentación profesional: Vista organizada de tu contenido
• Actualizaciones sencillas: El índice se actualiza automáticamente cuando añades o eliminas archivos

Consejos para el éxito

• Utiliza nombres claros para las carpetas para una mejor organización del índice
• Añade descripciones a los documentos para proporcionar más contexto
• Revisa regularmente el índice generado
• Considera las necesidades de tus usuarios al elegir qué información incluir
• Utiliza convenciones de nomenclatura de archivos consistentes

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde encuentran los usuarios el archivo de índice?
El índice aparece en la parte superior del data room o puede descargarse desde el menú de navegación.

P: ¿El índice se actualiza automáticamente?
Sí, el índice se actualiza en tiempo real cuando realizas cambios en el data room.

P: ¿Puedo personalizar el formato del índice?
Sí, puedes elegir entre formatos PDF y Excel, y seleccionar qué información incluir.

P: ¿El índice mostrará archivos ocultos?
No, el índice solo muestra archivos que son visibles para el usuario según sus permisos.

P: ¿Puedo añadir información personalizada al índice?
Sí, puedes añadir descripciones de documentos y metadatos personalizados que aparecerán en el índice.

Guías relacionadas

• Cómo crear un data room
• Gestión de la estructura del data room
• Configuración de permisos de enlaces

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