Comment gérer les notifications par e-mail dans Papermark

Papermark peut envoyer deux types de notifications par e-mail pour tenir votre équipe et vos visiteurs informés. Ce guide explique ce que contient chaque notification, qui la reçoit et comment les activer ou les désactiver.

Types de notifications

• Notifications de consultation (membres de l'équipe) : Envoyées à votre équipe lorsqu'un document ou un lien de salle de données est consulté. Déclenchées par l'événement de consultation.
• Notifications de mise à jour de la salle de données (visiteurs) : Envoyées aux visiteurs vérifiés lorsque de nouveaux documents sont ajoutés à une salle de données (optionnel par salle de données).

Activer ou désactiver les notifications de consultation (par lien)

Chaque lien de document ou de salle de données dispose d'un interrupteur nommé "Recevoir une notification par e-mail". Activez-le pour recevoir des e-mails de consultation pour ce lien, ou désactivez-le pour les supprimer.

Étapes :

1. Ouvrez le document ou la salle de données
2. Faites défiler jusqu'à la section Liens
3. Dans le tableau des liens, cliquez sur le menu ⋯ à côté du lien et choisissez Modifier

4. Faites défiler jusqu'à la section Recevoir une notification par e-mail et activez ou désactivez l'interrupteur

Voir aussi : Comment désactiver les notifications de liens

Activer ou désactiver les notifications de mise à jour de la salle de données (par salle de données)

Vous pouvez notifier les visiteurs vérifiés lorsque de nouveaux documents sont ajoutés à une salle de données spécifique. Cela se contrôle dans les paramètres de la salle de données et affecte les modifications futures.

Étapes :

1. Ouvrez la salle de données → Paramètres → Notifications

2. Activez l'option « Notifier les visiteurs lorsque de nouveaux documents sont ajoutés »

Le bouton correspond à enableChangeNotifications dans les paramètres de la dataroom et est disponible sur les forfaits Datarooms Plus ou d'essai.

Qui reçoit les notifications ?

• Notifications de consultation (internes) : Envoyées aux administrateurs et gestionnaires de l'équipe propriétaire du contenu consulté. Le propriétaire du document est également inclus. Les domaines figurant sur la liste d'exclusion de l'équipe ne déclenchent pas de notifications.
• Notifications de mise à jour de la dataroom (externes) : Envoyées aux visiteurs vérifiés qui ont précédemment consulté la dataroom lorsque de nouveaux documents sont ajoutés et que les notifications sont activées pour cette salle.

Quelles informations sont incluses dans les e-mails ?

Notifications de consultation (vues de documents ou de datarooms)

Basé sur le code dans /pages/api/jobs/send-notification.ts, les e-mails incluent :

• Nom du contenu (document ou dataroom)
• Nom du lien (ou valeur par défaut comme Link #ABCDE)
• E-mail du visiteur (si disponible)
• Localisation optionnelle (ville, région, pays) sur les forfaits Business/Enterprise

La localisation est incluse uniquement lorsque le forfait de l'équipe n'est pas Gratuit, Starter ou Pro.

Notifications de mise à jour de la dataroom (nouveaux documents pour les visiteurs)

Basé sur /lib/emails/send-dataroom-notification.ts et le modèle DataroomNotification, les e-mails incluent :

• Objet : « Nouveau document disponible dans [Nom de la dataroom] »
• Nom de la dataroom et nom du document nouvellement ajouté
• Expéditeur (le membre de l'équipe qui a effectué l'action)
• Un bouton pour ouvrir la dataroom et une URL alternative en texte brut
• Un lien de désabonnement pour le visiteur

Désabonnement et préférences

Pour les visiteurs externes (notifications de mise à jour de la dataroom)

Tous les e-mails de mise à jour de dataroom externes incluent un lien de désabonnement. Les visiteurs peuvent se désinscrire à tout moment en utilisant le lien dans le pied de page (géré par /api/unsubscribe/dataroom).

Pour les membres de l'équipe interne (notifications de consultation)

Les propriétaires d'équipe peuvent réduire le bruit des notifications en ajoutant des domaines à la liste Domaines ignorés pour les notifications dans Paramètres → Général.

Étapes :

1. Ouvrez Paramètres → Général
2. Trouvez la carte Domaines ignorés pour les notifications
3. Ajoutez des domaines (un par ligne) commençant par @ (par ex., @company.com)
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

Lorsqu'une personne d'un domaine ignoré consulte un lien, personne dans votre équipe ne recevra de notifications. Les analyses sont toujours enregistrées.

Conseils :

• Utilisez cette fonction pour votre propre domaine d'entreprise afin d'éviter les spams de notifications internes
• Vous pouvez coller une liste – Papermark déduplique et nettoie automatiquement les entrées
• Besoin de recevoir à nouveau des notifications ? Supprimez simplement le domaine et enregistrez

Voir aussi : Désactiver les notifications de consultation pour des domaines spécifiques

Paramètres avancés de notification des visiteurs

Au-delà du simple interrupteur on/off, vous pouvez affiner les événements qui déclenchent des e-mails et la fréquence à laquelle vous les recevez. C'est utile lorsque vous souhaitez être notifié des événements à fort signal (téléchargements, engagement approfondi) sans recevoir un e-mail pour chaque consultation occasionnelle.

Choisir les événements qui déclenchent des e-mails

Dans les paramètres du lien, développez Préférences de notification pour choisir les événements qui doivent vous envoyer un e-mail :

• Nouvelles vues : toute première visite sur le lien
• Vues répétées : chaque fois qu'un visiteur connu revient
• Téléchargements : chaque tentative de téléchargement (fonctionne avec les téléchargements en masse et les téléchargements de dossiers)
• Visites de pages spécifiques : certaines pages du document déclenchent une alerte
• Dépôts dans la data room : activez les notifications de dépôt pour les liens de demande de fichiers

Vous pouvez choisir n'importe quelle combinaison. Par exemple, « téléchargements uniquement » convient parfaitement aux liens à fort volume où les e-mails de consultation seraient du bruit.

Choisir une fréquence de notification

Pour chaque lien ou data room, vous pouvez décider de la fréquence de réception des e-mails :

• Instantané : un e-mail par événement au moment où il se produit (par défaut)
• Récapitulatif quotidien : un e-mail récapitulatif par jour regroupant tous les événements
• Récapitulatif hebdomadaire : un e-mail récapitulatif par semaine

Les paramètres de fréquence peuvent être différents par lien : un lien investisseur peut rester en mode instantané tandis qu'un lien marketing à fort volume peut être regroupé dans un récapitulatif quotidien.

Définir des préférences par visiteur ou par groupe

Pour les data rooms, vous pouvez configurer les notifications par groupe de visiteurs. Recevez des e-mails instantanés pour votre groupe prioritaire (investisseur principal, acheteur principal) et un récapitulatif quotidien pour tous les autres.

Pour configurer :

1. Ouvrez la data room.
2. Cliquez sur l'onglet Notifications.
3. Sélectionnez un groupe ou un visiteur et définissez la fréquence et les types d'événements.
4. Enregistrez la configuration.

Remarques et contraintes

• Les notifications de consultation nécessitent que le bouton par lien soit activé.
• Les notifications de mise à jour de la data room nécessitent que le bouton par data room soit activé et ne sont envoyées qu'aux visiteurs vérifiés.
• Certaines fonctionnalités de notification dépendent de votre forfait (ex. : détails de localisation sur Business/Enterprise).
• Les options de fréquence (récapitulatif, hebdomadaire) sont disponibles avec le forfait Business et supérieurs.