OneDrive 是微软的云存储解决方案，与 Microsoft 365 生态系统集成，全球拥有超过 2.5 亿用户。无论是协作处理业务文档、与客户共享演示文稿，还是向利益相关者分发报告，OneDrive 都提供了一种方便的文件共享方式。
如何在 OneDrive 上共享文档
本综合指南将带您了解 OneDrive 的共享功能，并介绍 Papermark 提供的高级保护选项，以便在需要为敏感文档提供更高安全性时使用。
第一步：注册 OneDrive
在共享文档之前，您需要访问 OneDrive：
- 访问 onedrive.live.com
- 点击“注册”或“获取 OneDrive”
- 创建一个 Microsoft 帐户或使用现有帐户登录
- 选择您的 OneDrive 计划（免费 5GB 或 Microsoft 365 订阅）
- 完成设置过程
第二步：上传并整理您的文档
在共享之前，上传并整理您的文档：
- 在您的网页浏览器或桌面应用中打开 OneDrive
- 点击“上传”以添加文件
- 选择您想要共享的文档
- 使用描述性名称对其进行整理，以便于识别
第三步：授予特定人员访问权限
为了与特定个人安全共享：
- 右键单击您想要共享的文件或文档
- 从上下文菜单中选择“共享”
- 输入收件人的电子邮件地址
- 选择适当的权限级别：
- 仅查看：收件人只能查看和下载
- 可编辑：收件人可以修改、删除和共享
- 可审阅：收件人可以添加评论和建议
第 4 步：配置文档共享选项
为了更好地控制共享文档：
- 右键单击文档
- 选择“共享”，然后选择“高级”
- 配置其他设置：
- 设置访问的到期日期
- 启用密码保护
- 控制接收者是否可以与他人共享
- 启用或禁用下载权限
有关与外部用户共享的详细指南，请参阅我们的如何与外部用户共享 OneDrive 文件夹指南。
第 5 步：创建共享链接
如果需要更广泛的共享而无需指定电子邮件地址：
- 右键单击文件或文档
- 选择“共享”，然后选择“复制链接”
- OneDrive 将生成一个可共享的链接
- 在共享之前配置链接设置
第 6 步：自定义链接设置
为您的共享链接设置适当的权限：
- 创建链接后，点击“链接设置”
- 从以下选项中选择：
- 拥有链接的任何人：权限最宽松，任何人都可以访问
- 您组织中的人员：仅内部用户可以访问
- 已有访问权限的人员：仅已被授予访问权限的人员可以访问
- 设置权限级别（查看、编辑、审阅）
- 配置其他限制：
- 设置到期日期
- 启用密码保护
- 禁止下载
OneDrive 安全性的主要限制
虽然 OneDrive 提供了基本的共享功能，但它存在一些安全性限制。该平台缺乏动态水印等高级功能，这意味着接收者可以截图或转发您的文档而不会留下痕迹。OneDrive 的分析功能也仅限于基本的文件访问跟踪，无法提供详细的页面级参与数据。
要全面了解 OneDrive 的安全功能，请查看我们关于 OneDrive 是否安全 的详细指南。
链接安全性是另一个需要关注的问题——虽然您可以设置到期日期和密码，但无法追踪谁实际查看了内容或何时访问。这使得监控文档的参与度变得困难，尤其是对于像投资者或客户这样的外部利益相关者。
最后，OneDrive 的审计功能仅限于 Microsoft 365 商业账户，并且只提供基本的活动日志。对于需要全面文档安全和分析的组织，这些限制通常需要额外的安全层。了解更多关于 OneDrive 分析功能 及其局限性的信息。
安全发送文件
| 安全功能 | OneDrive | Papermark |
|---|---|---|
| 访问控制 | 基本权限（查看/编辑） | 细化控制与多重身份验证层 |
| 水印 | ❌ | 动态、针对查看者的特定水印 |
| 链接安全性 | 基本密码和到期设置 | 高级保护，包含 IP 限制和详细追踪 |
| 页面级分析 | ❌ | 详细的参与度追踪和实时分析 |
| 外部追踪 | 仅限 Microsoft 账户 | 全面的外部查看者追踪和分析 |
| 审计记录 | 基本活动日志（仅限商业账户） | 全面的审计日志，支持导出报告 |
结论
OneDrive 为 Microsoft 生态系统内的文档共享提供了坚实的基础，但处理敏感信息的组织通常需要额外的安全措施。Papermark 通过添加高级安全功能、详细分析和全面的文档控制来补充 OneDrive。无论您是共享机密的商业文档，还是需要保持法规合规性，选择合适的安全功能对于保护您的信息至关重要。