Partage de documents Box : Aperçu rapide

Box est l'une des plateformes de partage de documents les plus populaires, utilisée par plus des deux tiers des entreprises du Fortune 500. Examinons de plus près ce que Box offre pour le partage sécurisé de documents et comment il se compare aux alternatives plus récentes sur le marché.

Le partage de documents Box expliqué

Box fournit une plateforme sécurisée et conviviale pour partager des documents en interne et en externe. Avec une sécurité de niveau entreprise, des permissions granulaires et des fonctionnalités de collaboration avancées, Box aide les équipes à travailler efficacement ensemble tout en maintenant le contrôle sur les informations sensibles. La plateforme est accessible via les navigateurs web, les applications de bureau (Mac et Windows) et les applications mobiles (iOS et Android).

Fonctionnalités clés du partage de documents Box

Options de partage sécurisé

Box offre plusieurs façons de partager des documents en toute sécurité : niveaux d'accès personnalisés (lecteur, éditeur, copropriétaire), liens partagés protégés par mot de passe, dates d'expiration des liens, restrictions de téléchargement, contrôles de collaboration externe, filigrane dynamique pour les documents sensibles, authentification à deux facteurs, restrictions d'accès basées sur l'IP et chiffrement AES 256 bits.

Capacités de collaboration

La plateforme fournit de solides fonctionnalités de collaboration qui permettent aux équipes de travailler efficacement ensemble : aperçu et collaboration en temps réel sur les documents, commentaires et annotations, contrôle de version et suivi de l'historique, attribution et gestion des tâches, intégration avec plus de 1 500 applications (y compris Microsoft 365, Google Workspace et Salesforce), accès et édition mobile, Box Sign pour les signatures électroniques et Box Canvas pour la collaboration visuelle.

Suivi avancé et analyses

Box fournit des informations détaillées sur l'engagement des documents : journaux d'accès et pistes d'audit, suivi de l'activité des utilisateurs, statistiques de téléchargement, informations sur l'accès aux appareils, rapports de conformité, analyses d'utilisation, détection précoce des menaces et surveillance de la prévention des fuites de données.

Comment utiliser le partage de documents Box

1. Configuration des autorisations de partage

• Sélectionnez votre document dans Box
• Choisissez les paramètres de partage
• Définissez les niveaux d'accès appropriés
• Configurez des options de sécurité supplémentaires

2. Création de liens partagés

• Générez un lien partagé
• Personnalisez les paramètres d'accès
• Définissez des dates d'expiration si nécessaire
• Ajoutez une protection par mot de passe

3. Gestion du contenu partagé

• Surveillez les accès et l'activité
• Révoquez ou modifiez les autorisations
• Suivez les versions des documents
• Gérez les collaborations externes

4. Utilisation des outils de collaboration

• Ajoutez des commentaires et des retours
• Suivez les modifications et les versions
• Assignez des tâches et des échéances
• Intégrez avec des outils de productivité

Tarification et disponibilité du partage de documents Box

Box offre un essai gratuit de 14 jours pour les nouveaux clients professionnels, permettant aux équipes de tester les fonctionnalités principales de la plateforme avant de s'abonner.

Forfaits professionnels

• Business : 54 $ (18 € par utilisateur/mois avec min. 3 utilisateurs). Stockage illimité, limite de téléchargement de fichiers de 5 Go, une intégration d'application d'entreprise, signatures électroniques illimitées avec Box Sign, automatisation des flux de travail avec Box Relay et protection de base contre la perte de données.
• Business Plus : 90 $ (30 € par utilisateur/mois). Stockage illimité, limite de téléchargement de fichiers de 15 Go, collaboration externe illimitée, dix intégrations d'applications d'entreprise, filtres de recherche avancés et fonctionnalités de sécurité améliorées.
• Enterprise : 126 $ (42 € par utilisateur/mois). Stockage illimité, limite de téléchargement de fichiers de 50 Go, intégrations d'applications d'entreprise illimitées, 100 000 appels API par mois, conformité HIPAA / FedRAMP, filigrane de documents et contrôles de sécurité avancés.
• Enterprise Plus : Tarification personnalisée (45+ € par utilisateur/mois). Stockage illimité, limite de téléchargement de fichiers de 150 Go, Box Shield pour la détection des menaces, Box Governance, 20 To de migration de contenu avec Box Shuttle, Box Zones pour la résidence des données et services de support améliorés.

Remarque : Les prix sont indiqués pour la zone Euro et peuvent varier selon les régions. Visitez la page officielle des tarifs de Box pour obtenir les informations les plus récentes et les tarifs régionaux.

Sécurité et conformité

Box maintient de solides certifications de sécurité, notamment :

• SOC 1 et 2
• ISO 27001, 27017 et 27018
• HIPAA
• RGPD
• FedRAMP
• Validation GxP
• PCI DSS

Vous souhaitez en savoir plus sur la sécurité des documents ? Consultez notre guide sur le partage sécurisé de documents.

Limites du partage de documents Box

Bien que Box offre des fonctionnalités complètes de partage de documents, il présente certaines limites :

1. Fonctionnalités avancées limitées aux forfaits supérieurs
2. Système de permissions complexe pouvant être déroutant
3. Certaines fonctionnalités de sécurité uniquement disponibles dans les forfaits Enterprise
4. Options de personnalisation limitées dans les niveaux inférieurs
5. Pas de filigrane dynamique sur les forfaits de base

Pourquoi envisager Papermark comme alternative ?

Papermark offre une solution moderne de partage de documents avec des fonctionnalités puissantes conçues pour les besoins professionnels actuels. La plateforme inclut un filigrane dynamique qui ajoute automatiquement les informations du lecteur aux documents, des analyses complètes suivant le comportement des lecteurs et des métriques d'engagement détaillées.

En tant que plateforme open-source, elle prend en charge les options d'auto-hébergement et peut être personnalisée pour répondre aux exigences spécifiques de l'organisation.

Papermark est spécialement conçu pour les équipes qui ont besoin d'une vision plus approfondie et d'un contrôle plus strict sur chaque document qu'elles partagent. Chaque lien que vous créez est accompagné d'analyses au niveau de la page — temps passé sur la page, cartes thermiques, points d'abandon et notifications de consultation en temps réel — vous permettant de savoir instantanément quels intervenants sont engagés et quelles diapositives nécessitent des améliorations.

Une sécurité puissante est intégrée. Le moteur de filigrane dynamique de Papermark superpose automatiquement l'e-mail, l'adresse IP et l'horodatage de chaque lecteur sur le document qu'il consulte, décourageant les fuites sans affecter la lisibilité. Vous pouvez renforcer davantage la sécurité avec des liens protégés par mot de passe, des restrictions de consultation unique et des dates d'expiration automatiques.

Comme la plateforme principale est open-source (AGPL-v3), vous bénéficiez d'une transparence totale du code et de la flexibilité d'auto-hébergement dans votre propre cloud ou sur votre infrastructure locale pour répondre aux exigences strictes de conformité ou de résidence des données. Pour les déploiements SaaS, Papermark ajoute l'authentification unique (SSO), des domaines personnalisés, une marque en white-label, des permissions basées sur les rôles et une API REST robuste avec des webhooks pour s'intégrer parfaitement dans les flux de travail existants.

En résumé, Papermark combine les analyses granulaires d'un outil moderne d'aide à la vente avec la sécurité d'une salle de données d'entreprise, à un prix qui s'adapte des fondateurs individuels aux entreprises mondiales.

Envoyez vos documents en toute sécurité

Comparaison des fonctionnalités : partage de documents Box vs Papermark

Conclusion

Box offre une solution complète de partage de documents avec des fonctionnalités de sécurité robustes et des outils de collaboration. Cependant, pour les organisations recherchant des analyses plus avancées, des options de personnalisation et des fonctionnalités modernes comme le filigrane dynamique, Papermark propose une alternative open-source qui privilégie la sécurité des documents et le suivi détaillé de l'engagement.

En savoir plus sur le partage de documents :

• Outils de partage de documents open source et gratuits
• Comment chiffrer un fichier PDF pour l'e-mail
• Comment envoyer des documents en toute sécurité via Gmail

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