Box Dokumentenaustausch: Schneller Überblick

Box ist eine der beliebtesten Plattformen für Dokumentenaustausch, der über zwei Drittel der Fortune 500-Unternehmen vertrauen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was Box für sicheren Dokumentenaustausch bietet und wie es im Vergleich zu neueren Alternativen auf dem Markt abschneidet.

Box Dokumentenaustausch erklärt

Box bietet eine sichere und benutzerfreundliche Plattform für den Austausch von Dokumenten, sowohl intern als auch extern. Mit Sicherheit auf Unternehmensebene, detaillierten Berechtigungen und fortschrittlichen Kollaborationsfunktionen hilft Box Teams, effizient zusammenzuarbeiten und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Informationen zu behalten. Die Plattform ist über Webbrowser, Desktop-Anwendungen (Mac und Windows) und mobile Apps (iOS und Android) zugänglich.

Hauptfunktionen des Box Dokumentenaustauschs

Sichere Freigabeoptionen

Box bietet mehrere Möglichkeiten, Dokumente sicher zu teilen: benutzerdefinierte Zugriffsebenen (Betrachter, Bearbeiter, Mitbesitzer), passwortgeschützte Freigabelinks, Ablaufdaten für Links, Download-Beschränkungen, Kontrolle externer Zusammenarbeit, dynamische Wasserzeichen für sensible Dokumente, Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-basierte Zugriffsbeschränkungen und AES 256-Bit-Verschlüsselung.

Kollaborationsmöglichkeiten

Die Plattform bietet robuste Kollaborationsfunktionen, die Teams eine effektive Zusammenarbeit ermöglichen: Echtzeit-Dokumentenvorschau und -zusammenarbeit, Kommentare und Anmerkungen, Versionskontrolle und Verlaufsverfolgung, Aufgabenzuweisung und -verwaltung, Integration mit mehr als 1.500 Apps (einschließlich Microsoft 365, Google Workspace und Salesforce), mobiler Zugriff und Bearbeitung, Box Sign für elektronische Signaturen und Box Canvas für visuelle Zusammenarbeit.

Erweiterte Nachverfolgung und Analytik

Box bietet detaillierte Einblicke in die Dokumentennutzung: Zugriffsprotokolle und Prüfpfade, Verfolgung von Benutzeraktivitäten, Download-Statistiken, Informationen zum Gerätezugriff, Compliance-Berichte, Nutzungsanalysen, frühzeitige Bedrohungserkennung und Überwachung zur Verhinderung von Datenlecks.

Wie man Box-Dokumentenfreigabe nutzt

1. Einrichten von Freigabeberechtigungen

• Wählen Sie Ihr Dokument in Box aus
• Wählen Sie Freigabeeinstellungen
• Legen Sie angemessene Zugriffsebenen fest
• Konfigurieren Sie zusätzliche Sicherheitsoptionen

2. Erstellen von geteilten Links

• Generieren Sie einen geteilten Link
• Passen Sie Zugriffseinstellungen an
• Legen Sie bei Bedarf Ablaufdaten fest
• Fügen Sie Passwortschutz hinzu

3. Verwaltung freigegebener Inhalte

• Überwachen Sie Zugriff und Aktivitäten
• Widerrufen oder ändern Sie Berechtigungen
• Verfolgen Sie Dokumentversionen
• Verwalten Sie externe Zusammenarbeit

4. Nutzung von Kollaborationswerkzeugen

• Fügen Sie Kommentare und Feedback hinzu
• Verfolgen Sie Änderungen und Versionen
• Weisen Sie Aufgaben und Fristen zu
• Integrieren Sie Produktivitätstools

Box-Dokumentenfreigabe Preise und Verfügbarkeit

Box bietet neuen Geschäftskunden eine 14-tägige kostenlose Testversion, die es Teams ermöglicht, die Kernfunktionen der Plattform vor dem Abonnement zu testen.

Business-Pläne

• Business: $54 (€18 pro Benutzer/Monat mit min. 3 Benutzern). Unbegrenzter Speicher, 5 GB Datei-Upload-Limit, eine Enterprise-App-Integration, unbegrenzte elektronische Signaturen mit Box Sign, Workflow-Automatisierung mit Box Relay und grundlegender Datenverlustschutz.
• Business Plus: $90 (€30 pro Benutzer/Monat). Unbegrenzter Speicher, 15 GB Datei-Upload-Limit, unbegrenzte externe Zusammenarbeit, zehn Enterprise-App-Integrationen, erweiterte Suchfilter und verbesserte Sicherheitsfunktionen.
• Enterprise: $126 (€42 pro Benutzer/Monat). Unbegrenzter Speicher, 50 GB Datei-Upload-Limit, unbegrenzte Enterprise-App-Integrationen, 100.000 API-Aufrufe pro Monat, HIPAA / FedRAMP-Konformität, Dokument-Wasserzeichen und erweiterte Sicherheitskontrollen.
• Enterprise Plus: Individuelle Preisgestaltung (€45+ pro Benutzer/Monat). Unbegrenzter Speicher, 150 GB Datei-Upload-Limit, Box Shield für Bedrohungserkennung, Box Governance, 20 TB Content-Migration mit Box Shuttle, Box Zones für Datenresidenz und erweiterte Support-Services.

Hinweis: Die Preise werden für die Eurozone angezeigt und können je nach Region variieren. Besuchen Sie die offizielle Box-Preisseite für die aktuellsten Informationen und regionale Preise.

Sicherheit und Compliance

Box verfügt über robuste Sicherheitszertifizierungen, darunter:

• SOC 1 und 2
• ISO 27001, 27017 und 27018
• HIPAA
• DSGVO
• FedRAMP
• GxP-Validierung
• PCI DSS

Möchten Sie mehr über Dokumentensicherheit erfahren? Lesen Sie unseren Leitfaden zum sicheren Dokumentenaustausch.

Einschränkungen der Box-Dokumentenfreigabe

Obwohl Box umfassende Funktionen zur Dokumentenfreigabe bietet, gibt es einige Einschränkungen:

1. Erweiterte Funktionen sind auf höhere Tarifpläne beschränkt
2. Komplexes Berechtigungssystem kann überwältigend sein
3. Einige Sicherheitsfunktionen sind nur in Enterprise-Plänen verfügbar
4. Begrenzte Anpassungsoptionen in niedrigeren Tarifen
5. Keine dynamischen Wasserzeichen in Basisplänen

Warum Papermark als Alternative in Betracht ziehen?

Papermark bietet eine moderne Lösung für die Dokumentenfreigabe mit leistungsstarken Funktionen, die für die heutigen Geschäftsanforderungen entwickelt wurden. Die Plattform umfasst dynamische Wasserzeichen, die automatisch Betrachterinformationen zu Dokumenten hinzufügen, umfassende Analysen zum Tracking des Betrachterverhaltens und detaillierte Engagement-Metriken.

Als Open-Source-Plattform unterstützt sie Self-Hosting-Optionen und kann an spezifische organisatorische Anforderungen angepasst werden.

Papermark wurde speziell für Teams entwickelt, die tiefere Einblicke und eine straffere Kontrolle über jedes von ihnen geteilte Dokument benötigen. Jeder Link, den Sie erstellen, enthält seitenweise Analysen – Zeit auf der Seite, Heatmaps, Abbruchpunkte und Echtzeit-Ansichtsbenachrichtigungen – sodass Sie sofort wissen, welche Stakeholder engagiert sind und welche Folien überarbeitet werden müssen.

Leistungsstarke Sicherheit ist integriert. Papermarks dynamische Wasserzeichenengine überlagert automatisch die E-Mail, IP-Adresse und den Zeitstempel jedes Betrachters auf dem Dokument, das sie sehen, was Leaks entmutigt, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen. Sie können den Zugriff weiter einschränken mit passwortgeschützten Links, Einmal-Ansichtsbeschränkungen und automatischen Ablaufdaten.

Da die Kernplattform Open-Source ist (AGPL-v3), erhalten Sie volle Codetransparenz und die Flexibilität zum Self-Hosting in Ihrer eigenen Cloud oder On-Premises-Infrastruktur, um strenge Compliance- oder Datenresidenzanforderungen zu erfüllen. Für SaaS-Bereitstellungen bietet Papermark Single Sign-On (SSO), benutzerdefinierte Domains, White-Label-Branding, rollenbasierte Berechtigungen und eine robuste REST-API mit Webhooks, damit es sich nahtlos in bestehende Workflows einfügt.

Kurz gesagt, Papermark kombiniert die detaillierten Analysen eines modernen Sales-Enablement-Tools mit der Sicherheit eines Enterprise-Datenraums – zu einem Preis, der von einzelnen Gründern bis hin zu globalen Unternehmen skaliert.

Senden Sie Ihre Dokumente sicher

Funktionsvergleich: Box vs Papermark Dokumentenaustausch

Fazit

Box bietet eine umfassende Lösung für die Dokumentenfreigabe mit robusten Sicherheitsfunktionen und Kollaborationstools. Für Unternehmen, die jedoch fortschrittlichere Analysen, Anpassungsoptionen und moderne Funktionen wie dynamische Wasserzeichen suchen, bietet Papermark eine Open-Source-Alternative, die Dokumentensicherheit und detailliertes Engagement-Tracking in den Vordergrund stellt.

Erfahren Sie mehr über Dokumentenfreigabe:

• Open Source & kostenlose Tools zur Dokumentenfreigabe
• Wie man eine PDF-Datei für E-Mails verschlüsselt
• Wie man Dokumente sicher über Gmail versendet

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