Comment effectuer une recherche dans les documents d'une data room ?

Les grandes data rooms peuvent contenir des centaines de fichiers répartis dans des structures de dossiers profondes. La barre de recherche côté visiteur permet aux utilisateurs de saisir une requête et de voir instantanément tous les documents dont le nom correspond, avec des raccourcis d'accès direct aux fichiers pour éviter de naviguer manuellement dans l'arborescence des dossiers.

La recherche pour les visiteurs est disponible sur chaque formule incluant les data rooms, à partir de la formule Data Rooms. Elle est toujours activée pour les visiteurs et ne nécessite pas d'être configurée par lien.

Ce que fait la recherche visiteur

Pour les visiteurs dans votre data room :

• Une barre de recherche se trouve en haut de la liste des fichiers
• La saisie filtre les documents et les dossiers par nom au fur et à mesure
• Les résultats affichent le nom du fichier, le chemin du dossier et un lien d'accès rapide
• La recherche respecte les permissions, de sorte que les visiteurs ne voient que les documents auxquels ils ont accès

En tant que propriétaire de la data room, aucune configuration n'est requise. La recherche est activée par défaut pour tous les visiteurs.

Ce que vous pouvez rechercher

• Les noms de fichiers de tous les documents de la data room
• Les noms de dossiers
• Les éléments ajoutés en tant que liens externes
• Les numéros d'index générés automatiquement, tels que 2.1.3

La recherche visiteur porte sur les noms, et non sur le contenu des documents. Pour effectuer une recherche dans le contenu des documents, utilisez plutôt l'agent IA pour les data rooms.

Parcours visiteur : comment les visiteurs effectuent une recherche

1. Le visiteur ouvre le lien de la data room et vérifie son adresse e-mail.
2. Le visiteur clique sur la barre de recherche en haut de la liste de fichiers (ou appuie sur / comme raccourci).
3. Le visiteur saisit une requête.
4. Les résultats apparaissent instantanément, regroupés par dossier.
5. Le visiteur clique sur un résultat pour accéder directement à l'aperçu du document.

Comment aider les visiteurs à trouver des documents plus rapidement

En tant que propriétaire de la data room, vous pouvez rendre les résultats de recherche plus pertinents en suivant quelques conventions de nommage.

• Utilisez des noms de fichiers descriptifs. Acme_master_services_agreement_v3.pdf est bien plus facile à rechercher que MSA-v3.pdf.
• Utilisez des préfixes cohérents. Q3-2025-financials.xlsx, Q4-2025-financials.xlsx facilite la recherche par trimestre.
• Numérotez les sections. Combinez avec la numérotation automatique des index pour que les visiteurs puissent rechercher par index (3.2, 4.1).
• Évitez les abréviations. Écrivez les termes en toutes lettres dans les noms de fichiers autant que possible.
• Adaptez la langue à votre audience. Si vos visiteurs sont francophones, utilisez des noms de fichiers en français.

Cas d'utilisation

• Conseil côté acquéreur : recherchez « indemnisation » dans une data room de contrats.
• Auditeurs : accédez directement aux fichiers de preuves spécifiques comme « Q4-2025-revenue-recognition ».
• Investisseurs : trouvez rapidement le dernier pitch deck ou modèle financier.
• Acheteurs en M&A : saisissez le nom d'un fournisseur pour faire apparaître tous les documents associés en une seule fois.

Questions fréquemment posées

Guides connexes

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