Wie Sie Besucher per E-Mail in Ihren Datenraum einladen
Papermark ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Einladungen direkt aus Ihrem Datenraum zu versenden, sodass Besucher eine gebrandete, professionelle E-Mail mit einem Link zu Ihren Inhalten erhalten. Anstatt einen Link zu kopieren und eine eigene E-Mail zu verfassen, können Sie mehrere Empfänger gleichzeitig mit einer optional persönlichen Nachricht einladen – und das alles, ohne Papermark zu verlassen.
Dies ist besonders nützlich für Fundraising, Due Diligence und Deal Flow, wenn Sie genau nachverfolgen möchten, wer eingeladen wurde und wer Ihren Datenraum tatsächlich geöffnet hat.
Voraussetzungen
- Ein Datenraum mit mindestens einem Dokument
- Ein bereits erstellter teilbarer Link für den Datenraum
- Business-, Data Rooms- oder Data Rooms Plus-Plan
Wenn Sie noch keinen Datenraum eingerichtet haben, beginnen Sie mit Wie Sie einen Datenraum erstellen. Falls Ihr Datenraum bereit ist, Sie aber noch keinen Link erstellt haben, folgen Sie zunächst den Schritten in Wie Sie Ihren Datenraum teilen.
Schritt 1: Link-Aktionsmenü öffnen
- Öffnen Sie Ihren Datenraum
- Klicken Sie auf den Tab Berechtigungen
- Suchen Sie den Link, den Sie für Einladungen verwenden möchten
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) auf der rechten Seite der Link-Zeile
- Wählen Sie Einladungen senden aus dem Dropdown-Menü
Schritt 2: Empfänger hinzufügen
Im Einladungsfenster sehen Sie zwei Bereiche. Auf der linken Seite verfassen Sie Ihre Einladung, und auf der rechten Seite wird eine Live-Vorschau der E-Mail angezeigt, die Ihre Empfänger erhalten werden.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie einladen möchten, in das Feld Empfänger. Sie können mehrere Adressen hinzufügen, indem Sie eine pro Zeile eingeben oder sie durch Kommas trennen. Es gibt keine strikte Begrenzung, wie viele Empfänger Sie in einem Durchgang hinzufügen können.
Schritt 3: Verfassen Sie eine persönliche Nachricht (optional)
Das Feld Persönliche Nachricht ermöglicht es Ihnen, Ihrer Einladung eine individuelle Notiz hinzuzufügen. Diese Nachricht erscheint im E-Mail-Text oberhalb des Links zu Ihrem Datenraum. Sie können bis zu 2.500 Zeichen schreiben.
Ein paar Ideen für Ihre Nachricht:
- Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor
- Erläutern Sie, was der Datenraum enthält
- Nennen Sie einen Zeitplan oder eine Frist für die Durchsicht
- Beziehen Sie sich auf ein kürzliches Gespräch oder Meeting
Es ist auch in Ordnung, dieses Feld leer zu lassen – die Empfänger erhalten trotzdem eine saubere, gebrandete E-Mail mit einem direkten Link zu Ihrem Datenraum.
Schritt 4: Vorschau ansehen und senden
Überprüfen Sie vor dem Versenden die E-Mail-Vorschau auf der rechten Seite des Modals. Sie zeigt genau, was Ihre Empfänger sehen werden, einschließlich Ihrer persönlichen Nachricht und des Datenraum-Links.
Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Einladungen senden. Papermark stellt die E-Mail sofort an alle Empfänger zu.
Was Besucher erhalten
Die Einladungs-E-Mail ist gebrandet und enthält:
- Ihren Namen als Absender
- Ihre persönliche Nachricht (falls angegeben)
- Einen direkten Button zum Öffnen des Datenraums
- Einen Klartext-Link als Alternative
Besucher klicken auf den Link und gelangen direkt in Ihren Datenraum. Wenn Sie Sicherheitseinstellungen für den Link aktiviert haben – wie E-Mail-Verifizierung, Passwortschutz oder NDA-Anforderungen – durchlaufen die Besucher diese Schritte, bevor sie auf Dokumente zugreifen können.
Nachverfolgen, wer eingeladen wurde vs. wer zugeschaut hat
Einer der größten Vorteile beim Versenden von Einladungen über Papermark ist die Möglichkeit, zu vergleichen, wer eingeladen wurde und wer den Datenraum tatsächlich geöffnet hat.
Nach dem Versenden von Einladungen gehen Sie zum Tab Analytics in Ihrem Datenraum, um Folgendes zu sehen:
- Welche Empfänger den Datenraum angesehen haben
- Wie viel Zeit jede Person mit jedem Dokument verbracht hat
- Welche Seiten die meiste Aufmerksamkeit erhalten haben
- Ob Dokumente heruntergeladen wurden
Das gibt Ihnen ein klares Bild vom Engagement und hilft Ihnen, zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen nachzufassen.
Erfahren Sie mehr über Dokumentenanalysen und Betrachteranalysen.
Tipps für effektive E-Mail-Einladungen
Benennen Sie Ihre Links aussagekräftig. Bevor Sie Einladungen versenden, geben Sie Ihrem Link einen klaren Namen wie „Serie A — Sequoia“ oder „Due Diligence — Käufergruppe A“. So lässt sich in Ihren Analysen leicht nachvollziehen, welcher Link welcher Zielgruppe entspricht.
Verwenden Sie separate Links für unterschiedliche Zielgruppen. Anstatt allen denselben Link zu senden, erstellen Sie unterschiedliche Links mit passenden Sicherheitseinstellungen für jede Gruppe. So können Sie Dateiberechtigungen steuern und das Engagement pro Zielgruppe nachverfolgen.
Aktivieren Sie die E-Mail-Verifizierung für den Link. Wenn die E-Mail-Verifizierung aktiviert ist, erhalten Sie eine bestätigte Identität für jeden Betrachter — nicht nur für die von Ihnen eingeladenen Personen, sondern auch für alle, an die der Link weitergeleitet wird.
Legen Sie ein Ablaufdatum für zeitkritische Geschäfte fest. Wenn Dokumente nur für einen begrenzten Zeitraum relevant sind, fügen Sie dem Link vor dem Versenden von Einladungen ein Ablaufdatum hinzu. Erfahren Sie mehr unter Ablaufdatum-Einstellungen.
Nachfassen basierend auf Analysen. Überprüfen Sie Ihre Analysen ein bis zwei Tage nach dem Versand der Einladungen. Falls wichtige Empfänger den Datenraum noch nicht angesehen haben, senden Sie eine freundliche Erinnerung.