Wie fordert man eine NDA-Vereinbarung vor der Dokumentenansicht an?

Die Sicherstellung, dass Betrachter vor dem Zugriff auf Ihre Dokumente eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnen, ist entscheidend für die Wahrung der Vertraulichkeit und den Schutz sensibler Informationen. Mit Papermark können Sie dies einfach einrichten, indem Sie Ihre NDA mit Ihren Dokumenten-Links verknüpfen. Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zur Verknüpfung einer NDA, bevor Betrachter auf Ihre Dokumente in Papermark zugreifen können.

Schritt 1: Dokumente hinzufügen oder einen Datenraum erstellen

Zuerst müssen Sie die Dokumente hinzufügen, die Sie teilen möchten, oder einen Datenraum erstellen, um mehrere Dateien und Ordner zu organisieren. So geht's:

1. Melden Sie sich in Ihrem Papermark-Konto an.
2. Navigieren Sie zum Bereich "Upload", um einzelne Dokumente hinzuzufügen, oder gehen Sie zu "Datenraum erstellen", um Ihre Dateien in einem strukturierten Ordner zu organisieren.
3. Laden Sie Ihre Dokumente hoch oder richten Sie Ihren Datenraum mit den erforderlichen Dateien ein.

Dokumente hochladen

Schritt 2: Einen teilbaren Link erstellen

Sobald Ihre Dokumente oder Ihr Datenraum bereit sind, ist der nächste Schritt die Erstellung eines teilbaren Links:

1. Gehen Sie zum Dokument- oder Datenraum-Dashboard.
2. Suchen und klicken Sie auf die Option "Link erstellen", um einen eindeutigen Link zum Teilen zu generieren.

Schritt 3: Link-Einstellungen konfigurieren und Vereinbarungen auswählen

Um sicherzustellen, dass Betrachter Ihre NDA vor dem Zugriff auf die Dokumente unterzeichnen, müssen Sie die Link-Einstellungen konfigurieren:

1. Greifen Sie auf die Link-Einstellungen zu. Diese Option ist normalerweise beim Erstellen oder Bearbeiten Ihres teilbaren Links verfügbar.
2. Wählen Sie die Option "Vereinbarungen" in den Link-Einstellungen.

Schritt 4: NDA-Vereinbarung verknüpfen

Papermark bietet verschiedene Möglichkeiten, deine NDA-Vereinbarung einzubinden:

• Unterzeichnungsvorlage (empfohlen): Lade deine NDA als PDF hoch und platziere Felder darauf (Unterschrift, Name, E-Mail, Initialen, Datum, Text und mehr), und weise sie dem Betrachter zu. Der Betrachter unterzeichnet das Dokument in Papermark, bevor er Zugriff erhält.
• Link zu einer Online-Vereinbarung: Gib eine URL zu deiner online gehosteten NDA an; der Betrachter akzeptiert sie per Kontrollkästchen.
• PDF hochladen oder Text einfügen: Füge eine PDF- oder Nur-Text-Vereinbarung hinzu, die der Betrachter per Kontrollkästchen akzeptiert.

Wähle die Methode, die deinen Anforderungen entspricht, und stelle sicher, dass deine NDA korrekt eingerichtet ist.

Wenn du eine Unterzeichnungsvorlage verwendest, platzierst und vergibst du die Felder, die der Betrachter ausfüllen muss, und klickst dann auf Vorlage aktualisieren, um sie zu speichern.

NDA-Vereinbarungen sind im Data Rooms-Tarif verfügbar (sowie während der kostenlosen Testphase).

Schritt 5: Link teilen

Nachdem du die NDA-Vereinbarung eingerichtet hast, kannst du den Link an deine gewünschten Empfänger weitergeben. Die Betrachter werden aufgefordert, die NDA zu unterzeichnen, bevor sie Zugriff auf die Dokumente erhalten. Beim Aufrufen des Dokuments wird der Betrachter dazu aufgefordert, die NDA zu akzeptieren.

Schritt 6: NDA-Vereinbarungsannahme verfolgen

Die Analysefunktion von Papermark ermöglicht es dir, nachzuverfolgen, wer die NDA-Vereinbarung unterzeichnet hat:

1. Navigiere zum Analytics-Bereich deines Papermark-Dashboards.
2. Überwache die Aktivität, um zu sehen, wer die NDA unterzeichnet oder akzeptiert hat und wann.

Jede Annahme wird mit dem Namen des Unterzeichners, der E-Mail-Adresse und einem Zeitstempel aufgezeichnet, und das unterzeichnete PDF wird gespeichert, damit du es später herunterladen kannst. So kannst du sicherstellen, dass alle Betrachter den Bedingungen zugestimmt haben, bevor sie auf deine Dokumente zugreifen.

Fazit

Eine NDA-Vereinbarung vor dem Zugriff auf deine Dokumente in Papermark zu verknüpfen ist ein unkomplizierter Prozess, der Sicherheit und Vertraulichkeit erhöht. Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du sicherstellen, dass alle Betrachter die erforderlichen Vereinbarungen unterzeichnen, und du kannst deren Annahme über Papermarks leistungsstarke Analytics-Funktionen nachverfolgen.

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