¿Cómo controlar quién ve las nuevas cargas en tu sala de datos?
Cuando añades documentos a una sala de datos activa, normalmente no quieres que todos los visitantes los vean automáticamente. La configuración de visibilidad de carga te permite decidir qué ocurre en el momento en que un nuevo archivo llega a tu sala de datos, para que puedas gestionar las publicaciones durante la diligencia debida sin conceder acceso accidentalmente.
La visibilidad de carga está disponible en el plan Data Rooms y superiores.
Qué controla la visibilidad de carga
La visibilidad de carga establece la regla de acceso predeterminada que se aplica a un documento en el momento en que se carga. Funciona junto con los permisos granulares de archivos y los grupos de visitantes.
Puedes elegir entre tres opciones:
| Opción de visibilidad | Qué ocurre al cargar |
|---|---|
| Todos los visitantes | Todos los que tienen acceso a la sala de datos ven las nuevas cargas de inmediato |
| Grupos específicos | Solo los grupos de visitantes seleccionados ven el nuevo contenido |
| Oculto por defecto | Las nuevas cargas permanecen ocultas hasta que concedas acceso explícitamente |
Cada opción se puede configurar a nivel de sala de datos, a nivel de carpeta o por sesión de carga, por lo que puedes combinar distintas estrategias dentro de la misma sala de datos.
Paso a paso: establecer un valor predeterminado de carga para toda la sala de datos
- Inicia sesión en Papermark y abre tu sala de datos.
- Haz clic en la pestaña Configuración.
- Abre la sección Permisos.
- Busca Permisos predeterminados para nuevos documentos y elige una de las tres opciones anteriores.
- Guarda los cambios.
A partir de ahora, cada nueva subida seguirá la regla que seleccionaste.
Paso a paso: establecer una regla por carpeta
Si tu sala de datos tiene diferentes niveles de confidencialidad por carpeta (por ejemplo, una carpeta de acceso público y una carpeta de información financiera restringida), puedes anular la configuración predeterminada por carpeta.
- Abre la carpeta dentro de tu sala de datos.
- Haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre de la carpeta.
- Elige Configuración de carpeta.
- Establece la visibilidad de subida para los documentos añadidos a esta carpeta.
Las subcarpetas heredan la configuración de su carpeta principal, a menos que la cambies explícitamente.
Casos de uso para lanzamientos escalonados de documentos
- Due diligence de fusiones y adquisiciones por fases: mantén ocultos los modelos financieros avanzados hasta que los compradores interesados firmen un NDA adicional y luego cámbialos a visible.
- Niveles de inversores: muestra las métricas principales a todos los inversores, pero restringe los contratos de clientes al grupo del inversor principal.
- Revisiones de cumplimiento: sube los borradores de políticas como ocultos, compártelos solo con los revisores internos y cámbialos a visibles para todos los visitantes tras la aprobación.
- Incorporación de proveedores: coloca las especificaciones técnicas confidenciales en una carpeta oculta hasta que el socio firme el acuerdo.
Cómo interactúa la visibilidad con los grupos y los permisos
La visibilidad de subida establece el valor predeterminado para los nuevos documentos. Después de la subida, siempre puedes anular el valor predeterminado a nivel de documento usando permisos de archivo granulares.
Cuando eliges Grupos específicos:
- La regla de visibilidad se aplica a los grupos de visitantes que selecciones
- Las nuevas subidas se añaden automáticamente a los archivos permitidos de cada grupo
- Los grupos que no están en la lista no pueden ver las nuevas subidas hasta que les concedas acceso
Cuando seleccionas Oculto por defecto:
- Las nuevas subidas son invisibles para todos los visitantes, incluidos los administradores que no tienen acceso explícito
- Tú controlas cuándo cada documento se publica
- Esta es la opción más segura para salas de datos activas con actualizaciones frecuentes
Preguntas frecuentes
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