Journaux d'audit
Les journaux d'audit de Papermark fournissent un suivi détaillé de toutes les activités liées aux documents, vous aidant à maintenir la sécurité et la conformité. Ce guide explique comment utiliser efficacement les journaux d'audit.
Journaux d'audit des documents
Le journal d'audit des documents suit les interactions individuelles avec les documents, notamment :
Activités suivies
- Consultations de documents : Quand et pendant combien de temps les lecteurs ont accédé aux documents
- Événements de téléchargement : Horodatage des téléchargements de documents
- Vérification d'e-mail : Quand les lecteurs vérifient leur e-mail
- Accès par lien : Tentatives d'accès aux documents via des liens de partage
- Réponses aux accords : Quand les lecteurs acceptent des NDA ou autres accords
- Réponses aux commentaires : Soumissions de retours d'utilisateurs
Consultation des journaux d'audit de documents
- Accédez à votre tableau de bord de documents
- Ouvrez l'onglet "Visiteurs"
- Consultez le tableau complet affichant :
- Informations sur le visiteur
- Durée de la visite
- Taux de complétion
- Horodatage de la dernière consultation
- Statut de téléchargement
- Statut de l'accord
Journaux d'audit des data rooms
Les journaux d'audit des data rooms offrent une vue plus large de la façon dont les utilisateurs interagissent avec plusieurs documents :
Activités suivies
- Événements d'accès : Quand les utilisateurs entrent dans la data room
- Téléchargements de documents : Téléchargements de documents en masse ou individuels
- Vérification des lecteurs : Statut de vérification d'e-mail
- Statut d'invitation : Quand les invitations sont envoyées et acceptées
- Interne vs Externe : Distinction entre les lecteurs internes et externes
Consultation des journaux d'audit des data rooms
- Allez sur votre tableau de bord de data room
- Sélectionnez l'onglet "Lecteurs"
- Examinez le journal d'activité affichant :
- Détails du lecteur
- Heure du dernier accès
- Historique des téléchargements
- Statut de vérification
- Détails de l'invitation
Fonctionnalités avancées
Indicateurs d'activité
Papermark utilise des icônes pour indiquer différents types d'activités :
- ✓ (Badge de vérification) - Visiteur vérifié
- ℹ️ (Badge d'information) - Visiteur interne
- ⬇️ (Nuage de téléchargement) - Document téléchargé
- 📨 (Envoi) - Invitation envoyée
- 📝 (Badge de fichier) - Accord signé
Filtrage et recherche
- Filtrer les journaux par plage de dates
- Rechercher des utilisateurs ou des activités spécifiques
- Exporter les journaux à des fins de conformité
Meilleures pratiques de sécurité
- Révision régulière : Vérifiez périodiquement les journaux d'audit pour détecter toute activité inhabituelle
- Contrôle d'accès : Limitez l'accès aux journaux d'audit aux membres autorisés de l'équipe
- Documentation : Conservez des enregistrements des conclusions d'audit importantes
- Conformité : Utilisez les journaux d'audit pour démontrer la conformité réglementaire
Limitations des forfaits
- Forfait gratuit : Limité uniquement à l'activité récente
- Forfait Pro : Historique d'audit complet avec filtrage avancé
- Entreprise : Politiques de conservation personnalisées et options d'exportation
Conclusion
Les journaux d'audit sont essentiels pour maintenir la sécurité et la transparence dans le partage de documents. Utilisez-les régulièrement pour surveiller l'activité et assurer la conformité avec les politiques de sécurité de votre organisation.