Comment définir une date d'expiration pour votre lien ?
La définition d'une date d'expiration pour vos liens dans Papermark vous permet de contrôler la durée pendant laquelle les utilisateurs peuvent accéder à vos documents partagés et salles de données. Ce guide vous expliquera les étapes pour configurer une date d'expiration pour vos liens.
Qu'est-ce qu'une date d'expiration ?
Une date d'expiration est une fonctionnalité qui vous permet de spécifier une date et une heure après lesquelles le lien ne sera plus accessible. Cela garantit que l'accès à vos informations sensibles est limité à une période spécifique.
Accéder à la fonctionnalité de date d'expiration
- Connectez-vous à votre compte Papermark.
- Accédez au document ou au lien de la salle de données que vous souhaitez sécuriser.
- Cliquez sur l'onglet "Paramètres" pour le lien spécifique.
Activer la date d'expiration
- Dans la page des paramètres du lien, faites défiler vers le bas pour trouver la section "Date d'expiration".
- Activez le commutateur pour activer la fonctionnalité de date d'expiration.
- Un champ de saisie de date et d'heure apparaîtra.
Définir la date d'expiration
- Cliquez sur le champ de saisie de date et d'heure.
- Sélectionnez la date et l'heure d'expiration souhaitées.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer les modifications.
Gérer la date d'expiration
Vous pouvez mettre à jour ou supprimer la date d'expiration à tout moment :
- Accédez à la section "Date d'expiration" dans la page des paramètres du lien.
- Ajustez la date et l'heure selon vos besoins ou désactivez le commutateur pour désactiver la date d'expiration.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour mettre à jour les paramètres.
Indicateur d'expiration visuel et prolongation rapide
Vous n'avez pas à mémoriser chaque date d'expiration manuellement. Papermark affiche un indicateur d'expiration avec code couleur à côté de chaque lien, afin que vous sachiez toujours ce qui est sur le point d'expirer.
Ce que vous verrez :
- Vert : plus de 7 jours avant l'expiration
- Jaune / ambre : le lien expire dans moins de 7 jours
- Rouge : le lien est expiré et n'est plus accessible aux visiteurs
- Gris : aucune expiration définie
L'indicateur apparaît à la fois dans la vue liste des liens et dans la vue détail du lien, ce qui vous permet de repérer d'un coup d'œil les liens sur le point d'expirer.
Prolonger rapidement un lien sur le point d'expirer
Lorsque vous survolez un lien sur le point d'expirer, une option Prolongation rapide apparaît à côté de l'indicateur. Cliquez dessus et choisissez :
- +7 jours
- +30 jours
- +90 jours
- Date personnalisée
La nouvelle expiration s'applique instantanément sans avoir à ouvrir les paramètres complets du lien. C'est pratique lorsqu'une transaction s'éternise et que vous avez besoin de maintenir l'accès actif quelques jours de plus.
Si le lien a déjà expiré, vous pouvez également le réactiver depuis le même menu en définissant une nouvelle date d'expiration.
Bonnes pratiques pour l'utilisation des dates d'expiration
- Définissez des délais clairs : Choisissez des dates d'expiration en adéquation avec vos calendriers de projet et vos besoins d'accès.
- Informez les utilisateurs : Prévenez les utilisateurs de la date d'expiration pour éviter toute confusion.
- Combinez avec d'autres fonctionnalités de sécurité : Utilisez les dates d'expiration en combinaison avec d'autres fonctionnalités de sécurité telles que la protection par mot de passe et la capture d'e-mail pour une sécurité renforcée.
- Révisez régulièrement : Examinez périodiquement vos dates d'expiration pour vous assurer qu'elles sont toujours pertinentes et nécessaires.
Conclusion
Définir une date d'expiration sur vos liens dans Papermark est un moyen simple mais efficace de contrôler l'accès à vos documents partagés et à vos espaces de données. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que l'accès à vos informations sensibles est limité à une période spécifique.
Pour plus d'informations sur la sécurisation de vos documents, consultez nos articles sur l'analyse de documents et les retours des visiteurs. Si vous avez des questions ou avez besoin d'une aide supplémentaire, veuillez contacter notre équipe d'assistance.