Comment inviter des visiteurs dans votre data room par e-mail
Papermark vous permet d'envoyer des invitations par e-mail directement depuis votre data room afin que vos visiteurs reçoivent un e-mail professionnel et personnalisé avec un lien vers votre contenu. Au lieu de copier un lien et de rédiger votre propre e-mail, vous pouvez inviter plusieurs destinataires à la fois avec un message personnel facultatif — le tout sans quitter Papermark.
Ceci est particulièrement utile pour les levées de fonds, les audits de diligence raisonnable et la gestion de flux d'affaires lorsque vous souhaitez suivre précisément qui a été invité et qui a réellement ouvert votre data room.
Prérequis
- Une data room contenant au moins un document
- Un lien partageable déjà créé pour la data room
- Un abonnement Business, Data Rooms ou Data Rooms Plus
Si vous n'avez pas encore configuré de data room, commencez par Comment créer une data room. Si votre data room est prête mais que vous n'avez pas encore créé de lien, suivez d'abord les étapes de Comment partager votre data room.
Étape 1 : Ouvrir le menu d'actions du lien
- Ouvrez votre data room
- Cliquez sur l'onglet Permissions
- Trouvez le lien que vous souhaitez utiliser pour les invitations
- Cliquez sur le menu trois points (⋯) sur le côté droit de la ligne du lien
- Sélectionnez Envoyer des invitations dans le menu déroulant
Étape 2 : Ajouter des destinataires
Dans la fenêtre d'invitation, vous verrez deux panneaux. Le côté gauche est l'endroit où vous rédigez votre invitation, et le côté droit affiche un aperçu en temps réel de l'e-mail que vos destinataires recevront.
Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter dans le champ Destinataires. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses en saisissant une adresse par ligne ou en les séparant par des virgules. Il n'y a pas de limite stricte quant au nombre de destinataires que vous pouvez ajouter en une seule fois.
Étape 3 : Rédigez un message personnalisé (facultatif)
Le champ Message personnalisé vous permet d'ajouter une note personnelle à votre invitation. Ce message apparaît dans le corps de l'e-mail, au-dessus du lien vers votre salle de données. Vous pouvez rédiger jusqu'à 2 500 caractères.
Quelques idées pour votre message :
- Présentez-vous ainsi que votre entreprise
- Expliquez le contenu de la salle de données
- Mentionnez un calendrier ou une échéance de consultation
- Faites référence à une conversation ou une réunion récente
Laisser ce champ vide convient également — les destinataires recevront tout de même un e-mail épuré et personnalisé avec un lien direct vers votre salle de données.
Étape 4 : Aperçu et envoi
Avant l'envoi, vérifiez l'aperçu de l'e-mail sur le côté droit de la fenêtre modale. Il affiche exactement ce que vos destinataires verront, y compris votre message personnalisé et le lien vers la salle de données.
Lorsque tout semble correct, cliquez sur Envoyer les invitations. Papermark envoie immédiatement l'e-mail à tous les destinataires.
Ce que reçoivent les visiteurs
L'e-mail d'invitation est personnalisé et comprend :
- Votre nom en tant qu'expéditeur
- Votre message personnalisé (si fourni)
- Un bouton direct pour ouvrir la salle de données
- Un lien en texte brut comme alternative
Les visiteurs cliquent sur le lien et accèdent directement à votre salle de données. Si vous avez activé des paramètres de sécurité sur le lien — comme la vérification par e-mail, la protection par mot de passe ou l'obligation de signer un NDA — les visiteurs devront passer par ces étapes avant d'accéder aux documents.
Suivre qui a été invité et qui a consulté
L'un des principaux avantages de l'envoi d'invitations via Papermark est la possibilité de comparer qui a été invité avec qui a réellement ouvert la salle de données.
Après l'envoi des invitations, accédez à l'onglet Analytique de votre salle de données pour voir :
- Quels destinataires ont consulté la salle de données
- Combien de temps chaque personne a passé sur chaque document
- Quelles pages ont reçu le plus d'attention
- Si les documents ont été téléchargés
Cela vous donne une vision claire de l'engagement et vous aide à effectuer un suivi auprès des bonnes personnes au bon moment.
En savoir plus sur l'analytique des documents et l'analytique des lecteurs.
Conseils pour des invitations par e-mail efficaces
Nommez vos liens de manière descriptive. Avant d'envoyer des invitations, donnez à votre lien un nom clair comme « Série A — Sequoia » ou « Vérification diligente — Groupe d'acheteurs A ». Cela facilite le suivi du lien correspondant à chaque audience dans votre analytique.
Utilisez des liens distincts pour différentes audiences. Plutôt que d'envoyer le même lien à tout le monde, créez des liens distincts avec des paramètres de sécurité appropriés pour chaque groupe. De cette façon, vous pouvez contrôler les autorisations de fichiers et suivre l'engagement par audience.
Activez la vérification par e-mail sur le lien. Lorsque la vérification par e-mail est activée, vous obtenez une identité confirmée pour chaque lecteur — pas seulement les personnes que vous avez invitées, mais aussi toute personne à qui le lien a été transféré.
Définissez une date d'expiration pour les transactions urgentes. Si les documents ne sont pertinents que pour une période limitée, ajoutez une date d'expiration au lien avant d'envoyer les invitations. En savoir plus dans paramètres de date d'expiration.
Assurez le suivi en vous basant sur les statistiques. Consultez vos statistiques un jour ou deux après l'envoi des invitations. Si des destinataires clés n'ont pas encore consulté la data room, envoyez un rappel courtois.