Wie organisiere ich Dokumente in Ordnern?

Ordner hinzufügen

Halten Sie Ihre Dokumente mit dem Papermark-Ordnersystem organisiert, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente zu kategorisieren und sie einfacher zu finden und zu teilen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ordner in Papermark nutzen können, um Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren.

Ordner erstellen und verwenden

Hinzufügen zu Ordnern: Bestehende Dokumente können zu Ordnern hinzugefügt werden. Dies hilft Ihnen, Dokumente nach Projekt, Kunde oder einem anderen System zu kategorisieren, das zu Ihrem Arbeitsablauf passt.
Neue Dokumente in Ordnern: Wenn Sie neue Dokumente hochladen, können Sie diese direkt den entsprechenden Ordnern hinzufügen, sodass von Anfang an alles organisiert bleibt.

Dokumente in Ordnern verwalten

Dokumente verschieben: Sie haben die Flexibilität, Dokumente zwischen Ordnern zu verschieben. Wenn sich die Relevanz eines Dokuments ändert oder es Teil eines abgeschlossenen Projekts ist, verschieben Sie es einfach in den richtigen Ordner.
Ordner-Navigation: Navigieren Sie durch Ihre Ordner, um bestimmte Dokumente schnell zu finden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten.

Ordner per Drag-and-Drop verschieben

Du kannst die Struktur deines Datenraums neu organisieren, ohne Ordner neu erstellen oder Berechtigungen verlieren zu müssen. Ziehe einen beliebigen Ordner an eine neue Position in der Hierarchie und lasse ihn dort fallen. Unterordner werden zusammen mit dem übergeordneten Ordner verschoben, und alle Dokumente sowie Berechtigungen innerhalb des verschobenen Ordners bleiben erhalten.

So geht's:

Öffne deinen Datenraum.
Klicke auf einen beliebigen Ordner in der Dateiliste oder Seitenleiste und halte ihn gedrückt.
Ziehe ihn in einen neuen übergeordneten Ordner oder auf die Stammebene.
Lasse ihn fallen. Papermark aktualisiert die Struktur sofort.

Was beim Verschieben eines Ordners erhalten bleibt:

Alle enthaltenen Dokumente, einschließlich verschachtelter Unterordner
Regeln für Dateiberechtigungen und Gruppenzugriff
Bestehende Freigabelinks, die auf Dokumente im Ordner verweisen
Die Indexnummerierung wird automatisch basierend auf der neuen Position aktualisiert

Vorteile der Verwendung von Ordnern

Verbesserte Übersichtlichkeit: Ordner ermöglichen dir und deinem Team einen schnellen Zugriff auf die richtigen Dokumente.
Besseres Teilen: Teile einen gesamten Datenraum – das ist die Möglichkeit, mehrere Dateien mit Papermark zu teilen.
Organisierte Überarbeitungen: Behalte den Überblick über Dokumentversionen, indem du sie in Ordnern organisierst und eine klare Übersicht über die Entwicklung der Dokumente pflegst.

Schritte zum Organisieren von Dokumenten in Ordnern

Dokument auswählen: Wähle das Dokument aus, das du organisieren möchtest, aus deinem Dashboard.
Ordneroption wählen: Suche nach einer Option, um das Dokument in einen Ordner zu verschieben oder hinzuzufügen.
Ordner auswählen oder erstellen: Wähle einen vorhandenen Ordner aus oder erstelle einen neuen, um dein Dokument darin abzulegen.
Organisation bestätigen: Bestätige deine Wahl, das Dokument in den Ordner zu verschieben oder hinzuzufügen.
Wiederholen: Wiederhole den Vorgang bei Bedarf für weitere Dokumente.

Du kannst Ordner auch in Datenräume umwandeln und darin eine Datenraum-Ordnerstruktur erstellen.

Analysen verfolgen

Es ist möglich, Analysen für jedes Dokument oder für einen freigegebenen Datenraum zu verfolgen.

Analysen und Ordner

Fazit

Ordner in Papermark sind eine leistungsstarke Möglichkeit, deine Dokumente organisiert und zugänglich zu halten. Ob du bestehende Dokumente sortierst oder neue hochlädst – Ordner helfen dabei, deine Inhalte logisch zu kategorisieren, was Verwaltung und Freigabe einfach und effizient macht.