¿Cómo establecer una fecha de vencimiento en tu enlace?
Establecer una fecha de vencimiento en tus enlaces de Papermark te permite controlar durante cuánto tiempo los usuarios pueden acceder a tus documentos compartidos y salas de datos. Esta guía te mostrará los pasos para configurar una fecha de vencimiento en tus enlaces.
¿Qué es una fecha de vencimiento?
Una fecha de vencimiento es una función que te permite especificar una fecha y hora después de la cual el enlace dejará de ser accesible. Esto asegura que el acceso a tu información sensible esté limitado a un período específico.
Acceder a la función de fecha de vencimiento
- Inicia sesión en tu cuenta de Papermark.
- Navega hasta el documento o enlace de sala de datos que deseas proteger.
- Haz clic en la pestaña "Ajustes" del enlace específico.
Activar la fecha de vencimiento
- En la página de ajustes del enlace, desplázate hacia abajo hasta encontrar la sección "Fecha de vencimiento".
- Activa el interruptor para habilitar la función de fecha de vencimiento.
- Aparecerá un campo para introducir la fecha y hora.
Configurar la fecha de vencimiento
- Haz clic en el campo de fecha y hora.
- Selecciona la fecha y hora de vencimiento deseada.
- Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios.
Gestionar la fecha de vencimiento
Puedes actualizar o eliminar la fecha de vencimiento en cualquier momento:
- Navega hasta la sección "Fecha de vencimiento" en la página de ajustes del enlace.
- Ajusta la fecha y hora según sea necesario o desactiva el interruptor para deshabilitar la fecha de vencimiento.
- Haz clic en "Guardar" para actualizar los ajustes.
Indicador visual de vencimiento y extensión rápida
No tienes que recordar manualmente cada fecha de vencimiento. Papermark muestra un indicador de vencimiento con código de colores junto a cada enlace para que siempre sepas cuál está a punto de expirar.
Lo que verás:
- Verde: más de 7 días hasta el vencimiento
- Amarillo / ámbar: el enlace vence en menos de 7 días
- Rojo: el enlace ha expirado y ya no es accesible para los destinatarios
- Gris: sin fecha de vencimiento establecida
El indicador aparece tanto en la vista de lista de enlaces como en la vista de detalle del enlace, para que puedas identificar de un vistazo los enlaces próximos a expirar.
Extensión rápida de un enlace por vencer
Cuando pasas el cursor sobre un enlace por vencer, aparece la opción Extensión rápida junto al indicador. Haz clic en ella y elige:
- +7 días
- +30 días
- +90 días
- Fecha personalizada
El nuevo vencimiento se aplica de forma inmediata sin necesidad de abrir la configuración completa del enlace. Esto resulta muy útil cuando una negociación se prolonga y necesitas mantener el acceso activo unos días más.
Si el enlace ya ha expirado, también puedes reactivarlo desde el mismo menú estableciendo una nueva fecha de vencimiento.
Buenas prácticas para el uso de fechas de vencimiento
- Define plazos claros: Elige fechas de vencimiento que se ajusten a los plazos de tu proyecto y a tus necesidades de acceso.
- Informa a los usuarios: Notifica a los usuarios sobre la fecha de vencimiento para evitar confusiones.
- Combina con otras funciones de seguridad: Usa las fechas de vencimiento junto con otras funciones de seguridad como la protección con contraseña y la captura de correo electrónico para mayor seguridad.
- Revisa periódicamente: Repasa tus fechas de vencimiento de forma regular para asegurarte de que siguen siendo relevantes y necesarias.
Conclusión
Establecer una fecha de vencimiento en tus enlaces en Papermark es una forma sencilla pero eficaz de controlar el acceso a tus documentos compartidos y salas de datos. Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que el acceso a tu información confidencial esté limitado a un período de tiempo específico.
Para obtener más información sobre cómo proteger tus documentos, consulta nuestros artículos sobre análisis de documentos y comentarios de visitantes. Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.