Cómo exportar visitas de la Sala de Datos a CSV en Papermark

Papermark te permite exportar datos detallados de visitas para tus Salas de Datos a través del registro de auditoría, proporcionando información completa sobre la interacción de los visualizadores con todos los documentos dentro de una Sala de Datos.

Exportación paso a paso

1. Ve a Salas de datos – En la barra lateral izquierda, haz clic en Salas de datos y selecciona una sala.

2. Abre Análisis – En la navegación superior de la sala, elige Análisis.

3. Elige Registro de auditoría – Esta subpestaña lista cada visualización, descarga y evento de inicio de sesión.

4. Exportar – Haz clic en Exportar visitas en la parte superior derecha. Se descargará un registro de auditoría CSV (una línea por evento).

La exportación del registro de auditoría respeta todos los filtros activos (rango de fechas, grupo o visualizador).

¿Qué incluye la exportación?

La exportación CSV de la Sala de Datos incluye datos completos de visitas:

• Información del visualizador:

  • Dirección de correo electrónico
  • Nombre (si se proporciona)
  • Estado de verificación de correo electrónico
  • Pertenencia a grupos
  • Estado interno/externo

• Detalles de la visita:

  • Visualizado el (marca de tiempo en UTC)
  • Documento accedido
  • Duración total
  • Aceptación del acuerdo (si aplica)
  • Marca de tiempo de descarga (si se descargó)

• Datos técnicos (Pro y Business):

  • Información del navegador
  • Detalles del dispositivo
  • Ubicación geográfica

Entendiendo el formato de exportación

El archivo CSV se abre en:

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Numbers
• Cualquier herramienta de BI

Las exportaciones grandes pueden tardar unos segundos. Deja la pestaña abierta hasta que comience la descarga.

¿Cuándo usar las exportaciones de Salas de Datos?

Exporta las visitas de tu Data Room cuando lo necesites:

• Crea informes completos de visitas
• Analiza patrones de interacción de los lectores
• Comparte análisis del Data Room con tu equipo
• Realiza seguimiento del historial de acceso a documentos
• Supervisa el cumplimiento de acuerdos
• Analiza el acceso interno frente al externo

Funciones Pro y Business

Funciones avanzadas de exportación disponibles en los planes Pro y Business:

• Estado de correo verificado: Controla qué lectores han verificado sus direcciones de correo
• Detalles de acuerdos: Observa cuándo los lectores aceptaron los acuerdos del Data Room
• Datos geográficos: Visualiza ubicaciones de acceso
• Análisis de dispositivos: Comprueba qué dispositivos utilizan los lectores
• Seguimiento de descargas: Monitoriza cuándo se descargaron los documentos

Mejores prácticas

Para aprovechar al máximo las exportaciones de tu Data Room:

1. Usa filtros: Reduce el registro de auditoría por fecha, grupo o lector antes de exportar
2. Copias de seguridad regulares: Programa exportaciones periódicas para mantener registros
3. Análisis de datos: Utiliza tablas dinámicas para identificar tendencias
4. Informes de equipo: Comparte información sobre visitantes con las partes interesadas
5. Cumplimiento: Supervisa las tasas de aceptación de acuerdos

¿Necesitas ayuda con las exportaciones? Contacta con support@papermark.com y ¡te ayudaremos!