Cómo Invitar Visitantes a tu Data Room por Correo Electrónico
Papermark te permite enviar invitaciones por correo electrónico directamente desde tu data room para que los visitantes reciban un correo profesional con tu marca y un enlace a tu contenido. En lugar de copiar un enlace y redactar tu propio correo, puedes invitar a múltiples destinatarios a la vez con un mensaje personal opcional, todo sin salir de Papermark.
Esto es especialmente útil para recaudación de fondos, due diligence y gestión de oportunidades donde deseas rastrear exactamente quién fue invitado y quién realmente abrió tu data room.
Requisitos
- Un data room con al menos un documento
- Un enlace compartible ya creado para el data room
- Plan Business, Data Rooms o Data Rooms Plus
Si aún no has configurado un data room, comienza con Cómo crear un data room. Si tu data room está listo pero aún no has creado un enlace, sigue primero los pasos en Cómo compartir tu data room.
Paso 1: Abre el menú de acciones del enlace
- Abre tu data room
- Haz clic en la pestaña Permisos
- Encuentra el enlace que deseas usar para las invitaciones
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋯) en el lado derecho de la fila del enlace
- Selecciona Enviar Invitaciones del menú desplegable
Paso 2: Añade destinatarios
En el modal de invitación verás dos paneles. El lado izquierdo es donde redactas tu invitación, y el lado derecho muestra una vista previa en vivo del correo electrónico que recibirán tus destinatarios.
Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar en el campo Destinatarios. Puedes agregar múltiples direcciones escribiendo una por línea o separándolas con comas. No hay un límite estricto sobre cuántos destinatarios puedes agregar en un solo lote.
Paso 3: Escribe un mensaje personalizado (opcional)
El campo Mensaje personalizado te permite agregar una nota personal a tu invitación. Este mensaje aparece en el cuerpo del correo electrónico, encima del enlace a tu data room. Puedes escribir hasta 2,500 caracteres.
Algunas ideas para tu mensaje:
- Preséntate a ti mismo y a tu empresa
- Explica qué contiene el data room
- Menciona un cronograma o fecha límite para la revisión
- Haz referencia a una conversación o reunión reciente
Dejar este campo vacío también está bien: los destinatarios seguirán recibiendo un correo electrónico limpio y con marca que incluye un enlace directo a tu data room.
Paso 4: Previsualiza y envía
Antes de enviar, revisa la vista previa del correo electrónico en el lado derecho del modal. Muestra exactamente lo que verán tus destinatarios, incluyendo tu mensaje personalizado y el enlace al data room.
Cuando todo se vea bien, haz clic en Enviar invitaciones. Papermark entrega el correo electrónico a todos los destinatarios de inmediato.
Lo que reciben los visitantes
El correo electrónico de invitación tiene marca e incluye:
- Tu nombre como remitente
- Tu mensaje personalizado (si lo proporcionaste)
- Un botón directo para abrir el data room
- Un enlace de texto sin formato como alternativa
Los visitantes hacen clic en el enlace y acceden directamente a tu data room. Si has habilitado configuraciones de seguridad en el enlace, como verificación de correo electrónico, protección con contraseña o requisitos de NDA, los visitantes pasarán por esos pasos antes de acceder a los documentos.
Seguimiento de quién fue invitado vs. quién vio
Uno de los mayores beneficios de enviar invitaciones a través de Papermark es la capacidad de comparar quién fue invitado con quién realmente abrió la sala de datos.
Después de enviar las invitaciones, ve a la pestaña Analíticas en tu sala de datos para ver:
- Qué destinatarios han visto la sala de datos
- Cuánto tiempo pasó cada persona en cada documento
- Qué páginas recibieron más atención
- Si los documentos fueron descargados
Esto te brinda una imagen clara del nivel de interacción y te ayuda a hacer seguimiento con las personas adecuadas en el momento oportuno.
Obtén más información sobre analíticas de documentos y analíticas de visualizadores.
Consejos para invitaciones por correo efectivas
Nombra tus enlaces de forma descriptiva. Antes de enviar invitaciones, asigna a tu enlace un nombre claro como "Serie A — Sequoia" o "Due Diligence — Grupo Comprador A." Esto facilita rastrear qué enlace corresponde a qué audiencia en tus analíticas.
Usa enlaces separados para diferentes audiencias. En lugar de enviar el mismo enlace a todos, crea enlaces distintos con configuraciones de seguridad apropiadas para cada grupo. De esta manera puedes controlar los permisos de archivo y rastrear la interacción por audiencia.
Activa la verificación de correo en el enlace. Cuando la verificación de correo está activada, obtienes una identidad confirmada para cada visualizador — no solo para las personas que invitaste, sino para cualquier persona a quien se reenvíe el enlace.
Establece una fecha de caducidad para acuerdos urgentes. Si los documentos solo son relevantes durante un período limitado, agrega una fecha de caducidad al enlace antes de enviar las invitaciones. Obtén más información en configuración de fecha de caducidad.
Haz seguimiento basándote en las analíticas. Revisa tus analíticas uno o dos días después de enviar las invitaciones. Si los destinatarios clave aún no han visto la sala de datos, envía un recordatorio amable.