¿Cómo elegir tu región de almacenamiento para la residencia de datos y el GDPR?
Muchos equipos empresariales deben almacenar los datos de sus clientes dentro de una jurisdicción específica para cumplir con el GDPR, los contratos con clientes o las normativas del sector. Papermark admite almacenamiento multirregión para que puedas elegir dónde se guardan tus documentos al configurar tu espacio de trabajo.
El almacenamiento multirregión está disponible en el plan Enterprise. Contacta con support@papermark.com para habilitar una región específica para tu equipo.
Regiones disponibles
Papermark almacena documentos en regiones de AWS en tres zonas geográficas:
| Región | Ideal para |
|---|---|
| US | Equipos que operan principalmente en Norteamérica |
| EU | Equipos que necesitan residencia en la UE alineada con el GDPR (Fráncfort) |
| APAC | Equipos con operaciones o necesidades de cumplimiento en Asia-Pacífico (Sídney) |
Una vez configurada tu región, todos los documentos que subas se almacenarán en esa región y nunca la abandonarán. Los usuarios de todo el mundo podrán seguir accediendo a los documentos a través de Papermark, pero el almacenamiento de archivos subyacente permanecerá en la región que hayas elegido.
Qué significa "los datos permanecen en la región"
Cuando seleccionas una región:
- Los archivos de documentos se almacenan en almacenamiento de objetos dentro de la región (S3)
- Los registros de la base de datos del espacio de trabajo residen en la región
- Las copias de seguridad permanecen dentro de la región
- Las vistas previas de documentos se generan dentro de la región
- Las marcas de agua se aplican dentro de la región
Los únicos datos que pueden salir de la región son los metadatos de enrutamiento de solicitudes (para que Papermark sepa a dónde dirigir la solicitud de un visitante) y los contadores de análisis agregados que no incluyen el contenido del documento.
Paso a paso: activar el almacenamiento multirregión
Paso 1: Contacta con Papermark
El almacenamiento multirregión se configura por espacio de trabajo a cargo del equipo de Papermark. Escribe a support@papermark.com indicando:
- El nombre de tu espacio de trabajo y el correo del propietario
- La región que deseas (EE. UU., UE o APAC)
- El requisito de cumplimiento normativo que estás satisfaciendo (por ejemplo, RGPD o un contrato específico con un cliente)
Paso 2: Ventana de migración (si corresponde)
Si tu espacio de trabajo ya tiene documentos en una región diferente, coordinaremos contigo una ventana de migración. Las migraciones no generan tiempo de inactividad para los visitantes y, por lo general, se completan en pocas horas.
Paso 3: Confirmación
Una vez que tu espacio de trabajo esté en la región de destino, recibirás una confirmación por escrito y la región aparecerá en Configuración, Seguridad, Residencia de datos.
Cómo funciona el almacenamiento multirregión con los visitantes
Los visitantes pueden acceder a los documentos desde cualquier parte del mundo. Papermark enruta automáticamente sus solicitudes a la ubicación edge más cercana, por lo que la experiencia es rápida independientemente de dónde esté almacenado el documento.
Los datos del documento en sí nunca cruzan el límite de la región, pero la solicitud del visitante llega al edge más cercano para optimizar el rendimiento. Esta es la misma arquitectura que utilizan la mayoría de las plataformas empresariales de gestión documental.
RGPD y cumplimiento normativo
Cuando eliges UE como región de almacenamiento:
- Todos los documentos se almacenan en AWS Frankfurt
- Las copias de seguridad permanecen dentro de la UE
- Papermark cuenta con cláusulas contractuales estándar (CCE) para cualquier flujo de datos transfronterizo necesario para la operación del servicio
- Un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) está disponible bajo solicitud
Para obtener información completa sobre la postura de Papermark respecto al RGPD, consulta Cumplimiento del RGPD.
Casos de uso
- Servicios financieros en la UE: obligados a mantener los datos de los clientes dentro de la UE según MiFID II y las normativas locales.
- Empresas de APAC: los reguladores de Australia, Singapur y otros mercados suelen exigir la residencia de datos.
- Sector público de EE. UU.: las organizaciones que venden al gobierno pueden necesitar que los datos se gestionen exclusivamente en EE. UU.
- Cláusulas en contratos con clientes: algunos clientes empresariales exigen que sus proveedores de servicios alojen los datos en regiones específicas.
Preguntas frecuentes
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